Roki hrambe, DPO - IPRS

Roki hrambe, DPO + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.03.2019 Številka: 0712-1/2019/583 Kategorije:Pooblaščene osebe za varstvo podatkov (»DPO«), Rok hrambe OP --> Kategorije: Pooblaščene osebe za varstvo podatkov - DPO, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (ang. GDPR) in pogoji za imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov (ang. DPO). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da uveljavitev in začetek uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov ne vpliva na veljavnost določil ZEPDSV in ostalih predpisov, ki med drugim določajo tudi trajno hrambo dokumentacije (npr. ZVDAGA). IP nadalje pojasnjuje, da posebnih smernic o rokih hrambe ni bilo izdanih. Vsekakor pa je treba slediti splošnemu načelu omejitve shranjevanja iz točke (

1. e)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Glede imenovanja pooblaščene osebe za varstvo podatkov IP pojasnjuje, da novi Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) še ni bil sprejet in se v zvezi s kriteriji za imenovanje pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov do njegovega sprejema uporablja zgolj Splošna uredba o varstvu podatkov. Ta ureja imenovanje, položaj ter naloge pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov v členih 37, 38 in 39. Razlago kriterijev za imenovanje pooblaščenih oseb pa ponujajo po javni razpravi revidirane evropske Smernice o pooblaščenih osebah za varstvo podatkov, ki so dostopne tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Mednarodno_delovanje/wp243rev01_sl.pdf. Na spletni strani IP lahko najdete tudi uporabne napotke o nalogah in poklicnih odlikah pooblaščene osebe za varstvo podatkov: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/pooblascena-oseba-za-varstvo-podatkov/. Končna presoja glede imenovanja pooblaščene osebe za varstvo podatkov je dolžnost posameznega upravljavca oz. obdelovalca, IP po Splošni uredbi o varstvu podatkov v postopku imenovanja te osebe nima nobenih pristojnosti ter se glede tega ne more in ne sme opredeljevati. IP lahko svojo zavezujočo oceno poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku. Glede pogojev, ki jih bo morala izpolnjevati pooblaščena oseba za varstvo podatkov, bo veliko odvisno od dejanskega besedila in vsebine ZVOP-2, ko bo ta enkrat dejansko sprejet. IP sklepno pojasnjuje še, da je v skladu z določbo 6. člena Uredbe o standardni klasifikaciji dejavnosti (Uradni list RS, št. 69/07, 17/08) za razlago vsebine postavk dejavnosti pristojen Statistični urad RS. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026