Aktivnosti občin + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.12.2019 Številka: 0712-1/2019/2856 Kategorije:Društva, Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage --> Kategorije: Društva, Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Na IP naslavljate več vprašanj v zvezi z obdelavami osebnih podatkov, ki jih izvajajo občine. Na vaša vprašanja vam odgovarjamo v nadaljevanju: Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. V zvezi z obdarovanjem ste postavili naslednja vprašanja: Pod katerimi pogoji sme šola posredovati občini seznam odličnih učencev za namen obdarovanja? Ali je dopustno, da občina zajame podatke iz eCRP z namenom obiska občinskega funkcionarja občana in obdarovanja starostnika, ki je dosegel visok jubilej (70, 80, 90 letniki). Pod katerimi pogoji je dopustno povabiti starše otrok do 1 leta starosti na obdarovanje? Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) glede zakonitosti obdelave osebnih podatkov s strani občin ne uvaja sprememb. Še vedno je za občine bistven področni predpis, ki ureja tudi varstvo osebnih podatkov, Zakon o lokalni samoupravi (ZLS). Vsak upravljavec se mora pri odločanju o tem katere osebne podatke bo obdeloval za dosego določenih ciljev, samo omejiti in skrbno pretehtati katere osebne podatke potrebuje. Nedvomno si otroci kot ranljiva skupina posameznikov zaslužijo posebno skrbnost, ko gre za obdelavo njihovih osebnih podatkov. Zasledovane cilje je vedno treba uresničevati z najmanjšim naborom osebnih podatkov in na zakonit način. Če je možno zasledovani cilj doseči brez uporabe osebnih podatkov, potem je to vsekakor najboljši način. Kot je IP že večkrat opozoril, ni vsako pošiljanje vabil, dopisov in drugih pisanj določenim segmentom ali profilom občanov dopustno, četudi je morda povsem dobronamerno. Če je torej v konkretnem primeru mogoče starše, otroke ali druge posameznike povsem učinkovito povabiti prek sredstev javnega obveščanja, občinskih glasil, spletnih strani, družabnih omrežij, s plakati ipd. je to nedvomno najprimernejši način. Obveščanje ali vabljenje, ki ne zahteva obdelave osebnih podatkov – še zlasti, ko gre za osebne podatke otrok – mora zato imeti prednost. Če pa gre za obdarovanje, ki je namenjeno le določeni osebi (npr. najstarejšemu občanu), potem je osebno vabljenje lahko ustrezen način za obdelavo osebnih podatkov. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov pa sicer za občine določa 21.a člen Zakona o lokalni samoupravi (ZLS) v povezavi z
- členom, ki določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. Občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja zlasti naslednje naloge (
- člen ZLS): upravlja občinsko premoženje; omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine in v skladu z zakonom opravlja naloge s področja gostinstva, turizma in kmetijstva; načrtuje prostorski razvoj, v skladu z zakonom opravlja naloge na področju posegov v prostor in graditve objektov ter zagotavlja javno službo gospodarjenja s stavbnimi zemljišči; ustvarja pogoje za gradnjo stanovanj in skrbi za povečanje najemnega socialnega sklada stanovanj; v okviru svojih pristojnosti ureja, upravlja in skrbi, za lokalne javne službe; pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele; skrbi za varstvo zraka, tal, vodnih virov, za varstvo pred hrupom, za zbiranje in odlaganje odpadkov in opravlja druge dejavnosti varstva okolja; ureja in vzdržuje vodovodne in energetske komunalne objekte; ustvarja pogoje za izobraževanje odraslih, ki je pomembno za razvoj občine in za kvaliteto življenja njenih prebivalcev; pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno, in drugo, dejavnost na svojem območju; pospešuje razvoj športa in rekreacije; pospešuje kulturnoumetniško ustvarjalnost, omogoča dostopnost do kulturnih programov, zagotavlja splošnoizobraževalno knjižnično dejavnost ter v skladu z zakonom skrbi za kulturno dediščino na svojem območju; gradi, vzdržuje in ureja lokalne javne ceste, javne poti, rekreacijske in druge javne površine v skladu z zakonom ureja promet v občini ter opravlja naloge občinskega redarstva; opravlja nadzorstvo nad krajevnimi prireditvami; organizira komunalno-redarstveno službo in skrbi za red v občini; skrbi za