Obdelava podatkov iz kazenske evidence + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.04.2020 Številka: 07121-1/2020/501 Kategorije:Delovna razmerja, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Privolitev, Uradni postopki --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Privolitev, Uradni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s pridobivanjem in nadaljnjo obdelavo podatkov iz kazenske evidence za zaposlene, ki opravljajo delo v dejavnostih, ki jih izvajate na podlagi podeljenega javnega pooblastila s strani Agencije za varnost v prometu. Zanima vas, ali ste na podlagi
- člena Zakona o motornih vozilih in v povezavi z 250.a členom Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij upravičeni do pridobivanja podatkov iz kazenske evidence ministrstva oziroma če temu ni tako, ali ste do teh podatkov upravičeni na podlagi vsakokratne pisne privolitve zaposlenega. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Pravne podlage so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe. Skladno s členom 6
(1)(c) je obdelava med drugim zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Na podlagi člena 10 Splošne uredbe pa se obdelava osebnih podatkov v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški ali s tem povezanimi varnostnimi ukrepi na podlagi člena 6
(1)izvaja le pod nadzorom uradnega organa ali če obdelavo dovoljuje pravo Unije ali pravo države članice, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Kakršni koli celoviti registri kazenskih obsodb se vodijo samo pod nadzorom uradnega organa. V primeru obdelave osebnih podatkov delavcev je treba primarno izhajati iz
- člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS, v nadaljevanju ZDR–1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebne podatke delavcev, za zbiranje katerih ne obstaja več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Na podlagi navedene zakonske določbe bi lahko kot delodajalec načeloma pridobivali določene podatke iz kazenskih evidenc, vendar le za tiste delavce, ki so zaposleni na delovnih mestih, za katera se izpolnitev določenega kriterija, ki izhaja iz kazenske evidence, zahteva kot pogoj za zaposlitev. Tovrsten pogoj določa tudi Zakon o motornih vozilih (Uradni list RS, št. 75/17, v nadaljevanju ZMV), in sicer v
- členu predpisuje, da izvajalci nalog, ki jih opravljajo tehnične službe, strokovne organizacije in pooblaščene registracijske organizacije, ne smejo biti pravnomočno obsojeni na nepogojno kazen zapora za kaznivo dejanje zoper življenje in telo, človekove pravice in svoboščine, delovno razmerje in socialno varnost, pravni promet, premoženje, gospodarstvo, spolno nedotakljivost, uradno dolžnost, javna pooblastila in javna sredstva, javni red in mir ali varnost javnega prometa, za primere, ko kazen še ni bila izbrisana. Izvajalcem nalog v tehničnih službah, strokovnih organizacijah in pooblaščenih registracijskih organizacijah agencija za varnost v prometu pooblastilo odvzame, če navedenega pogoje ne izpolnjujejo. Agencija za varnost v prometu po uradni dolžnosti enkrat letno preverja izpolnjevanje pogojev o kaznovanosti. Področni zakon v smislu členov 6
(1)(c) in 10 Splošne uredbe, ki ureja dajanje podatkov iz kazenske evidence, pa je v konkretnem primeru Zakon o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/06 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 40/09, 9/11 – ZP-1G, 96/12 – ZPIZ-2, 109/12, 54/15 in 11/18, v nadaljevanju ZIKS-1). V šestem odstavku 250.a člena ZIKS-1 je določeno, da ministrstvo posreduje podatke iz kazenskih evidenc o neizbrisani obsodbi državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcem javnih pooblastil, na obrazloženo zahtevo pa tudi pravnim osebam in zasebnim delodajalcem, če še trajajo pravne posledice obsodbe ali varnostni ukrepi, in če imajo te osebe za prejem podatkov upravičen, na zakonu utemeljen interes. Pravilnik o kazenskih evidencah (Uradni list RS, št. 3/18, v nadaljevanju Pravilnik) glede dajanja podatkov iz kazenskih evidenc v
- členu še določa, da se smejo podatki iz kazenskih evidenc dati pod pogoji, v obsegu in na zahtevo oseb, določenih z zakonom, ter na način, ki ga določa ta pravilnik. Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc vsebuje podatke o fizični oziroma pravni osebi, na katero se zahteva nanaša, namen in pravno podlago za pridobitev podatkov, če se zahteva ne nanaša na vpogled v lastne osebne podatke, in podatke o vlagatelju. Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc se vloži na obrazcu št. 1 za fizične osebe in obrazcu št. 2 za pravne osebe, ki sta kot Priloga II sestavni del tega pravilnika (prvi odstavek
- člena Pravilnika). Ministrstvo nato preveri, ali je zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc v skladu z zakonom, ki določa pogoje, obseg in upravičene osebe za pridobitev podatkov, in s tem pravilnikom (prvi odstavek
- člena Pravilnika). Ministrstvo na zahtevo iz
- člena tega pravilnika izda potrdilo, ki vsebuje naslednje podatke o fizični ali pravni osebi, na katero se zahteva nanaša:
- ime in priimek fizične osebe, naziv oziroma firmo pravne osebe;
- enotno matično številko občana za fizično osebo, matično številko za pravno osebo;
- naslov stalnega oziroma začasnega bivališča za fizično osebo, sedež in poslovni naslov pravne osebe (ulica in hišna številka, poštna številka in pošta);
- podatke iz ustrezne evidence;
- opredelitev namena in pravne podlage za posredovanje podatkov. Ministrstvo izda takšno potrdilo na obrazcih št. 1, 2, 3 ali 4, ki so kot Priloga III sestavni del tega pravilnika (prvi in drugi odstavek
- člena Pravilnika). Iz navedenih določb po mnenju IP izhaja, da ste kot delodajalec načeloma upravičeni iz kazenskih evidenc pridobiti tiste podatke delavcev, ki jih potrebujete za dokazovanje izpolnjevanja pogojev o kaznovanosti za izvajanje dejavnosti iz
- člena ZMV. O utemeljenosti posamezne zahteve pa odloča Ministrstvo za pravosodje. Zato IP ponovno izpostavlja, da v okviru tega mnenja ne more dokončno presoditi, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in konkretne podatke izpolnjeni zakonski pogoji za pridobitev podatkov iz kazenske evidence niti odločati, ali je v zvezi s tem podan upravičen, na zakonu utemeljen interes, saj je to naloga in odgovornost upravljavca. Glede pridobivanja delavčevih osebnih podatkov na podlagi privolitve po členu 6
(1)(a) Splošne uredbe pa utemeljeno izpostavljate težavo, če delavec ne bi privolil, da iz kazenske evidence pridobivate njegove osebne podatke, ki jih sicer potrebujete za dokazovanje izpolnjevanja zakonskih pogojev za opravljanje dejavnosti iz 59. člena ZMV oziroma če teh podatkov ne bi predložil delavec sam. Ob tem se namreč postavlja vprašanje predvsem delovnopravne narave, tj. kakšne možnosti ima v takšnih okoliščinah delodajalec (morebitno premestitev na drugo delovno mesto ali celo prekinitev delovnega razmerja). Privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, namreč pomeni vsako prostovoljno, izrecno, informirano in nedvoumno izjavo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj (člen 4
(11)Splošne uredbe). Privolitev torej ne sme biti pogojevana ali izsiljena, temveč mora biti povsem prostovoljna. Obdelava delavčevih osebnih podatkov s strani delodajalca na podlagi privolitve je zato dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev privolitve nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj, kar pa bi v konkretnem primeru težko zagovarjali. Zato IP meni, da je glede na obrazloženo ustreznejša pravna podlaga zakon v smislu člena 6
(1)(
- c)Splošne uredbe. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026