Varnostnega pregleda video (avi) in zvočnih (mp3) datotek - IPRS

Varnostnega pregleda video (avi) in zvočnih (mp3) datotek + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.03.2020 Številka: 07121-1/2020/354 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje in sicer ima kot pojasnjujete delodajalec sprejete smernice in varnostno politiko glede IT in varnosti informacij/podatkov, kjer je jasno zapisano, da:« Vsi zagotovljeni viri, informacijski sistemi in aplikacije se smejo uporabljati zgolj za poslovne namene - zasebna uporaba je prepovedana. To še posebej velja za splošno zagotovljene storitve kot sta internet in elektronska pošta«. Delodajalca zanima, ali lahko naredi varnostni pregled video (avi) in zvočnih (mp3) datotek. Obstaja sum, da se na službenih pomnilniških medijih nahajajo privatne datoteke, ki bi lahko bile v sporu z avtorskimi pravicami omenjenih video in zvočnih datotek. Sprašujete nas še, ali je potrebno delavce opozoriti, da predhodno odstranijo takšne vsebine in se nato izvede varnostni pregled ter kako je z drugimi vrstami datotek (na primer slike), ki nakazujejo privatno lastnino in se nahajajo na službenih računalnikih in strežnikih? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da je na temo varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih in nadzora nad službenimi sredstvi zaposlenih izdal obširne smernice, ki so na voljo na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ V smernicah smo med drugim pojasnili, da je popolna prepoved uporabe službenih sredstev v neslužbene namene nerealna in neizvedljiva. Če drugega ne, je povsem nerealno in nesorazmerno pričakovati, da zaposleni ne smejo na splet po informacije ali pa da ne odpirajo elektronsko pošto zasebne narave, ki so jo prejeli na službeni ali zasebni naslov elektronske pošte, s tem pa že kršijo tovrstno pravilo delodajalca. Delodajalec ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu, kar izhaja že iz
8. člena ZDR-
9. Ta določa, da delodajalec varuje in spoštuje delavčevo osebnost ter upošteva in ščiti njegovo zasebnost. Slednje izhaja tudi iz sodne prakse Evropskega sodišča za človekove pravice (ESČP; primeri: Halford v. Združeno kraljestvo, Copland v. Združeno kraljestvo). Vsaka oblika nadzora, ki pomeni poseg v pravico do zasebnosti, mora biti bodisi vnaprej utemeljena in transparentno predstavljena zaposlenim v internih aktih podjetja (v kakšnih primerih, na kakšen način in kdo ga lahko izvaja) bodisi imeti zakonsko podlago ter biti skladna z ustavnimi določili glede varstva zasebnosti. Ključni element sodne prakse ESČP je namreč v tem, da je sodišče oblikovalo standard utemeljenosti pričakovanja zasebnosti delavcev na delovnem mestu. Pri tem je pomembno, ali lahko zaposleni subjektivno in objektivno v določenih okoliščinah predvidi oblike nadzora. Torej ali je bil vnaprej natančno seznanjen s tem, kaj, kdaj in v kakšnem obsegu je lahko predmet nadzora. Sama opredeljenost nadzora v internih aktih pa še ne pomeni, da je vsak tak nadzor tudi dopusten – predhodna obveščenost zaposlenih je tako potrebni, ne pa nujno tudi zadostni pogoj za zakonitost nadzora uporabe delovnih sredstev, ki vključuje obdelavo osebnih in/ali komunikacijskih podatkov. Delodajalec mora delavcu vnaprej v internih aktih predstaviti meje pričakovane zasebnosti pri uporabi delovnih sredstev, pri čemer mora upoštevati, da je absolutna prepoved uporabe službenih sredstev v zasebne namene nerealna in zato nesprejemljiva rešitev. Tudi Sveta ministrov »Priporočilo o varstvu osebnih podatkov v zvezi z zaposlovanjem« (CM/Rec/2015/5), 1.4.2015 (dostopno na: https://wcd.coe.int/ViewDoc.jsp?Ref=CM/Rec%282015%295&Language=lanEnglish&Ver=original&Site=CM&BackColorInternet=DBDCF2&BackColorIntranet=FDC864&BackColorLogged=FDC864) navaja, da bi se delodajalci morali izogibati neupravičenim posegom v pravico do zasebnosti, ne glede na vrsto uporabljene IKT opreme. Zaposleni bi morali biti primerno in periodično obveščeni z jasnimi določbami internih aktov o namenih obdelave, rokih hrambe (prometnih) podatkov in elektronske korespondence (točka 14.1.). Dostop do službenih elektronskih komunikacij mora biti vnaprej opredeljen in nujen zaradi varnosti ali drugih legitimnih razlogov. V primeru odsotnih zaposlenih se lahko sprejmejo samo nujni posegi ob upoštevanju sorazmernosti. Vsebina, pošiljanje in sprejemanje zasebnih elektronskih sporočil na delovnem mestu ne sme biti nadzorovano (točka 14.4.). Glede na navedeno menimo, da bi morali biti tudi pregledi, ki jih omenjate, vnaprej transparentno in jasno opredeljeni v internih aktih podjetja – zaposlene je treba vnaprej jasno obvestiti, da ni dovoljeno hraniti datotek, ki kršijo pravice iz naslova avtorske oziroma intelektualne lastnine; pozvati jih, da tovrstne datoteke izbrišejo ali odstranijo ni sporno. Navedeno pa še ne pomeni, da sme delodajalec vsepovprek pregledovati pomnilniške medije zaposlenih, ne glede na vrsto datoteke. Morebitni nadzor bi moral biti najprej utemeljen, opredeljen v internih aktih delodajalca in vnaprej transparentno predstavljen zaposlenim, dokumentiran, pri izvajanju pa je treba strogo upoštevati načelo sorazmernosti in se izogibati nesorazmernim posegom v zasebnost zaposlenih. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026