Kodeksi ravnanja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 pre

nehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 21.01.2019 Številka: 0712-1/2019/105 Kategorije:Kodeksi ravnanja --> Kategorije: Kodeksi ravnanja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede kodeksov ravnanja. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s

1. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
2. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
3. točko prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
5. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov posameznim poslovnim subjektom svetovati, kako organizirati konkretne poslovne procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov. V skladu z zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA; Uradni list Rs, št. 30/06, 24/14 – odl. US, 51/14) notranja pravila kot svoj interni pravni akt sprejme oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, ali ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Notranja pravila potrjuje državni arhiv, ki odloča o njihovi skladnosti z zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Vsebina notranjih pravil je natančno predpisana z določbami Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17), ki v
6. členu določa, da morajo vsebovati najmanj določbe o: notranji organizaciji ter usposobljenosti in odgovornostih osebja za vse aktivnosti, urejene z notranjimi pravili; upravljanju dokumentarnega gradiva; zajemu in hrambi dokumentarnega gradiva; spremljevalnih storitvah; infrastrukturi informacijskega sistema in njegovem upravljanju; periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti; notranji in morebitni zunanji presoji izvajanja notranjih pravil. Kadar notranja pravila obravnavajo arhivsko gradivo, morajo vsebovati še najmanj določbe o sodelovanju s pristojnim arhivom, odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega arhiva ter izročanju arhivskega gradiva pristojnim arhivom. Vzorčna notranja pravila morajo poleg naštetega vsebovati še navodilo za prevzem s predpisanimi sestavinami. Notranja pravila so torej interni pravni akt organizacije, ki ureja in v obliki pravil oziroma navodil določa izvajanje zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter z njima povezane aktivnosti (spremljevalne storitve). Opredeljujejo postopke dela in odgovornosti, povezane z njihovim izvajanjem, urejajo informacijsko varnost in infrastrukturo. Običajno notranja pravila sestavlja več aktov (krovni in interni), ki skupaj tvorijo celoto. Vsebina kodeksov ravnanja pa je primeroma našteta v drugem odstavku
7. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer se lahko kodeksi ravnanja pripravijo, spremenijo ali razširijo z namenom podrobneje obrazložiti uporabo te uredbe, kot na primer glede: poštene in pregledne obdelave; zakonitih interesov, za katere si prizadevajo upravljavci v posebnih okoliščinah; zbiranja osebnih podatkov; psevdonimizacije osebnih podatkov; obveščanja javnosti in posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki; uresničevanja pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki; obveščanja in zaščite otrok ter načina, kako pridobiti privolitev nosilca starševske odgovornosti za otroka; ukrepi in postopki iz členov 24 in 25 ter ukrepi za zagotovitev varnosti obdelave iz člena 32; uradno obveščanje nadzornih organov o kršitvah varnosti osebnih podatkov in obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o takšnih kršitvah; prenos osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije, ali izvensodni postopki in drugi postopki reševanja sporov za reševanje sporov med upravljavci in posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo, brez poseganja v pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členoma 77 in
8. Vsebina kodeksov ravnanj in notranjih pravil se torej glede na namen medsebojno bistveno razlikuje, je predpisana v različnih pravnih aktih, drugače pa je opredeljen tudi sam postopek potrditve akta in spremljanja njegovega izvajanja kot tudi za to pristojni organi. IP dopušča možnost, da se bodo v praksi določena vprašanja lahko urejala v obeh aktih oziroma se lahko njuna vsebina delno, nikakor pa ne v celoti, prekriva, vendar pa meni, da mora biti kodeks samostojen dokument, ki ima točno določen namen – prispevati k pravilni uporabi Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP poudarja tudi, da je treba upoštevati dejstvo, da je namen kodeksov ravnanja olajšanje in pospeševanje pravilne ter učinkovite uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov v določenem sektorju, ne pa v posameznem podjetju ali organizaciji. Osnutek kodeksa, spremembo ali razširitev tako lahko nadzornemu organu predložijo združenja in druga telesa, ki predstavljajo vrste upravljavcev ali obdelovalcev. Bistveno je torej, da ne gre za posameznega upravljavca ali obdelovalca, temveč predlagatelj predstavlja vrste upravljavcev ali obdelovalcev (npr. trgovinska, obrtna in druga reprezentativna združenja, zveze, interesne skupine, sektorske organizacije, …) in jasno opredeli dejanja obdelave in področje (sektor), kjer se bo kodeks uporabljal. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026