Uporaba kontaktov - e-naslovov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.02.2020 Številka: 07121-1/2020/128 Kategorije:Elektronska pošta, Evidence dejavnosti obdelave , Pravne podlage --> Kategorije: Elektronska pošta, Evidence dejavnosti obdelave, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, katere kontakte je dopustno uporabljati pri komunikaciji z elektronskimi sporočili. Navajate naslednje primere: Oseba A je pri delu in stikih pridobila veliko poslovnih vizitk. Ali lahko na vizitkah zapisane podatke uporabi za osebno komunikacijo (npr. za sporočila iz svojega osebnega elektronskega naslova na pridobljene naslove)? Oseba B si je ustvarila veliko število kontaktov na LinkedInu. Ali lahko poleg sporočil po mreži LinkedIn in objav svoji skupini na LinkedInu uporabi tudi kontaktno elektronsko pošto, ki jo večina uporabnikov zapiše v svoj profil in je tam dostopna sprejetim kontaktom? Ali lahko član neke organizacije zaprtega tipa uporabi kontakte ostalih članov, tudi tistih iz drugih klubov, ki jih ne pozna osebno? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Uvodoma IP poudarja, da lahko posamezne primere obdelave osebnih podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega postopka. V mnenju lahko zato poda zgolj splošna pojasnila z vidika varstva osebnih podatkov, ne more pa dokončno presojati ustreznosti konkretnega ravnanja določenih subjektov. Skladno s členom 4
(1)Splošne uredbe je osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Obdelava pa v skladu s členom 4
(2)Splošne uredbe pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. IP izpostavlja, da se Splošna uredba uporablja za obdelavo osebnih podatkov v celoti ali delno z avtomatiziranimi sredstvi in za drugačno obdelavo kakor z avtomatiziranimi sredstvi za osebne podatke, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke (člen 2
(1)Splošne uredbe). Ta uredba pa se ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani fizične osebe med potekom popolnoma osebne ali domače dejavnosti (člen 2
(2)(
- c)Splošne uredbe). Če se torej določen elektronski naslov posameznika uporabi za povsem osebno komunikacijo, takšno ravnanje ni podvrženo določbam Splošne uredbe. Nadalje IP pojasnjuje, da so osebni podatki le tisti podatki, ki določajo posameznika oziroma je na njihovi podlagi posameznika mogoče določiti. Splošna uredba namreč varuje le osebne podatke, ne pa tudi podatke pravnih oseb ter druge podatke. Zato splošni elektronski naslovi podjetij (npr. info@podjetje.si), ki so namenjeni komuniciranju s poslovnim subjektom in se ne nanašajo na določljivo fizično osebo, niso osebni podatki in zanje pravila varstva osebnih podatkov ne veljajo. Elektronski naslovi zaposlenih v podjetjih (npr. ime.priimek@podjetje.
- si)ter osebni elektronski naslovi pa predstavljajo osebne podatke in zanje določbe Splošne uredbe veljajo. To pomeni, da je za zakonito obdelavo elektronskih naslovov posameznikov, torej tudi za pošiljanje elektronskih sporočil na ta naslov (razen če gre za pošiljanje elektronskega sporočila s strani fizične osebe med potekom popolnoma osebne ali domače dejavnosti) treba imeti eno izmed pravnih podlag iz člena 6 Splošne uredbe. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. IP meni, da se lahko imetnika poslovne vizitke v primerih, ko sam izroči njegovo poslovno vizitko, lahko kontaktira kot poslovni kontakt in njegova dodatna privolitev ni potrebna. Ob tem pa je treba upoštevati, da gre za predstavnika podjetja in mu kot takemu pošiljati ponudbe v tem okviru, ne pa uporabljati teh podatkov v druge namene (npr. neposredno trženje, namenjeno posamezniku). Podobno velja za uporabo elektronskega naslova, ki ga določena oseba prostovoljno objavi na LinkedIn-u. Pomembno je upoštevati, za kakšno vrsto elektronskega naslova gre, način objave ter namen pošiljanja elektronskega sporočila. Z vidika dolžnosti določenega podjetja je treba še ločiti, ali gre za zbirko upravljavca (podjetja), ali gre za zbirke podatkov, ki jih samostojno vodijo zaposleni. Če gre za zbirko podatkov poslovnih strank, s katero upravlja podjetje in ta vsebuje tudi osebne podatke, potem je treba za to zbirko (kot tudi za ostale) skladno z določbami člena 30 Splošne uredbe vzpostaviti evidenco dejavnosti in v njej navesti podatke, kot jih zahteva navedeni člen uredbe. Za zbirko je treba zagotoviti tudi ustrezno varnost (32. člen Splošne uredbe). Če gre zgolj za kontaktne podatke, s katerimi upravljajo posamezni zaposleni (npr. adresar posameznega zaposlenega, nabor prejetih vizitk ipd.), s katerim samostojno upravlja posamezni zaposleni neodvisno od podjetja in ima praviloma samo on dostop do svojih kontaktov, potem v tem primeru tega ne bi šteli za zbirko upravljavca (podjetja) in omenjene evidence ni treba vzpostaviti. Glede obdelave osebnih podatkov v organizacijah zaprtega tipa (npr. v društvih) IP meni, da kadar takšne organizacije izvajajo dejavnosti, ki jih določajo njihova notranja pravila delovanja, potem obdelava osebnih podatkov praviloma poteka na podlagi točke
- b)oziroma točke
- f)člena 6
(1)Splošne uredbe. Osebni podatki članov se torej lahko obdelujejo brez njihove privolitve, ko organizacije obdelujejo podatke v zvezi s svojo dejavnostjo, kar lahko člani upravičeno pričakujejo (npr. vabljenje na seje, sestanke društva, obračun morebitne članarine, itd.). Kadar pa gre za dejavnost obdelave podatkov, ki je člani ne bi mogli upravičeno pričakovati (ker npr. to ni predvideno z akti), potem je treba od članov pridobiti njihove privolitve. Več o obdelavi osebnih podatkov v zvezi z elektronsko pošto si lahko preberete tudi v že izdanih mnenjih IP, ki so dostopna na spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026