Objavljanje zapisnikov - IPRS

Objavljanje zapisnikov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.03.2020 Številka: 07121-1/2020/344 Kategorije:Društva, Pravne podlage --> Kategorije: Društva, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 18. 2. 2020 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem izpostavljate dilemo v zvezi z objavljanjem zapisnikov sej različnih organov znotraj društev (izvršni odbor, strokovni odbor…) – po uveljavitvi Splošne uredbe o varstvu podatkov naj bi namreč zakrožila informacija, da se zapisniki ne smejo več javno objavljati. Prosite za mnenje, ali se zapisniki smejo javno objavljati (v kolikor ne vsebujejo osebnih podatkov oz. so le-ti zakriti) in če se ne smejo, kako se zagotavlja ustrezna obveščenost članstva, saj ti organi sprejemajo odločitve, ki bistveno vplivajo na delovanje društev. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Javna objava zapisnikov bi bila v vašem primeru dopustna v primeru, da ne bi vsebovali osebnih podatkov ali če bi bili zapisniki v smislu osebnih podatkov v celoti anonimizirani. Zapisnike, ki vsebujejo osebne podatke, je dopustno javno objaviti tudi v primeru, če tako določa področna zakonodaja. Kadar gre za objavo zapisnikov znotraj društva, seznanitev z varovanimi osebnimi podatki, ki so del zapisnika, načeloma ni sporna, če gre za vsebino, ki zadeva vse člane društva. Obrazložitev: Splošna uredba osebni podatek opredeljuje kot katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, določljiv posameznik pa je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika, obdelavo osebnih podatkov pa kot vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Nadalje Splošna uredba podrobno razčlenjuje pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov, in sicer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. V zvezi z vašim vprašanjem je potrebno v prvi vrsti izpostaviti, da Splošna uredba obravnava varstvo osebnih podatkov, zato ne more predstavljati podlage za prepoved objavljanja zapisnikov, ki osebnih podatkov ne vsebujejo. V primeru, da bi predmetni zapisniki osebne podatke vsebovali, pa je potrebno upoštevati vse okoliščine objave, zlasti, ali gre za javno ali notranjo objavo osebnih podatkov. Javna objava zapisnikov, ki bi vsebovali osebne podatke, bi bila dopustna v primeru, da bi bili osebni podatki v celoti prekriti oziroma anonimizirani. Zapisnike, ki vsebujejo osebne podatke, je dopustno javno objaviti tudi v primeru, če tako določa področna zakonodaja, npr. zakon določi, da je določene osebne podatke potrebno objaviti (zakonitost obdelave v skladu s točko (
7. c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Kadar gre za objavo zapisnikov znotraj društva, načeloma tudi objava varovanih osebnih podatkov, ki so del zapisnika, ni sporna, če gre za vsebino, ki zadeva vse člane društva; v tem primeru bi bila zakonitost obdelave lahko utemeljena skozi točki (
8. a)in (
9. f)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. S spoštovanjem, Pripravila: Mojca Leitinger Okršlar, državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
10. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026