Hramba dokumentacije neizbranega kandidata + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.08.2020 Številka: 07121-1/2020/1500 Kategorije:Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage --> Kategorije: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, ali je dopustno hraniti osebne podatke kandidatov, ki so se prijavili na prosta delovna mesta za namen vzpostavitve baze podatkov iskalcev zaposlitve. Zanima vas, ali je za to potrebna privolitev kandidata. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto je treba rok hrambe dokumentacije določiti načeloma glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi. To je med drugim zapisano tudi v Smernicah IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki jih lahko najdete na naši spletni strani na povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ (glejte str. 33 in 34). Podatki o izbranem kandidatu, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, pa se morajo že na podlagi
- člena ZEPDSV, hraniti trajno. Iz navedenih smernic izhaja, da je treba v postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto ločiti med dvema vrstama dokumentacije: Dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki jih delodajalcu predložijo kandidati kot prilogo k vlogi za zaposlitev, služijo kot dokaz, da posamezen kandidat izpolnjuje razpisne pogoje. Po zaključku izbirnega postopka je treba dokazila, ki so jih delodajalcu predložili nezbrani kandidati, hraniti najmanj (lahko torej dlje) do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo. V skladu s petim odstavkom
- člena ZDR-1 lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. Prvi odstavek
- člena ZDR-1 določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran. V primeru, da pravno sredstvo ni vloženo, je treba po poteku roka za vložitev pravnega sredstva prejeta dokazila v skladu s
- členom ZDR-1 vrniti neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), v nasprotnem primeru pa jih je treba uničiti (to velja, za tista dokazila, ki niso del spodaj navedene dokumentacije, ali za katera iz drugega predpisa ali pravne obveznosti delodajalca ne zahteva po daljši hrambi). V primeru vložitve pravnega sredstva pa je potrebno dokazila, ki so jih predložili neizbrani kandidati, hraniti do pravnomočno zaključenega sodnega postopka, potem pa jih bodisi vrniti neizbranim kandidatom ali pa uničiti. Izjema so seveda dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, in se hranijo trajno. Prav tako so izjema lahko potrdila tistih kandidatov, ki so sami izrazili željo, da delodajalec njihove vloge hrani za namene eventualnih novih razpisov in so za ta namen tudi podali svojo nedvoumno privolitev. Rok hrambe teh vlog je odvisen od okoliščin posameznega primera (npr. privolitev kandidata je podana le za določen čas, rok hrambe določajo interna pravila delodajalca, posameznik prekliče privolitev). Dokumentacija, ki nastane v izbirnem postopku (npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranemu in neizbranim kandidatom, pritožbe ipd.), je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno. Skladno s temi nameni je treba dokumentacijo hraniti dlje, in sicer dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, dokumentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri. V zgornjih odstavkih smo vam torej opisali, kako je s hrambo dokumentacije v postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto in sicer zgolj za te namene. Dodatno morate tudi v tem delu pri obvestilu kandidatu upoštevati tudi člen 13 Splošne uredbe, ki določa nabor informacij, ki jih je treba zagotoviti posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, kadar se osebni podatki pridobijo od njega samega, med drugim je treba zagotoviti informacijo o identiteti in kontaktnih podatkih upravljavca; namenih in pravni podlagi za obdelavo; uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov ter nadalje tudi obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; obstoj pravice do preklica privolitve; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu. Zanima pa vas tudi, ali lahko osebne podatke kandidatov hranite za drug namen, in sicer da bi ustvarili bazo podatkov iskalcev zaposlitve. Ker gre pri takšni obdelavi osebnih podatkov za namen, ki je drugačen od namena, za katerega ste zbrali osebne podatke (za konkretni izbirni postopek), potrebujete za takšno drugi vrsto obdelave novo pravno podlago. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V členu 6 Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer: (a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (več o veljavnosti privolitve na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/); (b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri ugotavljanju, ali obstaja ustrezna pravna podlaga, je nujen odgovor na vprašanje, za kakšen namen nameravate uporabiti podatke iz baze iskalcev zaposlitve. Glede na opisano dejansko stanje vse kaže na to, da za vključitev v takšno bazo potrebujete privolitev posameznika, razen če ste z njim sklenili pogodbo o posredovanju delovnih mest, ki vključuje tudi storitve, za izvajanje katerih je potrebna vključitev v bazo iskalcev zaposlitve. Privolitev pa mora biti: prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Sklepanje, da je posameznik podal privolitev, če ni podal zahteve za vrnitev dokumentacije, torej samo po sebi ne more predstavljati veljavne privolitve. Ne glede na pravno podlago, ki je ustrezna v konkretnem primeru, pa morate posameznika vedno obvestiti o tem, za kakšen namen obdelujete njegove osebne podatke, na kakšni pravni podlagi, kako dolgo itd. (gl. člen 13 Splošne uredbe). Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026