Uporaba službenega telefona in službenega računalnika + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.01.2020 Številka: 07121-1/2020/38 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Svetovni splet --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Svetovni splet Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje glede uporabe službenega telefona in službenega računalnika Glede uporabe telefona sprašujete, če podjetje dodeli delavcu telefon, ali ima potem podjetje avtomatsko dovoljenje, da dostopa do podatkov na telefonu. To vključuje dostop do sms sporočil, lokacije, pomnilnika telefona (slike/video) ipd. Ali lahko podjetje dostopa do teh informacij brez da predhodno o tem obvesti oz. seznani delavca? Zanima vas tudi, kaj so dolžnosti delavca, kateremu je bil dodeljen telefon, če v pogodbi o zaposlitvi ni nikjer določena uporaba telefona? Ali mora biti delavec na ta telefon dosegljiv izven delovnega časa? Glede uporabe (stacionarnega) računalnika pa sprašujete, ali ima lahko delavec na službenem računalniku shranjene osebne podatke: npr. slike, kakšne pdf/word dokumente... (legalne stvari), ter je prijavljen v osebni mail (gmail, outlook...). Zanima vas tudi, ali lahko podjetje brez predhodnega obvestila (in možnosti odstranitve osebnih podatkov iz računalnika), naredi varnostne kopije celotnega računalnika in s tem tudi osebnih podatkov na oddaljeni strežnik, kamor delavec nima dostopa? Zanima vas, ali sme delavec dostopati oz. zahtevati izbris podatkov iz tega oddaljenega strežnika, ter kako je delavec lahko prepričan, da so podatki res odstranjeni? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da je glede uporabe službenih sredstev in nadzora delodajalca nad njimi pisal v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ V smernicah najdete veliko odgovorov na vaša vprašanja, kolikor pa ne, jih podajamo v nadaljevanju. Kot pojasnjujemo v smernicah je ključno, da podjetje oziroma organizacija v svojih internih aktih zaposlene jasno, natančno, vnaprej in transparentno obvesti o dopustni rabi službenih sredstev, kot so računalniki, telefoni in tiskalniki ter storitev, kot so uporaba interneta in elektronske pošte. Pravila morajo biti natančna in razumljiva, menimo pa, da je splošna prepoved uporabe službenih sredstev v zasebne namene nerealna. Prav tako se delodajalec ne sme zanašati na to, da lahko z ureditvijo pravil v internih aktih pridobi (avtomatsko) pravico do poseganja v komunikacijsko in informacijsko zasebnost zaposlenih. Priporočila glede vaših vprašanj daje tudi Svet ministrov v priporočilu iz leta 2015 (Priporočilo o varstvu osebnih podatkov v zvezi z zaposlovanjem (CM/Rec/2015/5), 1.4.2015), ki ga najdete na: https://wcd.coe.int/ViewDoc.jsp?Ref=CM/Rec%282015%295&Language=lanEnglish&Ver=original&Site=CM&BackColorInternet=DBDCF2&BackColorIntranet=FDC864&BackColorLogged=FDC864 Kot pojasnjujejo bi se morali delodajalci izogibati neupravičenim posegom v pravico do zasebnosti, ne glede na vrsto uporabljene IKT opreme, kar vključuje dostop do zasebnih podatkov in vsebin, kot so slike, filmi in datoteke. Zaposleni bi morali biti primerno in periodično obveščeni z jasnimi določbami internih aktov o namenih obdelave, rokih hrambe (prometnih) podatkov in elektronske korespondence. Dostop do službenih elektronskih komunikacij mora biti vnaprej opredeljen in nujen zaradi varnosti ali drugih legitimnih razlogov. V primeru odsotnih zaposlenih se lahko sprejmejo samo nujni posegi ob upoštevanju sorazmernosti. Vsebina, pošiljanje in sprejemanje zasebnih elektronskih sporočil na delovnem mestu ne sme biti nadzorovano. Ob prekinitvi delovnega razmerja je treba deaktivirati poštni predal zaposlenega; sporočila, ki jih potrebuje delodajalec, pa naj bi ta pridobil pred odhodom zaposlenega. Delodajalec se lahko po drugi strani odločil, da ne bo dopustil dostopa do določenih spletnih strani ali storitev, če meni, da to ni potrebno zaradi narave delovnega razmerja ali da te predstavljajo varnostne grožnje. Blokiranje dostopa do določenih spletnih strani mora biti transparentno do zaposlenih in je lahko izvedeno vnaprej, ne sme pa delodajalec naknadno pregledovati, kdaj in katere spletne strani so bile obiskovane s strani zaposlenih. Vpogled v te podatke bi bil, tako kot pri vseh službenih sredstvih, dopusten le v izjemnih primerih (npr. reševanje uporabniških težav - nedostopnost določene spletne strani, reševanje varnostnih incidentov - okužba računalnika zaradi obiska nevarne spletne strani) in pod (ustavno in zakonsko skladnimi!) pogoji, določenimi v internem aktu delodajalca. Glede dolžnosti delavca, kateremu je bil dodeljen telefon, če v pogodbi o zaposlitvi ni nikjer določena uporaba telefona in ali delavec mora biti na ta telefon dosegljiv izven delovnega časa menimo, da gre za vprašanje, ki ni neposredno povezano z varstvom osebnih podatkov in je predvsem predmet dogovora med delodajalcem in zaposlenim, upoštevana pa mora biti narava delovnega razmerja in načelo sorazmernosti, kar pa je zelo odvisno od konkretnih okoliščin delovnega razmerja in se lahko bistveno razlikuje, zato ne moremo biti bolj konkretni (primerjate npr. delovno mesto varnostnika v nuklearki, računovodje ali pa osebe za komuniciranje z javnostmi glede zahtev narave delovnega mesta po dosegljivosti). Zaposleni kot posameznik ima pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in lahko to pravico uveljavlja tudi zoper delodajalca. Pri tem pa je treba upoštevati, da se lahko na računalniku nahajajo zelo različni podatki in datoteke, pri čemer ne sodijo vsi med osebne podatke posameznika, do katerih bi bil upravičen na podlagi pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov (primerjate npr. preglednico s poslovnimi analizami, zasebne fotografije ali pa službeno elektronsko korespondenco). Kot tudi za ostalo velja, da bi morala biti pravila glede izdelovanja varnostnih kopija jasn in natančna ter vnaprej znana zaposlenim (npr. kateri pogoni se kopirajo in kateri ne, kako pogosto, morebitne izjeme glede velikosti in formatov datotek itd.). S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026