Ukinitev službenega elektronskega naslova - IPRS

Ukinitev službenega elektronskega naslova + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.10.2020 Številka: 07121-1/2020/1623 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravica do omejitve, Pravica do prenosljivosti podatkov, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravica do omejitve, Pravica do prenosljivosti podatkov, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da vam je podjetje, s katerim pogodbeno sodelujete že deset let in pri katerem imate tudi odprt službeni elektronski naslov za službene namene, nenadoma ukinilo vaš elektronski naslov. Ker o tem niste bili vnaprej obveščeni, si niste shranili podatkov, ki jih potrebujete za delo s tem podjetjem, s katerim še vedno sodelujete. Zanima vas, ali bi vas moral delodajalec o tem vnaprej obvesti oziroma ali je to predmet odločitve podjetja, pri kateri nimate nikakršnih pravic? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP v okviru mnenja ne more presojati zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka. Vprašanje, ali sme delodajalec ukiniti elektronski naslov neposredno ne sodi na področje varstva osebnih podatkov, saj se primarno nanaša na vprašanje izpolnjevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja (ali pogodbenih obveznosti, če gre za takšno naravo sodelovanja). Glede tega, kakšne možnosti ima zaposleni ali pogodbeni sodelavec v poslovnem razmerju, da se mu dodeli ali odvzame elektronski naslov, IP ni pristojen. Elektronski naslov in elektronski predal, ki ste ga uporabljali kot lasten službeni elektronski naslov (uporabljali in do njega ste dostopali samo vi), pa je tudi zbirka osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Zbirko osebnih podatkov v tem primeru sestavljajo prometni podatki iz sporočil (naslov pošiljatelja, prejemnika in drugi atributi sporočila), ne pa tudi celotna vsebina elektronskih sporočil. To zbirko osebnih podatkov vodi delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov. Posameznik (npr. zaposleni ali oseba, ki je z upravljavcem sklenila pogodbo), pa ima v razmerju do upravljavca določene pravice na področju varstva osebnih podatkov (členi 12-22 Splošne uredbe).
8. pravica biti informiran glede obdelave osebnih podatkov (člena 13,14 Splošne uredbe). V okviru te pravice se zahteva od delodajalca, da pred obdelavo osebnih podatkov pojasni posamezniku namene, čas hrambe, pravno podlago, itd. v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Če je pri ukinitvi elektronskega naslova prišlo tudi do izbrisa elektronskega predala, gre za obdelavo osebnih podatkov, o kateri bi morali biti ustrezno obveščeni. Več o tem: MORAM BITI OBVEŠČEN na spletni strani tiodlocas.si.
9. pravica dostopa (člen 15 Splošne uredbe). V okviru te pravice lahko pridobite tudi kopijo osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Več o pravici dostopa: ŽELIM VEDETI, KAJ POČNEJO Z MOJIMI PODATKI na spletni strani tiodlocas.si.
10. pravica do prenosljivosti (člen 20 Splošne uredbe). V okviru te pravice lahko pridobite svoje osebne podatke v strojno berljivi obliki in jih prenesete drugemu ponudniku. Ob tem dodajamo, da če bi od delodajalca zahtevali prenos celotnega predala elektronskih sporočil (prometne podatke o sporočilih in njihovo vsebino), do tega v celoti najverjetneje ne bi bili upravičeni. Prenos je namreč v okviru te pravice mogoče doseči le za osebne podatke, kadar obdelava temelji na privolitvi v skladu s točko (a) člena 6