Snemanje sej sveta javnega zavoda + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.03.2019 Številka: 0712-1/2019/575 Kategorije:Snemanje sej in javnih dogodkov --> Kategorije: Snemanje sej in javnih dogodkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da Poslovnik o delu sveta določa, da se seje sveta vašega javnega zavoda zvočno snemajo. Zanima vas, ali je dovoljeno snemati seje sveta, če ni prej jasno opredeljen namen snemanja v poslovniku. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP v okviru mnenja ne sme dokončno presojati o zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov in ne more presojati ustreznosti konkretnih dokumentov, to lahko stori zgolj v postopku inšpekcijskega nadzora. Zato v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila, ki so pomembna za primer, ki ga opisujete. Pri vsaki obdelavi osebnih podatkov je primarno potrebno ugotoviti, na kateri pravni podlagi temelji konkretna obdelava. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so urejene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe. Obdelava osebnih podatkov je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Snemanje sej javnega zavoda mora biti primarno urejeno v internih aktih. Možni pravni podlagi sta bodisi osebna privolitev posameznika iz točke
- a)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (drugi odstavek 9. člena ZVOP-1, pri čemer mora soglasje zadostiti zahtevam po Splošni uredbi) bodisi t.i. pravna podlaga zakonitih pristojnosti po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 (namreč Splošna uredba v drugem odstavku 6. člena, določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (
- c)in (
- e)prvega odstavka 6. člena Splošne Uredbe), ki določa, da se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O slednjem je treba načeloma presojati za vsako snemanje posebej. Pravna podlaga za snemanje sej sveta, kadar to ni namenjeno izvajanju oblastnih nalog sveta in pri katerem prihaja do obdelave osebnih podatkov vseh navzočih na seji, je lahko izključno osebna privolitev za snemanje vseh udeleženih na seji. V kolikor gre za snemanje na podlagi privolitve, ima udeleženec možnost, da soglasje zavrne. Več o privolitvi si lahko preberete na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Če pa gre za snemanje sej sveta zavoda, ki ga je mogoče uvrstiti pod četrti odstavek 9. člena ZVOP-1 (nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti sveta), bi lahko ob predhodnem publiciranju dejstva, da bodo seje sveta zavoda zvočno snemane, ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca (torej tudi ob nasprotovanju udeležencev), svet seje snemal na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. Ne glede na pravno podlago, na podlagi katere obdelujete osebne podatke, ste kot upravljavec osebnih podatkov dolžni v skladu s členom 13 Splošne uredbe posamezniku na jasen in pregleden način zagotoviti temeljne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov kot na primer informacije o tem, kdo obdeluje osebne podatke, kontaktni podatki upravljavca, v kakšne namene obdelujete podatke, koliko časa jih hranite in druge informacije, ki jih navedene določbe določajo. Splošna uredba o varstvu podatkov zahteva, da je upravljavec sposoben dokazati, da je bil vsak posameznik o tem ustrezno obveščen, zato lahko odsotnost notranjega akta predstavlja bistveno oviro za upravljavca pri izkazovanju obstoja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, če pri opisanih aktivnostih nastajajo zbirke osebnih podatkov. V skladu z navedenim je potrebno med drugim npr. v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeliti, za kakšen namen se seje sveta zavoda snemajo, na jasen in pregled način zagotoviti informacije iz 13. člena Splošne uredbe in omogočiti, da je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej ali pa so te informacije udeležencem sej sveta zagotovljene na kakšen drug ustrezen način. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Neja Domnik, mag. prav., raziskovalka pri IP O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026