Pridobitev začasnega naslova v okviru delovnega razmerja - IPRS

Pridobitev začasnega naslova v okviru delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.03.2019 Številka: 0712-1/2019/230 Kategorije:Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem se nanj obračate z vprašanjem v zvezi z obstojem pravne podlage za pridobitev osebnega podatka, konkretneje začasnega naslova vašega zaposlenega. Osebni podatek potrebujete kot delodajalec. Zanima vas, ali vam sklenjena pogodba o zaposlitvi oziroma sklenjeno delovno razmerje daje pravno podlago za pridobitev osebnega podatka vašega zaposlenega neposredno pri upravni enoti, brez njegovega soglasja in ali morebiti obstaja pravna podlaga v Zakonu o delovnih razmerjih. V konkretnem primeru gre za tujega državljana, ki se je zaposlil v vašem podjetju na podlagi delovnega dovoljenja. Pogodbo o zaposlitvi je podpisal preden je imel prijavljeno začasno prebivališče v Sloveniji, zato v pogodbi njegov naslov ni naveden. Kljub večkratnim opozorilom vam ni prinesel potrdila o prijavi začasnega prebivališča. Delavec je prenehal delati v podjetju, ne da bi podal odpoved, zato ste sprožili postopek izredne odpovedi in jo želeli vročiti prek oglasne deske podjetja, saj njegova naslova še vedno nimate. Sicer menite, da ni vaša zakonska obveznost, da bi morali za potrebe vročanja naslov vašega delavca pridobivati iz uradnih evidenc. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s točko

1. b)tretjega odstavka 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZustS-A, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Delodajalci ste upravljavci zbirk osebnih podatkov, saj na različne načine obdelujete (npr. zbirate, vpisujete, spreminjate, hranite in posredujete) osebne podatke delavcev. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, kadar je zakonita. Zakonitost obdelave določa Splošna uredba (ki je pričela veljati 25. 5. 2018), ki med drugimi pogoji, v točki (
2. c)člena 6 določa, da je obdelava zakonita, kadar je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (delodajalca). Na področju delovnopravnih razmerij obveznosti ne nastanejo samo na strani delavca, temveč tudi na strani delodajalca (prijava v obvezna zavarovanja itd.). Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na tem področju urejata posebna zakona, in sicer Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, 40/06; v nadaljevanju: ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US; v nadaljevanju: ZDR-1). Pravno podlago za pridobitev podatka o naslovu začasnega prebivališča bi po mnenju IP lahko predstavljal že 22. člen ZVOP-1 (ki v tem delu velja tudi po 25. 5. 2018 do morebitne drugačne ureditve) oz. ZEPDSV. 22. člen ZVOP-1 določa, da mora upravljavec centralnega registra prebivalstva ali evidenc stalno in začasno prijavljenih prebivalcev na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredovati upravičencu, ki izkaže pravni interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča posameznika, zoper katerega uveljavlja svoje pravice. ZEPDSV določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. ZEPDSV torej zelo natančno določa, katere osebne podatke smejo delodajalci obdelovati o posameznikih. Po drugi strani ZEPDSV ne predstavlja le pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov, temveč tudi obveznost delodajalcev za vodenje takšnih evidenc. V 12. členu ZEPDSV določa evidence, ki jih vodijo delodajalci, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa in evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Vaše vprašanje se najverjetneje nanaša na evidenco o zaposlenih delavcih, v katero se v skladu s 13. členom ZEPDSV za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo podatki o delavcu (točka
