Kopiranje osebnih dokumentov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.03.2020 Številka: 07121-1/2020/425 Kategorije:Pogodbena obdelava podatkov, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Pogodbena obdelava podatkov, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Pojasnjujete, da ste finančna institucija v smislu Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT – 1), ki lahko hrani kopije uradnih osebnih dokumentov v elektronski obliki, v skladu z ZPPDFT -
- Dalje navajate, da je v pripravi projekt, ki bo vključeval uporabo skupne IT infrastruktura med vašo družbo in vašimi pogodbenimi partnerji – prodajalci motornih vozil (slednji nastopajo v razmerju do vaše družbe v vlogi obdelovalcev oz. nekateri tudi v vlogi »soupravljavcev«). Zanima vas, ali lahko obdelovalec oz. tudi »soupravljavec« vaši družbi posreduje elektronsko kopijo osebnega dokumenta posameznika prek omenjenega skupnega IT sistema - kar pomeni, da osebne dokumente pretvori v elektronsko obliko in vam jih posreduje, za namen skladen z ZPPDFT-
- Navajate, da bo sistem zagotavljal ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe skladno s pravili varstva osebnih podatkov. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Finančna institucija je glede na zakonodajo s področja preprečevanja pranja denarja po mnenju IP upravičena hraniti kopijo uradnega dokumenta v digitalni obliki samo v primeru izvajanja ugotavljanja in preverjanja istovetnosti na podlagi sredstva elektronske identifikacije v skladu s
- oziroma
- in
- členom ZPPDFT-
- Splošna uredba sicer ne predpisuje omejitev, da upravljavec ne bi mogel »prenesti« katerekoli obdelave osebnih podatkov s pogodbo ali drugim ustreznim aktom na obdelovalca. Kadar pa obdelava ni dopustna za upravljavca, potem je tudi obdelovalec ne more zakonito izvajati. IP uvodoma ugotavlja, da pojma »soupravljavec«, ki ga uporabljate v svojem dopisu, Splošna uredba ali ZVOP-1 ne opredeljujeta. Iz konteksta in vsebine vašega vprašanja IP sklepa, da ste s »soupravljavcem« imeli v mislih institut »skupnih upravljavcev«, ki ga ureja člen 26 Splošne uredbe. Od skupnih upravljavcev se ločijo »obdelovalci« osebnih podatkov, za katere velja zlasti določba člena 28 Splošne uredbe. Več o skupnih upravljavcih: Priporočila Informacijskega pooblaščenca glede skupnih upravljavcev Več o pogodbeni obdelavi: Smernice o pogodbeni obdelavi. Hramba elektronskih kopij osebnih izkaznic oziroma potnih listin je na podlagi
- člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11; ZOIzk-1) in 4.a člena Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11; ZPLD-1) sicer izrecno prepovedana, vendar pa je v določenih primerih dopustna na podlagi
- člena Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 68/16 in 81/19; v nadaljevanju ZPPDFT-1) v povezavi s
- oziroma
- členom ZPPDFT-
- Iz navedenega sledi, da bi finančna institucija kopijo uradnega dokumenta po mnenju IP v tem primeru lahko od stranke pridobila in hranila v digitalni obliki, če gre za izvajanje ugotavljanja in preverjanja istovetnosti na podlagi sredstva elektronske identifikacije. Splošna uredba sicer ne prepoveduje ali omejuje »predaje« katerekoli dejavnosti obdelave osebnih podatkov v pogodbeno obdelavo – tudi kadar je nacionalni zakon neposredna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Ker pa je po mnenju IP digitalna hramba uradnih dokumentov dopustna le v povezavi s
- oziroma
- členom ZPPDFT-1 – torej kadar gre za elektronsko identifikacijo – hramba elektronske kopije uradnega dokumenta v primeru identifikacije na podlagi osebne prepoznave s fizičnimi dokumenti sploh ni dopustna. Kadar pa obdelava ni dopustna za upravljavca, potem je tudi obdelovalec ne more zakonito izvajati. IP dodaja, da sicer ni pristojen za tolmačenje izvajanja zahtev, ki jih finančnim institucijam nalaga ZPPDFT-1, temveč je to Urad RS za preprečevanje pranja denarja, http://www.uppd.gov.si/. Lep pozdrav, Informacijski pooblaščenec Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav. Svetovalec Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026