Komunikacija s starši - IPRS

Komunikacija s starši + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.03.2019 Številka: 0712-1/2019/506 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede načina komunikacije s starši učencev. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«. Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (
7. f)ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. IP nadalje pojasnjuje, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javne osnovne šole, podana v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi tudi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Zakon, ki ureja obdelavo osebnih podatkov učencev, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 49/16 – popr.; v nadaljevanju: ZOsn), ki v 94. členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. ZOsn nadalje v 95. členu določa, katere zbirke osebnih podatkov vodi osnovna šola. Med temi zbirkami je tudi zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših. Osebni podatki iz teh zbirk se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca. Osebni podatki iz teh zbirk se lahko zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja (97. člen ZOsn). Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08; v nadaljevanju: Pravilnik) v 5. členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. V skladu z 19. členom pravilnika morajo razredniki za vsak oddelek posebej na začetku šolskega leta pripraviti seznam učencev s podatkom o telefonski številki, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli. Telefonske številke in elektronski naslovi, ki pripadajo staršem, so osebni podatki in so del zbirke osebnih podatkov, katere upravljavec je šola, zato so varovani z določbami zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Poleg ustrezne pravne podlage za njihovo obdelavo je šola v skladu s prvim odstavkom 25. člena ZVOP-1 dolžna zagotoviti tudi njihovo zavarovanje na način, kot ga določa 24. člen ZVOP-1. ZVOP-1 v prvem odstavku 24. člena določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se med drugim preprečuje tudi nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih. Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov pa v 32. členu primeroma navaja ukrepe, s katerimi se zagotavlja varnost osebnih podatkov. Ukrepe in postopke za zavarovanje osebnih podatkov, s katerimi se v šolah zagotavljata varnost in zaupnost podatkov, ureja tudi pravilnik v poglavju IX. Zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske in ustrezne logično tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihovo spremembo ali izgubo kakor tudi nepooblaščeno obdelavo podatkov. IP v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo določenega podatka in njegovo posredovanje. IP nadalje pojasnjuje, da je končna presoja glede posredovanja osebnih podatkov v vaši domeni kot upravljavca osebnih podatkov. Tako je določitev načinov komuniciranja med starši in šolo v rokah šole, ki pa mora ob tem seveda upoštevati zakonodajo s tega področja. S spoštovanjem. Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026