požarno varnost in organizira reševalno pomoč; organizira pomoč in reševanje za primere elementarnih in drugih nesreč; lahko podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov; organizira opravljanje pokopališke in pogrebne službe; določa prekrške in denarne kazni za prekrške, s katerimi se kršijo predpisi občine in opravlja inšpekcijsko nadzorstvo nad izvajanjem občinskih predpisov in drugih aktov, s katerimi ureja zadeve iz svoje pristojnosti, če ni z zakonom drugače določeno; sprejema statut občine in druge splošne akte; organizira občinsko upravo; ureja druge lokalne zadeve javnega pomena. Občina torej sama kot upravljavec zbirk osebnih podatkov, natančno in skrbno presoja katere podatke in za katere konkretne primere jih obdeluje – torej skrbi za načelo zakonitosti in sorazmernosti. ZLS vsekakor dopušča obdelavo določenih osebnih podatkov za namene, ki so navedeni zgoraj (glejte podčrtano), pri tem pa mora občina skrbno umestiti določeno obdelavo med dopustne namene in izbrati načine kako to izvede. Res pa je, da se zaradi večje pozornosti in občutljivosti do zasebnosti, od upravljavcev sedaj pričakuje večja mera skrbnosti – če torej zadošča javno povabilo, se je tega za poslužiti. Če je občina presodila, da osebne podatke potrebuje za izvajanje njenih zakonitih pristojnosti in je to v danem primeru tudi sorazmerno, pa lahko občina osebne podatke pridobi tudi od različnih upravljavcev (šole, upravljavca CRP ali drugih), ko so za to izpolnjeni pogoji po tretjem odstavku 21.a člena ZLS. Ta določa, da občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki. IP ob navedenem še dodaja, da Splošna uredba posebej poudarja pomen transparentne obdelave osebnih podatkov. Posameznik mora biti po Splošni uredbi ustrezno seznanjen z vsemi informacijami po
- oziroma
- členu Splošne uredbe. Prav tako mora biti posameznik obveščen tudi o svojih pravicah – zlasti o pravici, da obdelavi osebnih podatkov lahko ugovarja, kadar bo obdelava potekala na podlagi člena 6
(1)(e) Splošne uredbe. IP še posebej priporoča, da upravljavci javnega sektorja za lažje izpolnjevanje obveznosti Splošne uredbe, skladno z napotilom iz drugega pododstavka člena 6
(3)Splošne uredbe, sprejmejo podrobnejša pravila, ki bodo zagotovila skladno obdelavo osebnih podatkov (določitev vrst podatkov, namenov obdelav, virov podatkov, načina informiranja posameznikov in zagotavljanja njihovih pravic, pogojih varne obdelave podatkov, itd.). Le na tak način je namreč mogoče izpolniti tudi obveznosti po izkazovanju skladnosti kot temeljnem načelu varstva osebnih podatkov. Posebej naslavljate na IP tudi vprašanje v zvezi z vabljenjem na dogodke in organizacijo dogodkov. V zvezi s tem vas zanima: Pod katerimi pogoji lahko občina poimensko povabi živeče udeležence II.sv. vojne, njihove svojce ter svojce že umrlih udeležencev II.sv. vojne na komemoracijo ob spominu na padle (javni dogodek), kar predstavlja že več desetletni običaj? Ali sme občina poimensko povabiti občane na srečanje starejših in bolnih iz seznama, ki ga pridobi od občinske Karitas skladno z dogovorom z občino in na katerem poteka tudi obdarovanje najstarejšega občana? Ali sme občina iz eCRP pridobiti podatke in jih posredovati lokalni organizaciji Rdeči Križ (v nadaljevanju: RK) z namenom organiziranja srečanja starejših občanov? Ali sme občina poimensko vabiti vinogradnike in vinarje iz občine na vsakoletno srečanje z namenom predstavitve možnosti sodelovanja na prireditvah in dogodkih, ki jih organizira oziroma na katerih sodeluje občina. Na splošno velja, kot navedeno zgoraj, da lahko občina za namene izvrševanja svojih zakonitih pristojnosti, ki so urejene v
- členu ZLS obdeluje tudi osebne podatke, pri tem pa mora skrbeti za sorazmernost obdelave - zlasti tako, da se poslužuje tistih poti »obveščanja« in »vabljenja« na dogodke, ki v manjši meri posežejo v zasebnost. Pri tem pa je treba biti še posebej previden pri pridobivanju podatkov od drugih upravljavcev zbirk (npr. CRP), kjer mora pod pogoji tretjega odstavka 21.a člena ZLS podlaga izhajati iz zakona. Glede vabil na dogodke, ki ga izvaja javni sektor v okviru svojih zakonitih pristojnosti, pa predlagamo, da se seznanite tudi z mnenjem IP št. 0712-1/2019/550 z dne 11.03.
