Vabila na dogodke + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.03.2019 Številka: 0712-1/2019/550 Kategorije:Razno --> Kategorije: Razno Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) z dopisom št. 071-1/2018/4 z dne
- 2018, v katerem prosite za mnenje glede pošiljanja vabil za potrebe organizacije in izvedbe protokolarnih dogodkov z vidika varstva osebnih podatkov. Pojasnjujete, da je Protokol Vlade Republike Slovenije na podlagi Sklepa o določitvi protokolarnih pravil (Ur.l.RS, št. 23/12, 44/13, 76/13 in 35/15) ter Navodila za izvajanje Sklepa o določitvi protokolarnih pravil, ki je sestavni del sklepa, dolžan skrbeti za organizacijo in izvedbo protokolarnih dogodkov, med katere sodijo tudi državne proslave in druge prireditve državnega pomena. Protokol Vlade RS poleg drugih nalog ob državnih proslavah in drugih slavnostnih prireditvah državnega pomena sodeluje pri sestavljanju seznama vabljenih in vabil, poskrbi za potrditev udeležbe, sedežne rede gostov, slavnostnega govornika in usmerjanje gostov na slavnostni prireditvi. Protokol za ta namen razpolaga s seznamom približno 5500 oseb, ki jih za potrebe izvedbe in organizacije protokolarnih dogodkov vabi na dogodke. Večina je javnih oseb in se jim vabila pošiljajo na naslove uradnih institucij, na primer na sedeže strank ali v državni zbor (na ovojnici so navedeni npr. ime in priimek, funkcija, ...), ostalim pa se vabila pošiljajo na naslov bivališča (poleg imena in priimka je naveden še naslov). Glede na navedeno vas prosimo za mnenje, ali mora Protokol Vlade RS za pošiljanja vabil, ki se nanašajo na izvedbo in organizacijo protokolarnih dogodkov, pridobiti privolitev posameznikov, da še naprej prejemajo ta vabila, oziroma ali se lahko sklicujete na
- e točko
- člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov in vam privolitev ni treba pridobiti, saj gre dejansko za opravljanje nalog pri izvajanju javne oblasti oziroma izvajanje nalog, ki so v pristojnosti Protokola Vlade RS kot organa državne oblasti. Na svoje vprašanje ste prejeli naš odgovor po telefonu, prosite pa tudi za pisno mnenje. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Protokol RS za namen izvrševanja svojih pristojnosti lahko na podlagi člena 6
(1)točke (e) Splošne uredbe uporabi podatke tistih posameznikov, ki lahko zaradi svojega položaja, statusa ali drugih posebnih okoliščin, upravičeno pričakujejo poseg v svojo zasebnost za namen vabljenja na državne proslave in druge prireditve državnega pomena. Protokol mora posameznika tudi obvestiti, da lahko kadarkoli zahteva, da se ga na dogodke ne vabi (več) in navesti tudi kontaktne podatke, kjer lahko vloži svoj ugovor (pravica do ugovora po členu 21 Splošne uredbe). IP predlaga, da se Sklep o določitvi protokolarnih pravil ustrezno dopolni s pogoji obdelave, ki jih narekuje člen 6
(3)Splošne uredbe in se na ta način zagotovi zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov tudi za namen vabljenja na državne proslave in druge prireditve državnega pomena. O b r a z l o ž i t e v Po določbi člena 6
(1)(e) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov dopustna, če je le-ta potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Po členu 6
(3)Splošne uredbe je podlaga za obdelavo iz točk (
- c)in (
- e)iz odstavka 1 določena v skladu s: (
- a)pravom Unije; ali (
- b)pravom države članice, ki velja za upravljavca. Namen obdelave se določi v navedeni pravni podlagi ali pa je ta v primeru obdelave iz točke (
- e)odstavka 1 potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu, ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Navedena pravna podlaga lahko vključuje posebne določbe, s katerimi se prilagodi uporaba pravil iz te uredbe, med drugim: splošne pogoje, ki urejajo zakonitost obdelave podatkov s strani upravljavca; vrste podatkov, ki se obdelujejo; zadevne posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki; subjekte, katerim se osebni podatki lahko razkrijejo, in namene, za katere se lahko razkrijejo; omejitve namena; obdobja hrambe; ter dejanja obdelave in postopke obdelave, vključno z ukrepi za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, kot tiste za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX. Pravo Unije ali pravo države članice izpolnjuje cilj javnega interesa in je sorazmerno z zakonitim ciljem, za katerega si prizadeva. Iz navedenega smiselno izhaja, da kadar obdelava osebnih podatkov poteka v javnem sektorju, kjer za konkretno obdelavo ni neposredne druge izrecne zakonske podlage, je treba podlago iskati v zakonskih in drugih aktih, ki ustrezno opredeljujejo naloge, ki se izvajajo v javnem interesu, ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu oziroma zakonito pristojnost javnega sektorja (v konkretnem primeru gre lahko med drugim za Sklep o določitvi protokolarnih pravil (Ur.l.RS, št. 23/12, 44/13, 76/13 in 35/15; v nadaljevanju Sklep) in Navodila za izvajanje Sklepa o določitvi protokolarnih pravil (v nadaljevanju: Navodila)). Ob tem poudarjamo, da ko podlaga za obdelavo osebnih podatkov ni neposredna izrecna zakonska podlaga določena v specialnih predpisih, temveč gre za obdelavo na podlagi (
