Zvočno snemanje seje društva - IPRS

Zvočno snemanje seje društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.02.2019 Številka: 0712-1/2019/267 Kategorije:Snemanje sej in javnih dogodkov --> Kategorije: Snemanje sej in javnih dogodkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne
4. 2019 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste prostovoljno gasilsko društvo, ki je še drugimi gasilskimi društvi povezano v gasilski sektor, ki ga vodi poveljstvo. Poveljstvo želi na sestanku obravnavati predlog Poslovnika, v katerem je navedeno, da se za potrebe pisanja zapisnika zvočno snemajo vse seje ter da se vsebina sej briše s snemalne naprave na koncu mandata, tj. po petih letih. Zanima vas naše mnenje v zvezi z navedenim. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
5. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
6. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
7. točko prvega odstavka
8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
9. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z zgoraj navedenimi vprašanji. O b r a z l o ž i t e v: IP v uvodu poudarja, da se v okviru izdaje neobvezujočih mnenj ne more opredeljevati do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, pač pa lahko posreduje le pravna izhodišča ter pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov se lahko IP opredeli izključno v okviru inšpekcijskega postopka. IP poudarja, da je na temo snemanj sej izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani. Stališče IP glede dopustnosti snemanja sej ter nadaljnje obdelave posnetkov je znano že več let in se v tem času ni spreminjalo. IP poudarja, da posameznikov glas (in v primeru video snemanja tudi njegova podoba) vselej povesta več kot le zapis njegovih besed, četudi bi ta bil v obliki magnetograma. Glede na navedeno ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter da je takšen poseg dopusten le na podlagi ustreznega pravnega temelja. Obdelava osebnih podatkov je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev – člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe, obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe, obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov, ki v vašem primeru prideta v najbolj v poštev, sta po mnenju IP: (a) privolitev v obdelavo osebnih podatkov oz. (f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov. Navedeno pomeni, da je treba snemanje sej, kadar se te ne snemajo zaradi zakonitih interesov društva, snemati vedno s privolitvijo vseh udeležencev na seji. Privolitev mora biti prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Društvo ima vselej možnost, da samo opredeli način organizacije svojega dela in to uredi s Poslovnikom (ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje), pri čemer mora upoštevati relevantne predpise (npr. Splošno uredbo o varstvu podatkov). V obeh primerih bi bilo torej primerno, če snemanje društvo uredi z ustreznim notranjim aktom. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitve dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja Poslovnik (kot navajate za namen izdelave zapisnika), podana z udeležbo na seji. Prav tako morajo biti snemani v vsakem primeru pred snemanjem seznanjeni z dejstvom, da se seja snema, namenom snemanja, kdo je naročnik snemanja in drugimi podatki, ki jih zahtevata
10. in
11. člen Splošne uredbe. Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da Splošna uredba to ureja v točki (e) člena 5