Pravica do uporabe e-naslova ustanove po zapustitvi oziroma odhodu v pokoj - IPRS

Pravica do uporabe e-naslova ustanove po zapustitvi oziroma odhodu v pokoj + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.10.2019 Številka: 0712-1/2019/2372 Kategorije:Elektronska pošta, Informiranje posameznika --> Kategorije: Elektronska pošta, Informiranje posameznika Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje in sicer nas sprašujete, kako je s pravico do uporabe e-naslova ustanove po zapustitvi oziroma odhodu v pokoj. Kot ste pojasnili gre za primer univerzitetnega profesorja, ki smo mu na univerzi po odhodu v pokoj deaktivirali službeni naslov elektronske pošte. Navedeno pa naj bi gospoda ovira pri dostopu do različnih virov pri raziskovalnih institucijah v svetu. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da je ravnanje univerze v tem primeru skladno z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov in prakso, saj po prekinitvi delovnega razmerja s strani delodajalca praviloma ni več utemeljene potrebe in pravne podlage po vzdrževanju aktivnega predala elektronske pošte nekdanjega zaposlenega in s tem obdelave njegovih oz. njenih osebnih podatkov. Takšna je tudi ustaljena praksa v podjetjih in inštitucijah. Delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja oziroma odhodu v pokoj nekdanjemu zaposlenemu ni dolžan nuditi predala elektronske pošte, obenem pa ima podlago za obdelavo teh osebnih podatkov, saj ne gre za osebne podatke, ki bi jih moral hraniti oziroma obdelovati tudi po prekinitvi delovnega razmerja oziroma po odhodu v pokoj. Navedeno pa ne pomeni, da ni možen poseben dogovor med profesorjem in univerzo – če bi univerza na zaprosilo profesorja ocenila, da mu je utemeljeno še naprej zagotavljati predal elektronske pošte, potem ni sporno, če mu tudi vnaprej, na podlagi njegovega zaprosila in s tem privolitve v obdelavo osebnih podatkov, omogoča uporabo predala elektronske pošte v domeni univerze. V tem primeru priporočamo, da univerza profesorja ustrezno obvesti o obdelavi osebnih podatkov pri uporabi e-pošte in pridobi njegovo privolitev (npr. s pomočjo obrazca: »Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe)«, ki je dostopen na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/vzorci/VZOREC_OBVESTILA_POSAMEZNIKOM_GLEDE_OBDELAVE_OSEBNIH_PODATKOV.docx S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026