- e)točke Splošne uredbe je treba v konkretnem primeru obdelave tudi tehtati, ali lahko posameznik upravičeno pričakuje poseg v svojo zasebnost. Pri tem je najprej pomembno tolmačenje pravil delovanja Protokola RS. Iz Sklepa v 1. členu izhaja, da se s tem Sklepom določijo protokolarna pravila, protokolarni dogodki, način izvajanja protokolarnih dogodkov, izvajalci in način financiranja protokolarnih dogodkov. Protokolarne naloge po tem sklepu opravljata Protokol Vlade Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: Protokol) in Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenje (v nadaljnjem besedilu: Ministrstvo). V 2. členu so določeni Protokolarni dogodki, ki po 14. točki obsegajo tudi državne proslave in druge prireditve državnega pomena. Iz 15. točke Navodil pa izhaja, da ob državnih proslavah in drugih slavnostnih prireditvah državnega pomena Protokol sodeluje pri sestavljanju seznama vabljenih in vabil, poskrbi za potrditev udeležbe, sedežne rede gostov, slavnostnega govornika in usmerjanje gostov na slavnostni prireditvi. Iz zgoraj navedenega torej izhaja, da je sestavljanje seznama vabljenih in vabljenje na protokolarni dogodek, naloga, ki jo Protokol izvaja v javnem interesu in je določena s pravom Republike Slovenije. Dalje, da bi bil takšen poseg v pravico posameznika dopusten, je treba v konkretnem primeru upoštevati še pričakovano zasebnost posameznika. Pričakovana zasebnost posameznika je ustrezno zmanjšana, kadar oseba nastopa v določeni uradni ali javni funkciji in zato lahko upravičeno pričakuje, da bo vabljena na dogodke in proslave državnega pomena. V svojem dopisu navajate, da Protokol razpolaga s seznamom približno 5500 oseb, ki jih za potrebe izvedbe in organizacije protokolarnih dogodkov vabi na dogodke. Večina je javnih oseb in se jim vabila pošiljajo na naslove uradnih institucij, na primer na sedeže strank ali v državni zbor (na ovojnici so navedeni npr. ime in priimek, funkcija, ...), ostalim pa se vabila pošiljajo na naslov bivališča (poleg imena in priimka je naveden še naslov). IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more in ne sme brez konkretne presoje vseh okoliščin (kar je možno le v okviru inšpekcijskega postopka) dokončno presoditi in zagotoviti, da vseh 5500 oseb iz seznama uživa takšen položaj oziroma opravlja takšno funkcijo, da lahko zaradi tega upravičeno pričakujejo poseg v svojo zasebnost. To je naloga upravljavca. Pri presoji, kdaj lahko posameznik upravičeno pričakuje poseg je treba zlasti upoštevati namen obdelave v povezavi z njegovim položajem in statusom, ali posameznik še opravlja javno funkcijo, ali je kdaj aktivno izrazil željo, da ne želi biti vabljen na dogodke, ali se vabila pošilja na sedež institucije ali domov, itd. V dvomu, ali je v konkretnem primeru dopustno uporabiti kontaktne podatke posameznika za vabljenje na dogodek IP priporoča, da zberete privolitve teh posameznikov. Uporaba kontaktnih podatkov za namen zbiranja privolitev je dopustna na podlagi (
- e)točke člena 6
(1)Splošne uredbe. V primerih, ko gre za situacije, ki upravičujejo obdelavo na podlagi (e) točke člena 6
(1)Splošne uredbe, pa zbiranje privolitev ni potrebno oz. primerno, saj obdelava za konkretni namen ne sme potekati na dveh različnih pravnih podlagah. Ob zgoraj navedenem IP še dodaja, da niti iz Sklepa, niti iz Navodil ne izhajajo posebne opredelitve glede varstva osebnih podatkov, ki jih priporoča Splošna uredba. Določba iz člena 6
(3)namreč napotuje na sprejem posebnih določb, ki bi podrobneje opredelile okoliščine konkretne obdelave osebnih podatkov, zlasti glede: dejanj in postopkov obdelave; vrst podatkov ki se obdelujejo; zadevnih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki; subjektov, katerim se osebni podatki lahko razkrijejo; namenov katere se lahko razkrijejo; omejitvi namena; obdobja hrambe; drugimi pogoji zakonite in poštene obdelave. Glede na to, da obdelava osebnih podatkov za Protokol Vlade RS predstavlja pomemben del izvajanja njenih pristojnosti, IP priporoča, da pripravite predlog dopolnitve protokolarnih pravil, v katerih opredelite pogoje obdelave osebnih podatkov v skladu s Splošno uredbo. Ob zgoraj navedenem IP še opozarja na pravico do ugovora iz 21. člena Splošne uredbe, o kateri mora biti posameznik obveščen, kadar se njegovi podatki obdelujejo na podlagi točke (e). Kadar posameznik ugovarja obdelavi, potem se te obdelave ne sme več izvajati (npr. se ga umakne s seznama), razen če upravljavec dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika. Protokol mora torej posameznika obvestiti, da lahko kadarkoli zahteva, da se ga na dogodke ne vabi (več), in navesti tudi kontaktne podatke, kjer lahko vloži svoj ugovor. Lep pozdrav. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026