Elektronsko sporočilo o odsotnosti - IPRS

Elektronsko sporočilo o odsotnosti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.06.2020 Številka: 07121-1/2020/1163 Kategorije:Delovna razmerja, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas ali lahko v zaposleni med dopustom nastavi sporočilo o odsotnosti v na primer obliki: »Trenutno sem odsoten. Obrnite se na Janeza Novaka na naslov janez.novak@podjetje.si.«? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP pojasnjuje, da v okviru mnenja ne more presojati skladnosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka. IP na splošno pojasnjuje, da je za obdelavo osebnih podatkov v prvi vrsti odgovoren upravljavec osebnih podatkov – to je tisti, ki določa sredstva in namene obdelave osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov službenih elektronskih naslovov je praviloma delodajalec. Upravljavec mora za skladno obdelavo osebnih podatkov med drugim izkazati tudi ustrezno pravno podlago. Skladno s (še veljavnim) drugim odstavkom
8. člena ZVOP-1, upravljavci osebnih podatkov lahko javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev. Skladno z
9. členom Zakona o delovnih razmerjih, pa se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Glede na zakonsko ureditev ima torej delodajalec pravno podlago, da posreduje tretjim osebam osebne podatke svojih zaposlenih, kadar ugotovi, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Zaposleni pri delodajalcu pa smejo posredovati osebne podatke drugih zaposlenih tretjim osebam le, če jih za to delodajalec pooblasti. Kdo izmed zaposlenih bo pooblaščen za posredovanje osebnih podatkov drugih zaposlenih tretjim osebam, pa je predmet notranje organizacije v podjetju. Upravljavec mora tudi poskrbeti, da se osebni podatki obdelujejo varno tako, da sprejme ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe s katerimi se preprečuje tudi nepooblaščen dostop ali razširjanje osebnih podatkov, ipd. (člen 32 Splošne uredbe). Neupravičeno razkrivanje osebnih podatkov tretjim osebam iz varovanih zbirk osebnih podatkov pri upravljavcu (npr. zbirke e-naslovov zaposlenih; prometnih osebnih podatkov iz zbirke elektronskih sporočil službene korespondence, ipd.), pa predstavlja kršitev varstva osebnih podatkov, kar ima lahko pravne posledice tako za zaposlenega kot tudi za upravljavca. Več o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih, predlagamo da si preberete v Smernicah IP: Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Upamo, da smo vam s svojimi pojasnili uspeli pomagati. Lep pozdrav, Anže Novak, univ. dipl. prav Svetovalec Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026