- Posebej velja izpostaviti tudi omenjen seznam, ki ga občina pridobi od občinske Karitas za namen poimenskega vabila na srečanje »starejših in bolnih«. Obdelava osebnih podatkov na omenjenem seznamu je namreč lahko problematična zaradi morebitne obdelave posebnih vrst osebnih podatkov (kamor sodijo tudi zdravstveni podatki in podatki o verski prepričanosti posameznikov). Glede obdelave posebnih vrst osebnih podatkov veljajo strožje zahteve. Dopustne pravne podlage za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov določa člen 9 Splošne uredbe, med drugim tudi izrecno privolitev posameznika v skladu s členom 9
(2)(a) Splošne uredbe. Glede vabila vinogradnikov in vinarjev IP pojasnjuje, da podatki vinarjev, ki so v zvezi z opravljanjem dejavnosti vinarstva in so vpisani v register pridelovalcev vina in grozdja ne uživajo varstva osebnih podatkov (četudi gre zgolj za fizične osebe, ki niso registrirani kot s.p. ali kot pravna oseba). To pomeni, da za uporabo kontaktnih podatkov pridelovalcev vina in grozdja za namen kontaktiranja v zvezi z njihovo dejavnostjo ni treba zagotoviti pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov ali drugih obveznosti po Splošni uredbi. Če ne gre za osebe, ki bi bile vpisane v register pridelovalcev vina in grozdja oziroma ni gotovo, da gre za podatke namenjene kontaktiranju vinarja v zvezi z njegovo dejavnostjo, velja spoštovati pravila varstva osebnih podatkov. V skladu z
- členom ZVOP-1 lahko občina na zakonito zbrane naslove ali naslove zbrane iz javno dostopnih virov tudi vabi na dogodke po navadni pošti (brez vnaprejšnje privolitve). Pri tem pa je treba posameznikom ponuditi jasno možnost, da lahko zahtevajo »prenehanje vabljenja« na tovrstne dogodke. Glede posredovanja podatkov RK z namenom organiziranja srečanja starejših občanov, IP pojasnjuje, da je treba v tem primeru ugotoviti, v kakšni vlogi nastopata RK in občina glede predvidenih obdelav osebnih podatkov v zvezi z organizacijo srečanja. Nastopata lahko v vlogah upravljavca, obdelovalca ali skupnega upravljavca. Slednje je odvisno od konkretnih okoliščin in namenov obdelav. Dalje sprašujete glede objave osebnih podatkov. V zvezi s tem vas zanima: Ali sme občina zakonito javno objaviti zapisnik javnega dela seje občinskega sveta, v katerem so navedena imena in priimki občanov (posameznikov), prisotnih na javnem delu seje? V primeru, da ne, ali se lahko šteje kot ustrezna privolitev jasno ustno izražena volja prisotnih občanov, da želijo biti poimensko navedeni v zapisniku? Zanima vas, ali glede na mnenje IP št. 0712-1/2019/1811 – to pomeni, da je treba pri vsakem posamezniku, ki se udeleži javnega dogodka (npr. koncerta, športne prireditve, srečanja starejših, prednovoletnih rajanj itd...), pridobiti ustrezno pisno privolitev? Ali smiselno enako velja tudi glede snemanja in objave posnetkov mestnih sej? V zvezi z vprašanjem št. 4 (osebni obisk, voščilo in obdarovanje s strani občinskega funkcionarja pri starostniku, ki je dosegel visok jubilej) – ali je lahko ustrezna ustna privolitev za objavo fotografij v lokalnem glasilu? Javnost zapisnika ali posnetka seje občinskega sveta, ki ga pripravi občina, je treba presojati pod pogoji dostopa do informacij javnega značaja, ki ga ureja ZDIJZ. ZDIJZ določa, da ni varovan osebni podatek, ki je v zvezi z izvajanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca ali ki je v zvezi z izvajanjem javne funkcije. Osebni podatki občana, ki prisostvuje občinski seji ali na njej javno predstavi svoje stališče, praviloma štejejo za varovane osebne podatke in jih je treba zato pred razkritjem prekriti skladno z institutom delnega dostopa. V primeru da bi občina ugotovila, da za objavo osebnih podatkov občana obstaja prevladujoč interes javnosti v smislu drugega odstavka
