OP v delovnih razmerjih - IPRS

(1)Splošne uredbe: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe,obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe, obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. IP ob tem izpostavlja, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena zgolj ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa člen 6 Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov določa zakon, upravljavec privolitev za obdelavo teh podatkov ni dolžan pridobivati. Splošno zakonsko podlago delodajalca za obdelavo osebnih podatkov v smislu točke c) in f) člena 6

(1)Splošne uredbe v vašem primeru predstavljata npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013, nadaljevanju ZDR-1). Medtem ko slednji v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Navedeno pomeni, da sme delodajalec obdelovati le tiste osebne podatke delavcev, ki so potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali so v zvezi z delovnim razmerjem oziroma jih določa ZEPDSV. IP ob tem pojasnjuje, da je potrebno osebne podatke delavcev, ki jih delodajalec lahko obdeluje, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, presojati od primera do primera. Na delodajalcu je torej, da obrazloži, zakaj potrebuje določen osebni podatek zaposlenega zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem. Glede osebne privolitve za obdelavo osebnih podatkov delavcev pa IP pojasnjuje in poudarja, da osebna privolitev v delovnih razmerjih v razmerju do zgoraj navedene delovnopravne zakonodaje, velja le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev soglasja s strani delavca za obdelavo tovrstnih osebnih podatkov zato nikakor ne sme imeti posledic za delovno razmerje. Osebna privolitev v delovnih razmerjih je bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Upoštevajoč navedeno privolitev v opisanem primeru verjetno ne pride v poštev. V primerih, ko delodajalec zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi zakona, se osebne privolitve torej ne pridobiva, saj je zbiranje obvezno in ga delavec niti ne more odkloniti. V teh primerih pa mora delodajalec poskrbeti za podajo informacij o obdelavi posameznikom po členu 13 oziroma 14 Splošne uredbe (vzorec obvestila posameznikov je objavljen tudi na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/aktualne-novice/). V konkretnem primeru iz priloženega dokumenta, ki je poimenovan kot »Obvestilo o zasebnosti za zaposlene«, izhaja, da je njegov namen, da delodajalec poda zaposlenim informacije o tem, katere podatke zbira, uporablja, prenaša, razkriva ter zakaj, torej prav zagotovitev transparentnosti skladno z navedenimi določbami. Način, kako bo delodajalec seznanil zaposlene z obdelavami osebnih podatkov, ki jih izvaja, ni predpisan in je stvar notranje organizacije. Ena od možnosti je, da se delavcem ponudi v podpis izjavo, s katero potrdijo, da so seznanjeni s to obdelavo, kot je v konkretnem primeru očitno to storil vaš delodajalec. Dokaz, da je zaposleni seznanjen z obdelavo, je seveda mogoče zagotoviti tudi na drug primeren način. Izjava je lahko specifična za posamezen razpis, za vse razpise, ali pa vključena v del generalne izjave, s katero delavci na splošno izjavijo, da so seznanjeni s politikami varstva osebnih podatkov pri delodajalcu. Ob IP ob tem poudarja, da tovrstna izjava ni privolitev zaposlenega, temveč le dokaz za delodajalca, da je zaposlene seznanil z obdelavo in s tem izpolnil svoje obveznosti po členu 13 oziroma 14 Splošne uredbe. Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026