Obdelava OP v podjetju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.05.2020 Številka: 07121-1/2020/935 Kategorije:Informiranje posameznika, Posebne vrste, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Informiranje posameznika, Posebne vrste, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaša vprašanja, glede pravil varstva osebnih podatkov v naslednjih primerih:
- Ko stranka pošlje svoje osebne podatke na elektronski naslov podjetja kot npr. info@podjetje.si ali se lahko to elektronsko sporočilo posreduje tudi ostalim zaposlenim v tem podjetju in če da, kakšna so pravila?
- Ko stranka pošlje svoje osebne podatke na elektronski naslov, ki je v domeni podjetja a je poslan točno določenemu zaposlenemu (npr. ime.priimek@zpodjetje.si) ali prejemnik lahko to elektrosnko sporočilo posreduje tudi ostalim zaposlenim v tem podjetju in če da, kakšna so pravila?
- Ko podjetje rešuje reklamacije, težave uporabnika, pripomočkov, ki jih prodaja podjetje ali lahko podjetje ter v kakšnem obsegu posreduje podatke proizvajalcu, če slednji to zahteva od podjetja in če da, mora imeti podjetje slednje navedeno v splošnih pogojih za posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam?
- Ali se smatra elektronski naslov ime.priimek@podjetje.si kot elektronski naslov, ki omogoča pridobivanje podatkov brez soglasja, če jih nasprotna stranka posreduje sama od sebe za določen namen, ki je opredeljen v elektronskem sporočilu? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. AD 1 in 2 Ko posameznik kontaktira podjetje prek elektronske pošte, podjetje postane upravljavec osebnih podatkov posameznika v tem sporočilu. Upravljavec torej pridobi osebne podatke od posameznika in jih sme obdelovati le za tiste namene, za katere razpolaga z ustrezno pravno podlago. Pri tem ni pomembno, na kateri naslov (splošni ali od določenega zaposlenega) je bilo sporočilo poslano. Bistveno je, da upravljavec (podjetje kot celota) osebnih podatkov ne obdeluje v nasprotju z namenom za katerega razpolaga z ustrezno pravno podlago. Dopustne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so navedene v členu 6
(1)Splošne uredbe. Za »posebne vrste osebne podatke« so predpisani strožji pogoji glede zakonitosti obdelave v členu 9. Ko upravljavec zbere osebne podatke na ustrezni pravni podlagi, pa mora skladno s Splošno uredbo zagotoviti varno obdelavo osebnih podatkov (člen 32 Splošne uredbe) tako, da interno sprejme ustrezne organizacijske in tehnične ukrepe, da se prepreči nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov. Pod katerimi pogoji in kateri zaposleni lahko dostopajo do teh podatkov pa je stvar notranje organizacije podjetja. Glavno vodilo pri internem določanju dostopnih pravic mora biti: kateri zaposleni potrebujejo dostop do osebnih podatkov, da lahko izpolnjujejo svoje delovne naloge, ki so v skladu z dopustnim namenom obdelave osebnih podatkov. Npr. dostop do podatkov o plačah zaposlenih mora imeti računovodska služba za obračun plač, ipd. Več o varni obdelavi osebnih podatkov najdete v Smernicah o zavarovanju osebnih podatkov. AD 3 IP pojasnjuje, da se posredovanje osebnih podatkov proizvajalcu šteje za posredovanje OP »uporabniku«, za kar mora upravljavec izkazati ustrezno pravno podlago v skladu s členom 6
(1)oziroma kadar gre za posebne vrste osebne podatke, v skladu s členom 9
(2). Določitev ustrezne pravne podlage je odvisna od konkretnega namena posredovanja. Če je npr. namen zamenjava stvari zaradi napake, ki spada v izvajanje pogodbe sklenjene s posameznikom, je lahko podlaga za posredovanje osebnih podatkov člen 6
(1)(b) Splošne uredbe, ki določa, da je obdelava dopustna, kolikor je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; V kolikšni meri se lahko posredovanje osebnih podatkov šteje za »potrebno za izvajanje pogodbe«, je odvisno od same pogodbe, ki je lahko opredeljena tudi v splošnih pogojih poslovanja. IP dodatno opozarja, da mora za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov upravljavec izpolniti pogoje po členu 9 Splošne uredbe. Poleg izpolnitve zahteve po ustrezni pravni podlagi za posredovanje osebnih podatkov uporabniku, pa je dolžan upravljavec o nameravanem posredovanju osebnih podatkov, tudi obvestiti posameznika; skladno s členom 13
(1)(
- e)Splošne uredbe, kadar se osebni podatki v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, pridobijo od tega posameznika, upravljavec zadevnemu posamezniku takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotovi tudi informacijo o uporabnikih ali kategorijah uporabnikov osebnih podatkov. AD 4 Glede tega vprašanja vas napotujemo na pojasnilo na spletni strani upravljavec.si: Obdelava osebnih podatkov strank in poslovnih partnerjev. Navedeno spletno stran je IP pripravil za pomoč podjetjem pri zagotavljanju skladnosti s Splošno uredbo. Lep pozdrav, Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav. Svetovalec Pooblaščenca za preventivo Informacijski pooblaščenec Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026