- člena ZDIJZ, potem ta določba lahko predstavlja samostojno pravno podlago za objavo. V nasprotnem primeru, pa je treba zagotoviti drugo ustrezno pravno podlago, ki izhaja iz člena 6 oz. 9 Splošne uredbe. Možni pravni podlagi za javno objavo osebnih podatkov v zapisniku občinske seje sta tako: osebna privolitev posameznika iz člena 6
(1)(a) Splošne uredbe; pravna podlaga zakonitih interesov po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 v povezavi s členom 6
(1)(e) Splošne uredbe. O slednjem je treba presojati za vsako objavo posebej. Smiselno enako velja tudi glede snemanja in objave posnetkov občinskih sej pri čemer mora biti snemanje sej urejeno v aktih občine. Občinski svet ima vselej možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom (ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje). IP meni, da privolitev kot podlaga za javno objavo osebnih podatkov iz zapisnika ali posnetka seje lahko pride v poštev. V mnenju št. 0712-1/2019/310 z dne 14.02.2019 glede snemanja občinskih sej in objave posnetkov IP navaja, da »če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (praviloma bo šlo za zagotavljanje javnosti dela občinskih organov), podana z udeležbo na seji.« Smiselno enako je torej lahko ustrezno tudi glede objave podatkov na zapisnikih. Če pa občina presodi, da so za objavo posnetkov ali zapisnika izpolnjeni pogoji po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 v povezavi s členom 6
(1)(e) Splošne uredbe, potem je potrebno tudi, da se prisotne na seji obvesti o tem, da bodo njihove izjave posnele, zavedle v zapisnik in objavile skupaj z njihovimi imeni in priimki ter da imajo možnost navedenim objavam nasprotovati (pravica do ugovora po členu 21). Izjavljene pravice do ugovora je treba spoštovati oziroma jih skladno obravnavati. Zoper odgovor upravljavca v zvezi s to pravico imajo posamezniki možnost pritožbe pred IP. IP ob tem priporoča, da upravljavec zadrži objave do zaključka vseh postopkov v zvezi z uveljavljanjem pravic do ugovora. Od objav posnetkov sej, zaradi uresničevanja pravice javnosti do obveščenosti po drugem odstavku 39. člena Ustave RS, pa je treba ločiti primere, ko gre za snemanje in objavo posnetkov drugih dogodkov (npr. koncerta, športne prireditve, srečanja starejših, prednovoletnih rajanj itd..). Objava posnetkov formalnih sej demokratičnih teles (kjer se z objavo uresničuje tudi ustavna pravica dostopa do informacij javnega značaja) je namreč bistveno različna v primerjavi z objavo posnetkov družabnih dogodkov, kjer objava ne zasleduje cilja transparentnega delovanja države. Primera sta torej bistveno različna tako z vidika legitimnosti cilja kot tudi z vidika tveganja za poseg v upravičeno pričakovano zasebnost. IP ugotavlja, da iz vašega vprašanja izhaja zmotno tolmačenje stališča IP iz mnenja št. 0712-1/2019/1811, češ da IP zahteva zbiranje pisnih privolitev. IP v navedenem mnenju NE zahteva, da je za vsakršno snemanje javnih prireditev in objavo posnetkov, treba zbrati privolitve. IP pa po drugi strani navaja, da privolitev najverjetneje ne bo več prišla v poštev kot pravna podlaga za snemanje in objavo posnetkov javnega dogodka, če se domneva, da je udeleženec privolil v vse možne obdelave osebnih podatkov že s samo udeležbo na dogodku. Privolitev po členu 6
