Preusmeritev e-pošte zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.07.2020 Številka: 07121-1/2020/1222 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Privolitev --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Privolitev Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali sporočilo z vsebino o tem, da prosite za informacijo glede točnosti dokumentacije v zvezi z vpogledom v email-e zaposlenih. Zaradi terenskega dela in neažurnega pregledovanja e-pošte s strani zaposlenih čistilk in čistilcev bi želeli, da bi njihova nadrejena vpogledovala v njihove e-poštne predale. Navedli ste, da se vaši vodje s tem strinjajo. Sprašujete nas, ali je dovolj, da vsi podpišejo soglasje, da se strinjajo s tem, ali je potrebno takšno soglasje oviriti ali karkoli drugega in ali morate te pogoje določiti v Slošnih aktih podjetja. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru komunikacije prek elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zgolj zbirka t.i. prometnih podatkov (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Zato pri elektronski pošti Splošna uredba in deloma ZVOP-1 varuje le prometne podatke, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz
- člena Kazenskega zakonika oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz
- člena Obligacijskega zakonika. Delodajalec ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu, kar izhaja že iz
- člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Ta določa, da delodajalec varuje in spoštuje delavčevo osebnost ter upošteva in ščiti njegovo zasebnost. IP na tem mestu izpostavlja, da v sklopu neobvezujočega mnenja ne more presojati konkretnih dejanj obdelav, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka, zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila. Delodajalec kot upravljavec, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov, mora v skladu s še veljavnima
- in
- členom ZVOP-1 ter
- členom Uredbe zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske postopke in ukrepe, s katerimi bo preprečil nepooblaščeno obdelavo, uničenje, izgubo ali spremembo osebnih podatkov. Upravljavci osebnih podatkov morajo v svojih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in določiti osebe, ki so odgovorne za posamezne zbirke osebnih podatkov. Iz zapisanega izhaja, da mora upravljavec sorazmerno natančno predpisati tudi postopke in ukrepe, s katerimi bo varoval elektronsko pošto zaposlenih (npr. Pravilnik o varnosti oz. Pravilnik glede uporabe službene elektronske pošte), ki naj tudi določajo, kaj se zgodi z neaktivnimi predali elektronske pošte. Po mnenju IP preusmeritev e-pošte zaposlenih na vodje, kot izhaja iz predstavljenih okoliščin, ni ustrezna. IP vam zato priporoča rešitev nastavitve avtomatskega odzivnika na način, da ta pošiljatelje obvesti, da določeni predal elektronske pošte ni dosegljiv ali morda trenutno aktiven in da zaradi tega naslovnik sporočila ne bo prejel oz. prebral ter da v tem obvestilu navedete, na kateri (drug) naslov naj se obrnejo. Več pojasnil o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih boste našli v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki se nahajajo na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Tanja SLAK država nadzornica za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026