Terminologija privolitev in soglasij v šolstvu - IPRS

(11)Splošne uredbe ugotavljate, da v terminološkem smislu uredba ne govori o soglasjih temveč privolitvah, ki naj bi terminološko in objektivno gledano bile torej edina pravna podlaga, na osnovi katere se lahko obdelujejo osebni podatki posameznika. Nadalje navajate svoje izkušnje, da je uporaba terminov v slovenskem šolstvu med zaposlenimi in pooblaščenimi osebami za varstvo osebnih podatkov zelo različna, nekateri uporabljajo samo termin privolitev oz. soglasje, drugi razlikujejo med privolitvijo in soglasjem, kar naj bi bilo predvsem odvisno od pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov. Menite, da je navedeno pripeljalo do tega, da se od posameznikov lahko zbirajo različni dokumenti - privolitve, soglasja in pooblastila. Vendar po vašem razumevanju med privolitvijo in soglasjem ni vsebinske razlike, zato menite, da ni potrebe po različnem obravnavanju in bi bilo smiselno v izogib nesporazumom na dolgi rok uporabljati zgolj en termin - privolitev ali soglasje. IP zato prosite za usmeritev v zvezi z uporabo navedenih terminov, da lahko šolam in njihovim pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov podate jasna navodila za poenotenje področja. ***** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi

1. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
2. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim zaprosilom. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Zakonita in poštena obdelava osebnih podatkov je naloga upravljavca osebnih podatkov, kot tudi izbira ustrezne pravne podlage za vsako posamično obdelavo. IP lahko v okviru mnenja poda le splošne razlage in usmeritve. Uvodoma zato pojasnjujemo, da lahko IP podaja pojasnila zgolj glede pomena pojma privolitve v smislu pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. V tem smislu se pojma soglasje in privolitev kot poimenovanje te pravne podlage (po točki a člena 6

(1)Splošne uredbe) pogovorno lahko uporabljata kot sinonima, pri čemer je vedno ključna vsebina, torej ali so v konkretnem primeru izpolnjeni vsi pogoji po Splošni uredbi in morebitni dodatni pogoji, ki izhajajo iz nacionalne zakonodaje (npr. v skladu s členom 9 ZVOP-1). Pojem »privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki« iz člena 4

(11), v povezavi z uvodno določbo 32 Splošne uredbe pomeni vsako prostovoljno, konkretno (specifično), informirano (ozaveščeno) in nedvoumno indikacijo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, dano z izjavo ali jasnim pritrdilnim ravnanjem (dejanjem), s katerim izrazi posameznik strinjanje (soglasje) z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Šolsko pravo pa besedo soglasje uporablja tudi v drugih kontekstih in pomenih (kot npr. podaja soglasja staršev za izbiro predmetov ali odložitev šolanja, soglasje šole za vpis ipd.), za pojasnjevanje katerih IP ni pristojen. Dodatno pojasnjujemo, da privolitev nikakor ni edina pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov (kot navajate). Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, namreč, kot ste nedvomno seznanjeni, lahko upoštevajoč vse okoliščine in nacionalne predpise na podlagi Splošne uredbe izhaja iz katerekoli od točk a do f člena 6

(1)oziroma za posebne vrste osebnih podatkov iz katerekoli od točk a do j člena 9

(2)Splošne uredbe. V vsakem primeru je treba upoštevati vse konkretne okoliščine posameznega primera in nacionalne predpise. Bolj kot to, s katerimi pojmi vse lahko v slovenskem jeziku upravljavec poimenuje izpolnjene pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov (iz točke a člena 6

(1)Splošne uredbe) je zato z vidika varstva podatkov pomembno, da je upravljavec zmožen dokazati, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v dejanje obdelave na način, skladen s pogoji za privolitev iz člena 7 Splošne uredbe (podrobneje obrazloženimi v uvodnih določbah 32 in 33 ter 42, 43 in 171 Splošne uredbe), vključno z izpolnjenimi pogoji prostovoljnosti in nepogojenosti te pravne podlage, kadar je upravljavec javni organ. Za zagotovitev, da je privolitev dana prostovoljno, privolitev namreč ne bi smela biti veljavna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v posebnem primeru, ko obstaja očitno neravnotežje med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in upravljavcem, zlasti kadar je upravljavec javni organ in je zato malo verjetno, da bi bila privolitev dana prostovoljno v vseh okoliščinah te situacije. Več o sami privolitvi, njenih obveznih sestavinah in pogojih za veljavnost si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/, predvsem pa v smernicah o privolitvi Delovne skupine za varstvo podatkov iz člena 29, dostopnih tudi na neposredni spletni povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/mnenja/Mednarodna_mnenja/mnenja_na_eu_ravni/20180416_WP259rev01_Article29WPGuidelinesonConsent.pdf. IP za zaključek še dodaja, da pooblastila, v smislu pooblastila pooblaščenca, da nekaj opravi v imenu in za račun pooblastitelja, ne gre enačiti s pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ne v smislu osebne privolitve iz točke a člena 6

(1)Splošne uredbe ne v smislu drugih zgoraj navedenih pravnih podlag. Posameznik namreč lahko skladno z

1. členom Obligacijskega zakonika (OZ) pooblasti drugo osebo, da v njegovem imenu nekaj stori (npr. pridobi osebne podatke na podlagi pravice do seznanitve). Skladno s tretjim odstavkom tega člena je pooblaščenec lahko tudi pravna oseba (npr. odvetniška družba). V primeru, da gre za uveljavljanje pravice od upravljavcev, ki so zavezani postopati po Zakonu o splošnem upravnem postopku (ZUP), pa je skladno s prvim odstavkom
2. člena ZUP pooblaščenec lahko vsak, ki je poslovno popolnoma sposoben. Pooblastilo se skladno s prvim odstavkom
3. člena ZUP lahko da pisno ali ustno na zapisnik. Enako npr. velja tudi za pritožbeni postopek pri IP. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026