Evidenca za spremljanje dela javnih uslužbencev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.07.2020 Številka: 07121-1/2020/1353 Kategorije:Delovna razmerja, Policijski postopki, Pravne podlage --> Kategorije: Delovna razmerja, Policijski postopki, Pravne podlage, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste bili obveščeni, da naj bi ena od policijskih uprav naročila izdelavo in vzpostavitev elektronske evidence, ki je namenjena sprotnemu spremljanju dela javnih uslužbencev. V to evidenco posamezni vodje ter njihovi pomočniki vpisujejo svoja zapažanja (pozitivna in negativna). Evidenca naj bi vsebovala: navedbo policijske postaje, ime in priimek zaposlenega, časovno obdobje (datum), področje in vrsto dela, naslov zapisa ter možnost vnosa prostega besedila. Evidenca naj bi omogočala urejanje in brisanje osnovnega zapisa, razvidno pa je tudi, kdo je zapis vnesel. Opozarjate, da ni zagotovljena ne sledljivost vstopov v evidenco ne spreminjanja vsebine v njej. Prav tako ni določen rok hrambe ter kaj naj bi se zgodilo podatki po izpolnitvi namena njihovega zbiranja in obdelave. Zaradi vsega navedenega vas zanima mnenje IP glede dopustnosti navedene evidence. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, zato vam v tem mnenju ne moremo podati konkretnega odgovora o dopustnosti opisane nove evidence, temveč zgolj usmeritve in napotke splošne narave. Obdelava osebnih podatkov za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, vključno z varovanjem pred grožnjami javni varnosti in njihovim preprečevanjem je skladno s točko (d) člena 2
(2)izključena iz področja uporabe Splošne uredbe. Za takšno obdelavo se namreč uporablja Direktiva EU 2016/680 (t.i. Policijska direktiva) oziroma na nacionalni ravni do sprejema sistemskega zakona za to področje ZVOP-
- Vendar pa se vodenje kadrovskih in sorodnih evidenc, povezanih z javnimi uslužbenci, ne nanaša na preprečevanje, preiskovanje, odkrivanje ali pregon kaznivih dejanj ali izvrševanje kazenskih sankcij, zato se v primeru, ki ga opisujete, uporabljajo določbe Splošne uredbe in le v določenih delih še veljavni ZVOP-
- Kot pravilno ugotavljate, je
- člen ZVOP-1, ki ureja pravne podlage v javnem sektorju, z izjemo tretjega odstavka, še vedno veljaven. V prvem odstavku
- člena je določeno, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. IP ugotavlja, da se vaše vprašanje deloma nanaša na področje dostopa do informacij javnega značaja. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ) v tretjem odstavku
- člena določa, da se ne glede na določbe
- odstavka istega člena (kamor je sicer umeščena izjema varstva osebnih podatkov), dovoli dostop do zahtevane informacije, kadar gre za informacije, ki so povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Če gre torej za tovrstne informacije, govorimo o prosto dostopnih informacijah javnega značaja. IP kot pritožbeni organ na področju dostopa do informacij javnega značaja žal izven konkretnega pritožbenega postopka ne more dajati mnenj glede vprašanj, kateri podatki so v povezavi z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Vsekakor pa so ime, priimek, delovno mesto javnega uslužbenca po praksi Informacijskega pooblaščenca in Upravnega sodišča prosto dostopna informacija, morda tudi nekatere druge informacije, ki jih navajate. Zaplete pa se predvsem pri besedilu, ki bi bilo navedeno v polju, ki omogoča prosto besedilo. Razni zaznamki in ugotovitve nadrejenih o javnih uslužbencih morda ne bi veljali za informacije, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, o čemer se je IP v podobnih primerih (glede dostopa do obrazložitve letne ocene javnega uslužbenca) že opredelil v pritožbenih postopkih po ZDIJZ. Kot rečeno pa vam konkretnega odgovora glede tega, ali bi bila določena vrsta podatkov opredeljena kot prosto dostopna informacija javnega značaja ali pa bi zapadla pod izjemo od prostega dostopa. Glede pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, ki ne veljajo za prosto dostopne informacije javnega značaja in za katere ne predstavlja pravne podlage za obdelavo ZDIJZ, načeloma obstaja tudi določba prvega odstavka
- člena Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1). Slednja določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Določba je splošne narave, a žal vam izven konkretnega (inšpekcijskega) postopka ne moremo podatki konkretne interpretacije, ki bi jo lahko uporabili pri predhodnem ugotavljanju dopustnosti obdelave določenih osebnih podatkov v nameravani evidenci. Pri tem prav tako ne smemo pozabiti na področne predpise, ki urejajo delo policije specifično ter delo javnih uslužbencev na splošno. Zakon o organiziranosti in delu v policiji (Uradni list RS, št. 15/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZODPol) tako v
- točki prvega odstavka
- člena določa, da policijska uprava opravlja določene naloge s področja upravljanja kadrovskih virov, vključno s posamičnimi nalogami strokovnega izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja. Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZJU) pa med drugim v
- člen določa, da mora nadrejeni spremljati delo, strokovno usposobljenost in kariero javnih uslužbencev in vsaj enkrat letno opraviti o tem razgovor z vsakim javnim uslužbencem. Glede ostalih elementov varstva osebnih podatkov, ki jih izpostavljate (rok hrambe, sledljivost, dostopnost itd.) pa poudarjamo, da mora upravljavec osebnih podatkov zagotoviti, da bo njegovo delovanje, ki se nanaša na obdelavo osebnih podatkov, skladno z določbami Splošne uredbe in celotne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Pri tem naj še omenimo, da ima Policija kot upravljavec javnega sektorja obvezno imenovano pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov, ki ji s svojo udeležbo v vseh procesih, kjer se določa in vzpostavlja nove obdelave osebnih podatkov, svetuje in pomaga pri doseganju skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Menimo, da bi morala biti pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov aktivno udeležena tudi pri procesu načrtovanja in morebitne vzpostavitve opisane evidence. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026