Posredovanje obrazca EM28 novemu delodajalcu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.04.2019 Številka: 0712-1/2019/893 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem vas zanima, ali je novi delodajalec upravičen do podatkov o plači in opravljenih urah (obrazec ER 28) v preteklem letu pri nekdanjem delodajalcu, v katerih primerih ter kdaj. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP je o tem vprašanju že podal stališče v mnenju 0712-1/2016/441 z dne
- 2016, ki je kljub sprejeti Splošni uredbi o varstvu podatkov, še aktualno. V skladu z drugim odstavkom
- člena Splošne uredbe med obdelavo osebnih podatkov sodi tudi zbiranje osebnih podatkov. Vsaka obdelava osebnih podatkov pa mora biti glede na
- člen Splošne uredbe o varstvu podatkov zakonita in temeljiti na eni od pravih podlag, ki jih za obdelavo ureja navedeni člen Splošne uredbe o varstvu podatkov. Obdelava je med drugim zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (c točka prvega odstavka
- člena Splošne uredbe o varstvu podatkov) oziroma glede na prvi odstavek
- ZVOP-1, saj iz vašega vprašanja ni razvidno ali gre za delodajalca iz javnega ali zasebnega sektorja, se osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Področni zakon v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/2013, nadaljevanju: ZDR-1). Določba prvega odstavka
- člena ZDR-1 določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz navedene določbe ZDR-1 tako izhaja, da delodajalec lahko zbira le tiste podatke zaposlenih, ki so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZDR-1 na ta način tudi konkretizira načelo najmanjšega obsega podatkov iz
- člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Zakonsko podlago za zbiranje (obdelavo) osebnih podatkov delavcev predstavlja tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV), ki določa evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV. Te so izrecno določene v
- členu tega zakona,
- člen pa določa še njihovo vsebino. Navedeno pomeni, da lahko zbira le tiste osebne podatke, ki jih določa zakon ali so ti potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali so v zvezi z delovnim razmerjem. V primeru delavca, ki mu pripada nadomestilo plače zaradi nege ožjega družinskega člana od prvega dne zadržanosti od dela Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 72/2006, ZZVZZ-UPB-3), določa kateri osebni podatki so relevantni za obdelavo. ZZVZZ v
- členu določa, da je osnova za nadomestilo povprečna mesečna plača in nadomestila oziroma povprečna osnova za plačilo prispevkov v koledarskem letu pred letom, v katerem je nastala začasna zadržanost od dela. V primeru, da mora nadomestilo zagotoviti delodajalec, mora razpolagati s podatki, ki mu omogočajo izračun nadomestila. Pri izračunu navedenega nadomestila si delodajalci lahko pomagajo z obrazcem ER-28 (Poročilo o zadržanosti in osebnem dohodku), iz katerega so med drugim razvidni podatki o skupnem številu ur, ki jih je delavec opravil v preteklem letu, o višini skupnega čistega zneska doseženega osebnega dohodka ter povprečna urna osnova. Omenjeni podatki so potrebni za pravilen izračun nadomestila za bolniško odsotnost. Te podatke morajo delodajalci posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju ZZZS). V primeru, ko je plačnik tega nadomestila ZZZS, je namreč osnova za izračun nadomestila povprečna plača v preteklem letu, povečana za določen koeficient. Brez podatkov iz obrazca ER-28 torej ni mogoč pravilen izračun nadomestila za odsotnost. Iz navedenega je razvidno, da je posredovanje podatkov, ki jih vsebuje obrazec ER-28, potrebno zaradi uresničevanja pravic (delavca) iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem v smislu določbe
- odstavka
- člena ZDR-1, kar pomeni, da navedena določba ZDR-1 predstavlja zakonsko podlago za obdelavo delavčevih osebnih podatkov iz obrazca ER-
- Obrazec ER 28 sicer ni predpisan in tudi ne obvezen, a se še vedno uporablja za podatke o plači in opravljenih urah, ki jih potrebuje delodajalec za izračun bolniške osnove, zato za enake namene zadošča tudi potrdilo nekdanjega delodajalca o letni bruto plači in urni obveznosti. IP poudarja, da je delodajalec do osebnih podatkov na obrazcu ER-28 upravičen šele takrat, ko nastopijo okoliščine (npr. nega ožjega družinskega člana), zaradi katerih navedene osebne podatke potrebuje. Načeloma takšen obrazec delodajalcu posreduje sam zaposleni, ki ga pridobi od nekdanjega delodajalca. V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Pripravila: Manja Resman, univ. dipl. prav. svetovalka IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026