3. a)prvega odstavka 13. člena), med drugim tudi naslov začasnega prebivališča, ki vključuje ulico, hišno številko, kraj, poštno številko, šifro občine, občino, šifro države in državo. Evidenco o zaposlenih delavcih vodi delodajalec v skladu z določbami ZEPDSV za namene uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora. Na podlagi navedenega IP meni, da bi v vašem primeru določbe 22. člena ZVOP-1 v povezavi z ZEPDSV lahko predstavljale pravno podlago za pridobitev podatka o naslovu začasnega prebivališča vašega zaposlenega (potrdila iz CRP upoštevajoč določbe ZCRP in ZDU-1 izdajajo upravne enote). Delodajalec v skladu s prvim odstavkom 4. člena ZEPDSV pridobiva podatke neposredno od podatkovnega vira, pri čemer je s podatkovnim virom mišljen tisti, ki ima v skladu z zakonom pristojnost, da zbira določene podatke, oziroma je pristojen za to, da podatke posreduje. Iz vašega sporočila izhaja, da ste pogodbo o zaposlitvi sklenili s tujim državljanom na podlagi delovnega dovoljenja. Pogoji za zaposlovanje, samozaposlovanje in delo tujcev ter s tem povezane naloge za urejanje in zaščito trga dela ureja Zakon o zaposlovanju, samozaposlovanju in delu tujcev (Uradni list RS, št. 1/18 – uradno prečiščeno besedilo in 31/18; v nadaljevanju: ZZSDT), kjer je določen postopek pridobitve enotnega dovoljenja za prebivanje in delo (v nadaljevanju: enotno dovoljenje), ki ga v skladu z Zakonom o tujcih (Uradni list RS, št. 1/18 – uradno prečiščeno besedilo in 9/18 – popr.; v nadaljevanju: ZT), izda pristojna upravna enota in ki tujcu omogoča, da vstopi, prebiva in dela v Republiki Sloveniji. Enotno dovoljenje tujcem iz tretjih držav omogoča vstop v našo državo ter bivanje, zaposlitev in delo v Sloveniji. S tem je prosilcem za dovoljenje omogočen enostavnejši postopek pri upravni enoti po načelu »vse na enem mestu«. Ločeno se delovna dovoljenja še naprej izdajajo za državljane BiH in za sezonska dela v kmetijstvu do 90 dni. Ne glede na združitev postopka za pridobitev dovoljenja za prebivanje in za delo, se določbe ZT, ki se nanašajo na dovoljenje za prebivanje, uporabljajo tudi za enotno dovoljenje za prebivanje in delo, razen če zakon ne določa drugače. Tujcu, ki želi prebivati v Republiki Sloveniji zaradi zaposlitve ali dela, se lahko izda enotno, če izpolnjuje pogoje iz 33. člena Zakona o tujcih, če pristojni organ po zakonu, ki ureja zaposlovanje in delo tujcev, poda soglasje k izdaji enotnega dovoljenja in ne obstajajo razlogi za zavrnitev izdaje dovoljenja iz prve, druge, tretje, četrte, pete, šeste, sedme, devete, desete ali enajste alinee prvega odstavka 55. člena ZT. V skladu s prvim odstavkom 111. člena ZT je dolžan tujec je dolžan v prošnji za izdajo dovoljenja dati pristojni upravni enoti, na območju katere namerava tujec prebivati, oziroma upravni enoti, na območju katere tujec prebiva, določene podatke, med drugim tudi podatek o sedanjem začasnem oziroma stalnem prebivališču v Republiki Sloveniji (naselje, ulica in hišna številka). Pristojna upravna enota na podlagi tretjega odstavka 110. člena upravlja evidenco o dovoljenjih za začasno prebivanje, pri čemer evidenca vsebuje vse podatke, ki jih je tujec navedel v vlogi za pridobitev enotnega dovoljenja, torej tudi podatek o sedanjem začasnem oziroma stalnem prebivališču v Republiki Sloveniji (naselje, ulica in hišna številka). Iz navedenega je mogoče sklepati, da pristojna upravna enota razpolaga s podatkom o naslovu začasnega prebivališča vašega delavca. V skladu z navedenim torej lahko zaprosite pristojno upravno enoto tudi neposredno na podlagi ZEPDSV, da vam posreduje podatek o začasnem prebivališču vašega zaposlenega oz. bi to lahko storili že na podlagi vaših neuspešnih prošenj, da vam zaposleni dostavi potrdilo o prijavi začasnega prebivališča. Več o obdelavi osebnih podatkov iz CRP najdete tudi v smernicah IP na to temo, ki so dostopne na spletni strani: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_CRP_web.pdf IP priporoča v branje tudi smernice, ki jih je pripravil glede najpogosteje zastavljenih vprašanj glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, dostopne pa so na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf. V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
4. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026