Soglasje izvajalcev projekta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.04.2020 Številka: 07120-1/2020/301 Kategorije:Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage, Privolitev --> Kategorije: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage, Privolitev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da vaše ministrstvo izvaja projekt, v katerem bo vključenih 14 projektnih partnerjev. Želeli bi pripraviti seznam oseb, ki se v projektnih organizacijah ukvarjajo s področjem, ki ga pokriva projekt (gre tudi za osebe, ki niso neposredno del projekta) ter seznam terenskih koordinatorjev (območnih enot različnih organizacij). Seznam bo interne narave in bo vseboval: ime, priimek, opis področja dela, službene telefonske številke in e-naslove. Seznam bodo prejele vse osebe na seznamu in drugi sodelavci projekta (projektni partnerji). Namen seznama je učinkovitejša in hitrejša neposredna komunikacija med izvajalci projekta in terenskimi sodelavci različnih organizacij ter krepitev sodelovanja in izmenjava izkušenj ter znanja. Sprašujete, kako pripraviti seznam, da bo skladen s Splošno uredbo ter ali potrebujete pisno soglasje oseb, ki so na seznamu. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Zakonita in poštena obdelava osebnih podatkov je naloga upravljavca osebnih podatkov, IP lahko v okviru mnenja poda le splošne razlage in usmeritve. Uvodoma pojasnjujemo, da mora biti za zakonito obdelavo osebnih podatkov podana ena izmed pravnih podlag, ki so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in sicer: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (
- f)se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Kadar gre za obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja, je na podlagi 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19, v nadaljevanju: ZDR-1) dopustno obdelovati osebne podatke zaposlenih tedaj, ko je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Poudarjamo pa tudi, da podatki, ki so povezani s porabo javnih sredstev ali z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke (tretji odstavek 6. člena ZDIJZ) in so dostopni kot informacija javnega značaja. Upoštevati je treba tudi pravne podlage v javnem sektorju, ki so opredeljene v prvem, drugem in četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1. Soglasje v javnem sektorju je mogoče podati tedaj, ko to določa zakon, brez podlage v zakonu pa le v primerih, ko ne gre za izvajanje javnih nalog. Ob tem dodatno opozarjamo, da je soglasje delavca mogoče pridobiti le izjemoma, če zavrnitev nima posledic na delovno razmerje oziroma delavčev pravni položaj. Predlagamo vam, da za vsako kategorijo oseb, ki ste jih navedli (zaposleni, osebe ki niso del projekta, terenski koordinatorji) preverite obstoj navedenih pravnih podlag. V kolikor boste na primer pri zaposlenih ali zunanjih sodelavcih ugotovili, da je obdelava osebnih podatkov na način, kot ste ga opredelili, nujno potrebna zaradi opravljanja naloge v javnem interesu (točka (
- e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), izvajanja pogodbe (točka (
- b)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali na primer nujna zaradi opravljanja nalog določenega zaposlenega (točka (
- c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z zgoraj citirano določbo ZDR-1), potem je to zadostna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Soglasje kot dodatna pravna podlaga (točka (
- a)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ni potrebna, lahko pa izjemoma predstavlja samostojno pravno podlago ob zgoraj navedenih omejitvah. Predlagamo vam, da skladno s 13. in 14. členom Splošne uredbe posameznikom podate ustrezne informacije glede obdelave osebnih podatkov. Pri sestavi seznama vam predlagamo, da skladno s t.i. »načelom najmanjšega obsega podatkov« obdelujete zgolj podatke, ki so nujno potrebni za dosego zastavljenega cilja in ga posredujete zgolj osebam, ki ga zaradi opravljanja svojih nalog dejansko potrebujejo. Vsak upravljavec osebnih podatkov pa mora sprejeti tudi primerne tehnične oz. organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, ki so navedeni v 24., 25. ter 32. členu Splošne uredbe in 24. členu ZVOP-1. Pravne podlage oziroma ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov pa je treba upoštevati tudi pri posredovanju tega seznama tretjim osebam, pri tem pa opozarjamo, da so nekateri podatki javnih uslužbencev, skladno z zgoraj citirano določbo ZDIJZ, javni. Več o tem si lahko preberete npr. v mnenju št. 07120-1/2020/36 z dne 24.1.2020. V kolikor gre za obdelavo osebnih podatkov oseb, zaposlenih pri pogodbenih partnerjih boste verjetno morali tudi premisliti o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov, skladno z 28. členom Splošne uredbe oziroma o določbah, ki zavezujejo skupne upravljavce (26. člen Splošne uredbe). Več informacij o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov in obdelavi v okviru delovnega razmerja si lahko preberete v že izdanih mnenjih na naši spletni strani in sicer z iskalnikom na www.ip-rs.si/vop. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., Svetovalka Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026