Rok hrambe podatkov iz evidence o izrabi delovnega časa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.02.2020 Številka: 07121-1/2020/253 Kategorije:Delovna razmerja, Rok hrambe OP --> Kategorije: Delovna razmerja, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas sprašujete, ali lahko dnevne vpise v evidenco o izrabi delovnega časa vodite le 5 let (in ne trajno, kot to določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti), trajno pa bi hranili le izvožene mesečne kumulativne podatke iz evidence prihodov in odhodov, ki so podlaga za obračun plače. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov oziroma za zagotavljanje zakonitosti obdelave so naštete v členu 6
(1)Splošne uredbe. V primeru, ki ga opisujete, je relevantna točka c) člena 6
(1)Splošne uredbe, in sicer je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Zakonsko obveznost v tem primeru določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV), ki vsebuje kogentne določbe (določbe, od katerih ni dovoljeno odstopati) o vrstah in vsebini evidenc na področju dela in socialne varnosti in rokih hrambe.
- člen ZEPDSV tako določa vsebino evidence o izrabi delovnega časa s podatki, ki jih delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca. Delodajalec vpisuje: podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
- člen omenjenega zakona pa določa natančen začetek vzpostavitve evidence za posameznega delavca in rok hrambe podatkov v njej. Prvi odstavek določa, da se evidenca o izrabi delovnega časa začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Drugi odstavek pa določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Vaše prizadevanje za spoštovanje duha in določb Splošne uredbe je vredno pohvale, vendar je v konkretnem primeru skrb, da bi prišlo do prekomerne obdelave osebnih podatkov, odveč. Zakonodajalec je namreč predpisal natančno vsebino evidence in določil trajno hrambo v njej vsebovanih podatkov in torej sam opravil test sorazmernosti, ki preprečuje prekomerno obdelavo osebnih podatkov. Dejstvo, da morajo upravljavci obdelovati določene podatke za izpolnitev zakonskih obveznosti, je predvideno z določbo člena 6
(1)(
- c)Splošne uredbe. Vodenje evidenc po ZEPDSV je vaša dolžnost, ki jo morate natančno spoštovati, torej morate trajno hraniti dnevne vpise podatkov, ki so natančno našteti. Če bi sami zase določili drugačen rok hrambe, bi navedeno določbo kršili. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc Svetovalka pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026