Varovanje osebnih podatkov staršev - IPRS

Varovanje osebnih podatkov staršev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.08.2020 Številka: 07120-1/2020/474 Kategorije:Fotografije kot OP, Moderne tehnologije, Pogodbena obdelava podatkov, Šolstvo, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Fotografije kot OP, Moderne tehnologije, Pogodbena obdelava podatkov, Zavarovanje osebnih podatkov, Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede varovanja osebnih podatkov staršev v okviru informacijske rešitve, ki jo nameravate vzpostaviti. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti določene programske rešitve, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. Zakonitost obdelav osebnih podatkov pri delovanju konkretne rešitve se torej lahko ugotovi le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih storitev, aplikacij ali drugih sistemov, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP namreč za to ni pristojen. IP tako v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti informacijske rešitve, ki jo nameravate vzpostaviti, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. IP nadalje pojasnjuje, da mora upravljavec pred uvedbo rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, če bodo v njenem okviru obdelovani osebni podatki. Sama obdelava osebnih podatkov mora potekati na eni od pravnih podlag, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov. V skladu s tem je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«. Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (
7. f)ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Ker je v okviru delovanja rešitve predvidena tudi obdelava fotografij staršev, IP pojasnjuje, da se v skladu z uvodno določbo št. 51 Splošne uredbe o varstvu podatkov obdelava fotografij sicer načeloma ne bi smela sistematično šteti za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov. Kadar pa so fotografije obdelane s posebnimi tehničnimi sredstvi, ki omogočajo edinstveno identifikacijo ali avtentikacijo posameznika, pa spadajo med biometrične podatke, zato je v tem primeru pri njihovi obdelavi treba upoštevati tudi določila 9. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in v skladu s tem zagotoviti ustrezno pravno podlago za njihovo obdelavo. IP opozarja tudi, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov. Upravljavec je dolžan uporabnika, ki bo uporabljal rešitev (v konkretnem primeru torej starše), seznaniti z aplikacijo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, nameni, za katere bodo pridobljeni podatki uporabljeni, ter o ostalih pomembnih vidikih obdelave osebnih podatkov, ki so določeni v 13. in 14. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Informacije se posamezniku dajo na način, določen v 12. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Ob tem mora upravljavec poskrbeti tudi za zavarovanje zbirke osebnih podatkov, ki nastane na podlagi uporabe rešitve. Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določata Splošna uredba o varstvu podatkov (32. člen) in ZVOP-1 (24. in 25. člen). Dodatne informacije v zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov so na voljo v smernicah IP, ki so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf Usmeritve in napotila omenjenih smernic so zelo koristne tako pri razvoju in nastavitvah kot tudi pri uporabi posameznih rešitev, ki so povezane z obdelavo osebnih podatkov. Ker iz vašega zaprosila za mnenje izhaja, da je pripravljavec rešitve drug, zunanji subjekt, vas IP opozarja tudi na obveznost sklenitve pogodbe o obdelavi osebnih podatkov s tem subjektom, ki mora ustrezati zahtevam iz 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Več informacij o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov lahko najdete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/pogodbena-obdelava/ Prav tako je IP pripravil in objavil smernice o pogodbeni obdelavi, ki o dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_pogodbeni_obdelavi_web.pdf Ob tem IP posebej opozarja še na temeljna načela obdelave osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, še posebej pa na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga (katerakoli), osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno v okviru rešitve obdelovati samo toliko osebnih podatkov uporabnikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru, torej identifikacijo oziroma potrditev identitete staršev in otroka. IP opozarja tudi na določbo 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki opredeljuje oceno učinka na varstvo osebnih podatkov. IP pojasnjuje, da v okviru nezavezujočega mnenja ni pristojen podajati zavezujočih usmeritev za to, kdaj je za upravljavca izvedba ocene učinka v konkretnem primeru obvezna. IP je na to temo izdelal Smernice o ocenah učinkov na varstvo podatkov, ki so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Smernice_o_ocenah_ucinka__DPIA__julij2018.pdf IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena. IP je tudi pripravil in na spletni strani objavil seznam dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Seznam_dejanj_obdelav_osebnih_podatkov__za_katere_velja_zahteva_po_izvedbi_ocene_ucinka_v_zvezi_z_varstvom_osebnih_podatkov.pdf IP pojasnjuje, da se navedeni kriteriji lahko uporabljajo prepleteno in ne predstavljajo izključnega seznama. V kolikor gre pri implementaciji vaše nove informacijske rešitve za rešitev, pri kateri je pričakovana inovativna uporaba obstoječih in novih tehnologij (npr. za biometrijsko prepoznavo obraza), IP meni, da bi lahko šlo za projekt, ki ima pomembne posledice na varstvo osebnih podatkov posameznikov, zato je glede na določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov potrebno, da se pred implementacijo rešitve opravi ustrezna ocena učinka na varstvo osebnih podatkov. IP na podlagi navedenega pojasnjuje, da je upravljavec odgovoren za izbiro načina delovanja rešitve in zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki se izvajajo v okviru njenega delovanja. Upravljavec v okviru opisanih pogojev torej sam odloča o ukrepih, ki so potrebni za nemoteno in učinkovito delovanje rešitve, kot tudi o načinu dostopa do podatkov v njenem okviru. IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti določene rešitve z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je na vsakem upravljavcu posebej. IP na koncu svetuje, da natančno preučite dejansko stanje v smislu pojasnil, ki jih IP podaja v tem mnenju. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026