Pošiljanje kopije osebnega dokumenta banki na varen e-naslov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.09.2020 Številka: 07121-1/2020/1538 Kategorije:Bančništvo, Pravne podlage --> Kategorije: Bančništvo, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da banka od vas želi kopijo novega osebnega dokumenta (veljavnost starega namreč poteče). Banki želite poslati kopijo prek varnega elektronskega naslova, banka pa vam je sporočila, da nima posebnega varnega naslova za namen pošiljanja kopij osebnih dokumentov. Sprašujete nas za mnenje, saj kopij ne želite pošiljati po navadni pošti ali se fizično odpraviti v banko zaradi tega. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Banka je dolžna v skladu z Zakonom o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 68/16 in 81/19, v nadaljevanju: ZPPDFT-1) izvajati ukrepe za poznavanje svojih strank, kar med drugim vključuje ugotavljanje in preverjanje istovetnost strank na podlagi verodostojnih, neodvisnih in objektivnih virov (npr. uradnih osebnih dokumentov). Po definiciji iz
- točke
- člena ZPPDFT-1 je »uraden osebni dokument« vsaka s fotografijo opremljena veljavna listina, ki jo izda pristojni državni organ Republike Slovenije ali druge države in ki se po pravu države izdajateljice šteje za javno listino. Če iz tega dokumenta ni mogoče dobiti vseh predpisanih podatkov, se manjkajoči podatki pridobijo iz druge veljavne javne listine, ki jo predloži stranka, oziroma neposredno od stranke (
- odstavek
- člena). Če banka ukrepov iz 1.,
- in
- točke prvega odstavka
- člena zakona ne more izvesti, ne sme skleniti poslovnega razmerja ali opraviti transakcije oziroma mora prekiniti poslovno razmerje, če je to že sklenjeno. ZPPDFT-1 v prvem odstavku
- člena še določa, da je banka dolžna skrbno spremljati poslovne aktivnosti, ki jih izvajajo stranke, kar vključuje tudi preverjanje in posodabljanje pridobljenih listin in podatkov o stranki. Pri tem velja še enkrat poudariti, da mora banka, če ne pridobi omenjenih podatkov, z vami prekiniti poslovno razmerje. Povedano drugače, če želite ostati komitent banke, ji torej morate posredovati z zakonodajo določene podatke. Obenem sme banka na podlagi določb
- člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju: ZOIzk-1) in 4.a člena Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZPLD-1) kopirati osebne dokumente strank, če jih potrebuje za dokazovanje istovetnosti državljana. V citiranih členih je tudi določeno, da je kopijo osebne izkaznice oziroma potne listine prepovedano hraniti v elektronski obliki. Namen konkretnih določb je predvsem v tem, da se onemogočita enostavno in nepooblaščeno kopiranje in razmnoževanje fotokopij (ali celo skeniranih verzij) osebnih izkaznic in potnih listin, saj se je v preteklosti pogosto izkazalo, da so takšne fotokopije prvi korak za krajo identitete. Izjemo od prepovedi hrambe elektronskih kopij sicer predstavljajo izbrane določbe ZPPDFT-
- člen tega zakona določa, da lahko zavezanci, ki so kreditne in finančne institucije, kopije uradnih osebnih dokumentov, ki so jih pridobili v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah tega zakona, hranijo v elektronski obliki, če je zagotovljeno njihovo varovanje z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Vendar pa IP meni, da takšno dovoljenje za hrambo kopij osebnih dokumentov ne velja na splošno, temveč izključno v primerih, ki jih ZPPDFT-1 izrecno predvideva, in sicer denimo v
- in
- členu za primere ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke iz sredstva elektronske identifikacije ali z uporabo videoelektronske identifikacije. Tudi če so torej izpolnjeni pogoji za elektronsko hrambo (med katero štejemo tudi trenutek prejema po e-pošti) kopij osebnih dokumentov, je to dopustno le, če je zagotovljeno njihovo varovanje z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. V kolikor banka trdi, da takšnega varovanja ne more zagotavljati, je treba šteti, da prejem elektronske kopije osebnega dokumenta ni dopusten. Če bi banka prejela kopijo osebnega dokumenta v elektronski predal, glede katerega ne more zagotavljati ustrezne varnosti (varnost pa mora biti skladno z zakonom za elektronske kopije osebnih dokumentov toliko višja), bi morala takšno elektronsko kopijo nemudoma nepovratno izbrisati. Zahteva banke za posodobitev podatkov o osebnem dokumentu torej temelji na določbah ZPPDFT-1, kar predstavlja zakonito pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v skladu s točko (c) prvega odstavka
- člena Splošne uredbe, medtem ko bi banka skeniraje osebne izkaznice po mnenju IP lahko zahtevala oziroma izvajala samo v primeru izvajanja ugotavljanja in preverjanja istovetnosti na podlagi sredstva elektronske identifikacije. Ob tem velja omeniti, da IP sicer ni pristojen za tolmačenje izvajanja zahtev, ki jih bankam nalaga ZPPDFT-1, temveč je to Urad RS za preprečevanje pranja denarja, http://www.uppd.gov.si/. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodločaš.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026