Izjava o varovanju OP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.07.2020 Številka: 07120-1/2020/464 Kategorije:Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage --> Kategorije: Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da se je sodelavka iz občinske uprave udeležila enega izmed naših seminarjev, na katerem naj bi bilo rečeno, da morajo imeti vse vloge izjavo o varovanju osebnih podatkov. Navedeno stališče je posredovala vsem zaposlenim v občinski upravi in komunalnemu podjetju. Napisano ste želeli preveriti pri vašem pooblaščenem svetovalcu za varovanje osebnih podatkov, ki vam je odgovoril, da imate zadevo že urejeno, saj obstaja podlaga za obdelovanje osebnih podatkov že v samem zakonu, prav tako imate na vaši spletni strani zavihek Varovanje osebnih podatkov, kjer je med drugim objavljena tudi Politika varstva osebnih podatkov. Prosite za naše stališče o tem. Prav tako vas zanima, ali mora komunalno podjetje, ki ima za posamezne naloge pooblastilo v odloku vnesti takšno izjavo v svoje vloge, npr. za raztros pepela. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Uvodoma navajamo, da nam iz vašega opisa žal ni znano, na katerem predavanju je bila vaša zaposlena oz. v kakšnem kontekstu je bil podan nasvet, ki ga je tam prejela. Predvidevamo, da je bila izjava, ki ste nam jo posredovali, morda mišljena kot privolitev za obdelavo osebnih podatkov, z nekaterimi dodanimi informacijami za posameznike. Zato vam na podlagi opisanega podajamo splošna napotila, s poudarkom na informiranju posameznikov skladno s Splošno uredbo. Pravne podlage za javne organe pri opravljanju njihovih nalog, kamor spadajo tudi občine oziroma druge pravne osebe, kadar opravljajo dejavnost na podlagi javnega pooblastila, so naslednje (prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe): - privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog oziroma če tako določa zakon (točka (
- a)v zvezi s prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1), - sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), - zakon (točka (c)), - izvajanje javne naloge (točka (
- e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1). Glede na konkreten primer, oz. konkreten upravni postopek, ki ga vodite, morate najprej opredeliti, na kateri pravni podlagi obdelujete osebne podatke. Opozarjamo, da pravna podlaga privolitve v javnem sektorju načeloma ni primerna, saj je dopustna zgolj v primerih, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog oz. kadar tako določa zakon. V kolikor obstaja za obdelavo osebnih podatkov npr. pravna podlaga v zakonu, oziroma jo utemeljujete na podlagi točke (
- e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ne potrebujete še dodatne pravne podlage v privolitvi. Primer privolitve, ki je določena z zakonom je npr. predvidena v petem odstavku 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju: ZUP), po katerem si lahko uradna oseba podatke, kot so davčna tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo. Ob tem pripominjamo, da IP ni pristojen za nadaljnjo razlago določb upravnega postopka. Več informacij o privolitvi pa lahko najdete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Z vidika informiranja posameznika nadalje opozarjamo na obveznost upravljavca iz 13. člena Splošne uredbe, kadar se podatki pridobijo od posameznika, na katerega se nanašajo oziroma iz 14. člena Splošne uredbe, kadar osebni podatki niso pridobljeni od posameznika, na katerega se nanašajo. Upravljavec mora zadevnemu posamezniku, skladno s 13. členom takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotoviti informacije, ki so navedene v citiranih členih. Gre na primer za podatke o: identiteti in kontaktnih podatkih upravljavca in njegovega predstavnika; kontaktnih podatkih pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja (»DPO«); namenih, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravnih podlagah za njihovo obdelavo; uporabnikih oz. kategorijah uporabnikov osebnih podatkov; prenosih podatkov itd. Obrazec glede obveščanja posameznikov je dosegljiv na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (»Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe)« in »Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 14 Splošne uredbe)«). Nadalje poudarjamo, da v kolikor so zahtevani podatki objavljeni na spletu, mora biti ta informacija posameznikom jasno predstavljena. Splošna uredba namreč v prvem odstavku 12. člena določa, da morajo biti vse informacije iz 13. in 14. člena ter sporočila iz 15. do 22. člena ter 34. člena v jedrnati, pregledni, razumljivi in lahko dostopni obliki ter jasnem in preprostem jeziku. Informacije se posredujejo v pisni obliki ali z drugimi sredstvi, vključno, kjer je ustrezno z elektronskimi sredstvi. Navedli ste, da je politika zasebnosti dostopna na spletu. Pri tem opozarjamo, da morate informacije zagotoviti takrat, ko pridobite osebne podatke (v kolikor jih pridobite od zadevnega posameznika) ali pa upoštevajoč tretji odstavek 14. člena Splošne uredbe v razumnem roku po prejemu osebnih podatkov, najpozneje ob prvem komuniciranju s tem posameznikom oz. ob prvem razkritju osebnih podatkov. Predlagamo, da v konkretnih okoliščinah presodite, ali vsebuje objava informacij na spletu v obliki politike varstva osebnih podatkov vse elemente z vidika zgoraj citiranih členov ter ali so informacije posamezniku omogočene tako, da so zanj v lahko dostopni obliki. V nekaterih izjemnih primerih, ki jih določa 14. člen Splošne uredbe informacij posameznikom ni treba podati. Več o tem si lahko preberete v že izdanem mnenju IP št. 07121-1/2020/245 z dne 26. 2. 2020. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., Svetovalka Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026