Službeni elektronski naslov po prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.05.2020 Številka: 07121-1/2020/888 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravne podlage --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas pravilnost postopka glede ravnanja s službenim elektronskim naslovom po prenehanju delovnega razmerja. Navajate, da zaposlenemu po prenehanju dela v podjetju elektronske pošte za določen čas nekaj mesecev ne bi ukinili, temveč samo onemogočili dostop do računa s spremembo gesla. Zaradi narave dela delodajalec namreč želi, da se elektronski predal zunanjim pošiljateljem oglaša s sporočilom, na koga v organizaciji naj se po novem obrnejo (out-of-office). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma pojasnjujemo, da se IP izven inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka ne more in ne sme dokončno opredeljevati do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Prav tako IP ni pristojen presojati samega načina ravnanja delodajalca v primeru prenehanja delovnega razmerja. Pomembno je, da delodajalec v internih aktih vnaprej predpiše pravila in pogoje, ki veljajo v takšnem primeru, torej tudi postopek ravnanja z elektronsko pošto in njeno vsebino (ureditev deaktivacije predala, ločitev zasebne in službene pošte, izbris oziroma nadaljnja hramba vsebine ipd.) ter možnosti posameznika ob prenehanju zaposlitve (zlasti postopek izločitve zasebnih vsebin in morebiten postopek dostopanja do elektronske pošte v nujnih primerih). Elektronski naslov zaposlenega (npr. ime.priimek@podjetje.si) je osebni podatek. Za vsako obdelavo osebnih podatkov pa je treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe. Splošno zakonsko podlago delodajalca za obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 6
(1)(
- c)Splošne uredbe predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19; nadaljevanju ZDR-1), ki v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kot že sami navajate, je stališče IP, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen ZDR-1) za njegov obstoj. S tem bo delodajalec zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj elektronski naslov z imenom nekdanjega delavca ne ustreza več dejanskemu stanju. Glede na navedeno IP meni, da načeloma ni ustrezno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven ter mu onemogočil dostop do predala, saj lahko zagotovi kontinuiteto dela tudi na drug zakonit način, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova ter informacijo o morebitnem novem kontaktnem elektronskem naslovu. Omogočanje dostopa do elektronskega predala delodajalcu v času kakršnekoli odsotnosti posameznika je namreč lahko sporno tako z vidika varovanja zasebnosti komunikacij kot tudi varstva osebnih podatkov. Glede elektronske pošte zaposlenih po prenehanju delovnega razmerja je IP že izdal neobvezna mnenja, ki vsebujejo odgovore na vsebinsko podobna vprašanja, kot je vaše, na primer mnenja št. 0712-1/2019/1648 z dne 11. 7. 2019, št. 0712-1/2019/2384 z dne 18. 10. 2019 in št. 0712-1/2019/1177 z dne 4. 6. 2019. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih pa si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026