Čas hrambe OP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.10.2020 Številka: 07121-1/2020/1771 Kategorije:Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage, Rok hrambe OP --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede časa hrambe osebnih podatkov. Ker ZVOP-1 navaja, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, dokler je to pomembno za dosego namena, vas zanima, kje je opredeljeno, koliko časa je to. Kako je v primeru, ko je bila oseba zaposlena na javni fakulteti pred leti. Kako lahko ta oseba ugotovi, da se osebni podatki nikjer več ne uporabljajo oz. posredujejo naprej tretji osebi. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Roki hrambe osebnih podatkov v zbirki so predpisani z zakonodajo glede na pravno podlago in namene njihove obdelave. Dokumenti s podatki o delavcu, ki mu je prenehala pogodba o zaposlitvi, se hranijo trajno. Vsakdo ima pravico do dostopa do podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim (člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov). Zahteva za dostop do podatkov se vloži pri konkretnem upravljavcu. Ustava RS zahteva, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Tako posamezni zakoni določajo nabor podatkov, ki se lahko zbirajo, ter tudi roke njihove hrambe. Prav tako je s posameznimi zakoni določeno, kdaj se podatki blokirajo, kdo ima do teh podatkov dostop in kdaj se podatki anonimizirajo. Ker ste v zaprosilu omenili zaposlitev osebe v javnem sektorju, vam v nadaljevanju podajamo splošni pregled z vidika delovnopravne zakonodaje. Veliko informacij je dostopnih tudi v Smernicah IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki jih lahko najdete na naši spletni strani na povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/. Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov in so za javni sektor, kamor sodijo tudi fakultete kot javni zavodi, naslednje: privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom
- člena ZVOP-1). Poleg Splošne uredbe o varstvu podatkov pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju urejajo tudi določbe prvega, drugega in četrtega odstavka
- člen ZVOP-
- Ta določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, vodenja in povezovanja evidenc kot tudi posredovanja podatkov iz evidenc, ki jih vodijo delodajalci, ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; ZEPDSV). Ta zahteva, da se kot listine trajne vrednosti hranijo podatki o delavcu, ki je imel sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, in sicer: dokumenti s podatki iz evidence o zaposlenih delavcih, dokumenti s podatki iz evidence o stroških dela, dokumenti s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Če želi oseba prejeti določene podatke v zvezi z njo, opozarjamo, da ima vsak pravico do seznanitve s svojimi lastnimi osebnimi podatki. Pravico dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ureja člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Skladno z navedeno določbo mora upravljavec posamezniku na njegovo zahtevo
(1)podati potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki,
(2)omogočiti vpogled ali posredovati reprodukcijo teh osebnih podatkov, torej zagotoviti dostop do njihove vsebine in
(3)kadar je temu tako, tudi naslednje informacije: namene obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja; obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu; kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom; obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov. Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kako jo uveljavljati in več informacij glede pritožbe lahko pridobite na naši spletni strani https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/. Pri pisanju zahteve lahko uporabite obrazec, ki ga je pripravil IP in je dostopen na spletni strani www.ip-rs.si preko povezave https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in mora v vsakem primeru posredovati informacije oz. zavrnilni odgovor v enem mesecu po prejemu zahteve. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako so vsa ključna področja, ki jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/. Tu lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, informacijska pooblaščenka Pripravila: Karolina Kušević, univ. dipl. prav., svetovalka IP To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026