Hramba kopije osebne izkaznice v fasciklu - IPRS

Hramba kopije osebne izkaznice v fasciklu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.06.2020 Številka: 07121-1/2020/1012 Kategorije:Bančništvo, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Bančništvo, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 1. 6. 2020 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem prosite za odgovor, ali lahko banka zahteva kopijo osebnega dokumenta zato, da jo bo hranila v fasciklu. V poslovalnicah … so to namreč začeli izvajati, ker naj bi imeli zaradi združitve z … takšna navodila. To pomeni, da od vsake stranke, tudi tistih, ki so njihovi komitenti že dolga leta, zahtevajo osebni dokument in ga kopirajo. Stranka podpiše kopijo tega dokumenta, vendar ne veste, kaj naj bi pisalo nad podpisom, ker ste zgolj spremljali osebo, ki se je podpisala na kopijo. Na vprašanje, zakaj potrebujejo kopijo, ste dobili odgovor, da zaradi združitve in da bo kopija hranjena v fasciklu. Sami veste, da ob združitvi … in … tega ni bilo. Kot dolgoletna bančna uslužbenka tudi veste, da se pred leti kopij osebnih dokumentov rezidentov ni smelo shranjevati v osebnih mapah, še posebej ne v fasciklih. IP prosite za mnenje in morebitno posredovanje. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pridobivanje kopij osebnih dokumentov s strani banke, kot tudi način pridobivanja in hrambe kopij osebnih dokumentov v vašem primeru najverjetneje niso sporni, saj banka po mnenju IP osebne podatke pridobiva in hrani v skladu z zahtevami Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma v povezavi z določbami Zakona o osebnih izkaznicah oziroma Zakona o potnih listinah. Ker je hramba elektronskih kopij osebnih dokumentov v splošnem prepovedana (oziroma zgolj izjemoma dovoljena), banke kopije osebnih dokumentov za namen izpolnjevanja zakonskih zahtev praviloma hranijo v fizični obliki (fasciklih), pri tem pa so dolžne zagotavljati ustrezno varnost osebnih podatkov. Banki bi bilo mogoče na podlagi vaših navedb v konkretnem primeru očitati zgolj to, da posameznikom ob pridobivanju osebnih podatkov ni zagotovila ustreznih informacij v skladu s 13. členom Splošne uredbe. Obrazložitev: Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena opredeljuje zakonite pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. Banke so pri opravljanju bančnih storitev za stranke podvržene zahtevam številnih zakonov, ki jim med drugim nalagajo obdelavo osebnih podatkov o strankah za različne namene in glede na vaše navedbe bi po mnenju IP ravnanje banke lahko pomenilo izpolnjevanje zahtev Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (v nadaljevanju: ZPPDFT-1) - kar predstavlja zakonito podlago za obdelavo osebnih podatkov v skladu s točko (

1. c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe - v skladu s katerim so banke dolžne izvajati ukrepe za poznavanje svojih strank, kar med drugim vključuje ugotavljanje in preverjanje istovetnost strank na podlagi verodostojnih, neodvisnih in objektivnih virov (npr. uradnih osebnih dokumentov). Če banka istovetnost strank na podlagi verodostojnih, neodvisnih in objektivnih virov ne more ugotoviti in preveriti, ne sme skleniti poslovnega razmerja ali opraviti transakcije oziroma mora prekiniti poslovno razmerje, če je to že sklenjeno. ZPPDFT-1 še določa, da je banka dolžna skrbno spremljati poslovne aktivnosti, ki jih izvajajo stranke, kar vključuje tudi preverjanje in posodabljanje pridobljenih listin in podatkov o stranki. Banka sme na podlagi določb 4. člena Zakona o osebni izkaznici in 4.a člena Zakona o potnih listinah kopirati osebne dokumente strank, če jih potrebuje za dokazovanje istovetnosti državljana, ob kopiranju osebnega dokumenta pa mora banka z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebnega dokumenta ne bo uporabljala za druge namene, in upoštevati, da je nadaljnje kopiranje kopije prepovedano. Banka je na zahtevo imetnika osebnega dokumenta dolžna izdati tudi potrdilo o kopiji osebnega dokumenta, na katerem je naveden namen rabe in rok hrambe kopije. Ker je hramba elektronskih kopij osebnih dokumentov v splošnem prepovedana (oziroma izjemoma dovoljena pod pogoji iz 32. člena ZPPDFT-1), banke kopije osebnih dokumentov za namen ugotavljanja istovetnosti svojih strank praviloma hranijo v fizični obliki (v fasciklih). V zvezi z vsemi osebnimi podatki in dokumenti, ki jih od posameznika ali o posamezniku pridobi, pa je banka dolžna upoštevati vse relevantne določbe Splošne uredbe, v prvi vrsti načela obdelave osebnih podatkov, ki so opredeljena v prvem odstavku 5. člena Splošne uredbe, vključno z zagotavljanjem ustrezne hrambe oziroma varnosti osebnih podatkov (točka (f)), ter posamezniku ob pridobivanju osebnih podatkov (kar kopiranje osebnega dokumenta nedvomno
2. je)zagotoviti informacije v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov v skladu s 13. členom Splošne uredbe. V vašem primeru lahko ugotovimo, da pridobivanje kopij osebnih dokumentov s strani banke, kot tudi način pridobivanja in hrambe kopij osebnih dokumentov najverjetneje niso sporni, da pa bi uslužbenci banke ob pridobivanju kopij osebnih dokumentov posameznikom morali nuditi ustrezne informacije in pojasnila, česar v konkretnem primeru, kot kaže, niso storili. Te informacije in pojasnila lahko posameznik, od katerega je banka pridobila osebne podatke, od banke v vsakem trenutku zahteva, prav tako pa lahko od banke pridobi tudi potrdilo o kopiji osebnega dokumenta z navedenim namenom rabe in rokom hrambe. S spoštovanjem, Pripravila: Mojca Leitinger Okršlar, državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
3. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026