← Slovenija

Imenik članov - IPRS

Imenik članov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.08.2020 Številka: 07121-1/2020/1407 Kategorije:Društva, Pravne podlage, Privolitev --> Kategorije: Društva, Pravne podlage, Privolitev Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede varstva osebnih podatkov v zvezi z izdajo imenika vseh članov društev, ki so članice zveze teh društev. Navajate, da imenik vsebuje za člane in članice, ki so podali pisno soglasje, imena in priimke, člansko številko, elektronski naslov, telefonsko številko, naslov zaposlitve in domači naslov. Imenik pa prejmejo le tisti, ki so podali soglasje in so v imeniku navedeni. Dalje navajate, da je stališče mednarodne zveze društev, da je s pristopom v članstvo vsak član dal tudi soglasje za objavo – uporabo njegovih kontaktnih podatkov. Teh soglasij izrecno niste zahtevali od članov pred uvedbo Splošne uredbe o varstvu podatkov (ang. GDPR). Menite, da brez kontaktnih podatkov s člani sploh ni mogoče komunicirati, kar je pa nujno za izvajanje vaše dejavnosti. V zvezi z navedenim prosite za odgovor na naslednji vprašanji: Ali morate pridobivati pisna soglasja od slehernega člana za objavo in uporabo njegovih kontaktnih podatkov (naštetih zgoraj), ki se uporabljajo izključno v namene delovanja društva oziroma zveze društev? Ali lahko v imeniku objavite vsaj ime in priimek od tistih članov, od katerih niste uspeli pridobiti pisnega soglasja za objavo njihovih kontaktnih podatkov? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
  3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
  4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
  5. točko prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov. Uporaba kontaktnih podatkov posameznikov (npr. elektronskih naslovov, telefonskih številk, ipd.) za izdajo imenika vseh članov in členic je obdelava osebnih podatkov teh posameznikov. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov – torej med drugim za njihovo razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa – mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6

(1)Splošne uredbe, ki predpisuje, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (
  1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
  2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
  3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
  4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
  5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
  6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. IP je za obdelavo osebnih podatkov v organizacijah, ki so organizirane kot društva skladno s Zakonom o društvih (v nadaljevanju: društva) sprejel tolmačenje, da kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva, potem obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi točke
  7. b)oziroma točke
  8. f)člena 6
(1)Splošne uredbe. Pri društvih se osebni podatki članov torej lahko obdelujejo brez njihove privolitve, ko društva obdelujejo podatke v zvezi s svojo dejavnostjo, kar lahko člani upravičeno pričakujejo (npr. vabljenje na seje društva, obračun članarine, itd.). Kadar pa gre za dejavnost obdelave podatkov, ki je člani ne bi mogli upravičeno pričakovati (ker npr. to ni predvideno z akti), potem ste dolžni od članov pridobiti njihove privolitve. Glede izdaje imenika, ki vsebuje osebne podatke vseh članov iz klubov, ki so člani zveze, je treba opozoriti, da gre za posredovanje osebnih podatkov zunaj posameznega društva. Društva so upravljavci osebnih podatkov svojih članov. Če zveza pridobi osebne podatke od društev, gre za posredovanje osebnih podatkov med dvema upravljavcema osebnih podatkov. Zveza pa lahko podatke zbira tudi neposredno od posameznih članov. V obe primerih mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Glede na okoliščine, predstavljene v vašem dopisu, IP meni, da je nedvomno najzanesljivejša pravna podlaga za objavo osebnih podatkov v imeniku članov, osebna privolitev, ki jo mora podati vsak posameznik zase. Več o pogojih veljavne privolitve po Splošni uredbi: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Izdaja imenika bi bila eventualno lahko dopustna tudi brez osebne privolitve, na drugih pravnih podlagah – v skladu s določbama 6
(1)(b) oziroma 6
(1)(
  1. f)Splošne uredbe, pod pogojem da takšno obdelavo posamezniki upravičeno pričakujejo, npr. če bi bila izdaja imenika nujna za članstvo v društvu in bi bilo to utemeljeno v aktih, ki veljajo za posamezen klub ter bi bili člani s tem tudi ustrezno seznanjeni (vključno z vsemi informacijami, ki jih zahtevata člen 13 oz. 14 Splošne uredbe). Ob tem pa bi moral upravljavec pred izdajo imenika predvideti tudi vse ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da bi zagotovil spoštovanje načel Splošne uredbe. IP pa mimo uradnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka ne more ugotavljati izpolnjenosti pogojev za zakonitost konkretne obdelave osebnih podatkov. Ustrezna izbira pravne podlage v konkretnem primeru je predmet presoje vseh konkretnih okoliščin (npr. določb v aktih, ki veljajo za klube; načinu seznanjanja članov s temi določili; informacij posameznikom glede obdelave osebnih podatkov prek izjav varstva osebnih podatkov ali politik zasebnosti v klubih; omogočanje uveljavljanja pravic na področju varstva osebnih podatkov, zlasti pravice do ugovora kjer je ustrezno; idr.). Ustrezna izbira pravne podlage je odgovornost upravljavca osebnih podatkov. Upravljavec je skladno s Splošno uredbo odgovoren tudi, da izkaže obstoj ustrezne pravne podlage (člen 24 Splošne uredbe). Glede na navedeno predlagamo, da svojo izbiro pravne podlage pisno utemeljite skladno z relevantnimi smernicami EU: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/general-guidance/gdpr-guidelines-recommendations-best-practices_en. Predlagamo še, da si glede možnih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov članov društev po Splošni uredbi preberete tudi mnenje IP št. 0712-1/2018/622 z dne 15. 3. 2018 na to temo, ki je dostopno na spletni strani IP. Lep pozdrav, Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav Svetovalec Pooblaščenca za preventivo Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
  2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.