Posredovanje podatkov za potrdila o izobraževanju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.07.2019 Številka: 0712-1/2019/1743 Kategorije:Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem vas zanima, ali lahko organizacija (naročnik) zunanjemu pogodbenemu izvajalcu pošlje po elektronski pošti osebne podatke zaposlenih, kot so ime, priimek, rojstni datum z namenom, da bo izvajalec izdal potrdila o izobraževanju za naročnika? Navajate, da je izvajalec izvedel izobraževanja in je dolžan izdati potrdila. Zanima vas še ali lahko potem potrdila o izobraževanju z navedenimi osebnimi podatki izvajalec naročniku pošlje po elektronski pošti? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Obdelava osebnih podatkov je na podlagi prvega odstavka
- člena Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok (ta točka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog). Glede na podatke iz vaše prošnje za mnenje, IP ne more z gotovostjo zatrditi, katera od navedenih pravnih podlag bi prišla v poštev za konkreten primeru in vam tako v okviru mnenja ne more podati dokončnega odgovora, prav tako ne more presojati, ali je podjetje, ki je izvajalo izobraževanje za vas, nastopilo v razmerju z naročnikom kot upravljavec ali obdelovalec osebnih podatkov. Torej ali je izvajalec izobraževanja zbiral opisane osebne podatke po naročilu in za račun naročnika ali v svojem imenu in na svoj račun ter za lastne namene. Obdelovalci so namreč tiste organizacije oziroma posamezniki, ki po naročilu določenega upravljavca (npr vas kot naročnika) in v skladu z njegovimi zahtevami za določeno nalogo oziroma namen zanj obdelujejo osebne podatke. Pri določanju, kdo je upravljavec in kdo obdelovalec osebnih podatkov je ključno, kakšna je vloga določenega subjekta pri pridobivanju podatkov, izvrševanju pravic do vpogleda, brisanja posameznikov, nabora osebnih podatkov, določanja namenov in sredstev obdelave, dejanskega dostopa do baze osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Več o ureditvi pogodbene obdelave v skladu z Uredbo lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/pogodbena-obdelava/. Glede na navedeno, IP še opozarja, da mora izvajalec izobraževanja pred pridobivanjem osebnih podatkov predhodno seznaniti udeleženca z namenom zbiranja in nadaljnje obdelave osebnih podatkov, poleg tega pa mu mora dati tudi informacije o ustrezni in zakoniti pravni podlagi za zbiranje osebnih podatkov, podatki pa se v skladu s
- členom Splošne uredbe ne smejo obdelovati za drug namen. Privolitev posameznika je namreč le ena od šestih veljavnih pravnih podlag za zakonito obdelavo, kot jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v
- odstavku 6.člena. Glede pošiljanja potrdil po elektronski pošti pa IP pojasnjuje, da ime, priimek in rojstni datum sami po sebi načeloma ne spadajo med posebne vrste osebnih podatkov. V takem primeru pri pošiljanju po elektronski pošti ni potrebno posebej zaščititi z npr. kriptiranjem. Če pa bi v povezavi z drugimi podatki (npr. udeležba na seminarju za bolnike z določeno boleznijo, ipd.) tak podatek lahko npr. razkrival zdravstveno stanje posameznika ali druge posebne vrste podatkov, potem gre lahko tudi za posebne vrste podatkov, ki zahtevajo posebno zavarovanje (kriptirano pošiljanje). Konkretna presoja je torej odvisna od vseh okoliščin primera in jo mora narediti upravljavec. Je pa v vašem primeru potrebno vsekakor zagotoviti med drugim tudi, da so osebe, ki bodo v elektronski pošti videle osebne podatke druge osebe, res upravičene do teh podatkov. V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Pripravila: Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav. svetovalka IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026