(1)(a) Splošne uredbe mora namreč izpolnjevati določene strožje pogoje, kot je veljalo po ZVOP-1 in če upravljavec ugotovi, da za javno objavo potrebuje privolitev, potem mora ta izpolnjevati pogoje veljavne privolitve. IP pa v mnenju št. 0712-1/2019/1811 posebej navaja, da »kadar glede na okoliščine upravljavec presodi, da so zagotovljeni pogoji za obdelavo na podlagi člena 6
(1)(f) Splošne uredbe, potem za javno objavo ni treba zbirati osebnih privolitev. Če upravljavec ugotovi, da glede na konkretne okoliščine niso izpolnjeni pogoji za obdelavo na podlagi zakonitega interesa, potem za zagotovitev ustrezne pravne podlage mora zbrati osebne privolitve.« Glede objave fotografij v lokalnem glasilu IP še pojasnjuje, da kadar o dogodkih poročajo (lokalni) mediji gre v tem primeru za izvrševanje svobode izražanja po 39. členu Ustave RS. Kolikor bi pri tem prišlo do posega pravico do varstva osebnih podatkov, je treba v konkretnem primeru presoditi ali je za objavo fotografije treba zagotoviti ustrezno pravno podlago v smislu Splošne uredbe. V primeru, da gre za obdelavo osebnih podatkov, kjer je treba zagotoviti ustrezno pravno podlago, pa so v konkretnem primeru lahko izpolnjeni tudi pogoji za fotografiranje in objavo na podlagi členov 6
(1)(f) oziroma 6
(1)(e), odvisno od narave upravljavca in drugih konkretnih okoliščin objave. Postavljajte tudi vprašanje o primeru, ko kandidat za zaposlitev poleg vloge za zaposlitev posreduje tudi drugo dokumentacijo (npr. fotokopirano osebno izkaznico, potrdila različnih društev o aktivnosti, priznanja...), ki neposredno ne vpliva na prijavo na konkretno delovno mesto, a kandidat ob vlogi navede tudi, da želi, da delodajalec hrani posredovane osebne podatke (torej tudi kopijo osebne izkaznice in ostala potrdila) za morebitne kasnejše zaposlitve. Zanima vas ali se takšna zahteva, da delodajalec hrani takšne dokumente, lahko šteje kot podana privolitev po a) točki člena 6 GDPR? IP meni, da opisana izjava lahko kaže na privolitev (v smislu člena 6
(1)(a) Splošne uredbe) oziroma na izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe (v smislu člena 6
(1)(
- b)Splošne uredbe). Splošna uredba predpisuje pogoje veljavne privolitve. Če izjava zaposlenega izpolnjuje vse pogoje veljavne privolitve po Splošni uredbi (kar je odvisno od konkretnih okoliščin in besedila takšne izjave), potem je takšna privolitev lahko ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Navedena izjava kandidata, pa se lahko šteje tudi na za izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (na morebitnem prihodnjem razpisu). Če dokazil, ki jih je predložil kandidat, delodajalec ne potrebuje niti za morebitne prihodnje razpise, potem je v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov treba dokumente vrniti kandidatu. Lep pozdrav, Informacijski pooblaščenec Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav. Svetovalec Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026