Dopustnost skeniranja osebnih dokumentov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.10.2020 Številka: 07121-1/2020/1889 Kategorije:Pravne podlage --> Kategorije: Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navedli se, da letalska družba zaradi povračila denarja za letalske karte od vas zahteva, da poleg drugih podatkov po elektronski pošti pošljete tudi skenirane osebne dokumente. Sprašujete, ali je to dopustno. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v preteklosti že odgovarjal v svojih nezavezujočih mnenjih, ki jih lahko poiščete s pomočjo iskalnika na https://www.ip-rs.si/vop/ z izborom kategorij in vpisom ključnih besed (npr. »kopiranje osebne izkaznice«). Taki mnenji sta npr. mnenje št. 0712-1/2019/1645 z dne 10.7.2019 in mnenje št. 07121-1/2020/362 z dne 16.3.
- Nekaj informacij o temi kopiranja osebnih dokumentov si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/. Kot smo opozorili v zgoraj citiranih mnenjih, je kopiranje dopustno v okviru izjem, kot jih določata Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju: ZOIzk-1) in Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB, v nadaljevanju: ZPLD-1). Skladno s
- členom ZOIzk-1 je osebno izkaznico dovoljeno kopirati, kadar tako določa zakon, dovoljeno je kopiranje s strani imetnikov ter s strani notarjev in finančnih družb, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana ter na podlagi privolitve posameznika. Prvenstveno je za namen ugotavljanja istovetnosti predviden le vpogled v osebno izkaznico (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopije osebne izkaznice in tudi hramba njene kopije v elektronski obliki. Prav tako je ob kopiranju potne listine treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene. Podobno velja za potno listino skladno z ZPLD-
- Skladno s 4.a členom smejo upravljavci potne listine kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon, poleg njenega imetnika pa tudi notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. Potno listino je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine. Za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov je dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Določene so tudi določene zahteve ob samem kopiranju in sicer je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene, prepovedano je tudi nadaljnje kopiranje kopije, kopijo potne listine pa je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Navedeno pomeni, da bi lahko za kopiranje osebnih dokumentov v konkretnem primeru podali svojo privolitev. Z nameni takšne obdelave osebnih podatkov bi morali biti predhodno seznanjeni in imeti možnost privolitev tudi odkloniti. Zaradi prepovedi hrambe kopije v elektronski obliki vam zato odsvetujemo skeniranje osebnih dokumentov in pošiljanje skenirane kopije preko spleta. Kopirate ju lahko sami, ali ju kopira upravljavec osebnih podatkov; kopija pa se naj opremi tudi z nekaterimi podatki (da gre za kopijo, navedba upravljavca, namen fotokopiranja in pravna podlaga) in vašim podpisom. Več o tem si lahko preberete v Smernicah za preprečevanje kraje identitete, ki navajajo nekaj priporočil glede izdelave fotokopij (https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/Smernice_kraja_identitete.pdf). Poudarjamo pa tudi, da mora upravljavec osebnih podatkov skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov (točka (c) prve točke
- člena Splošne uredbe), za zakonite namene zbirati zgolj tiste osebne podatke, ki so za njegovo dosego nujno potrebni. V vašem primeru to pomeni, da bi zahtevana kopija osebnega dokumenta morala biti nujno potrebna za povračilo denarja zaradi odpovedi pogodbe, oz. za doseganje drugih zakonitih interesov upravljavca osebnih podatkov. Informacije o namenih za obdelavo osebnih podatkov lahko pridobite pri upravljavcu, saj vam jo mora med drugim zagotoviti na podlagi
- člena Splošne uredbe že ob sami pridobitvi osebnih podatkov. V kolikor menite, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo kršitve varstva osebnih podatkov, v okviru inšpekcijskega postopka pa bomo podrobno preverjali zakonitost in sorazmernost zbiranja osebnih podatkov. Vzorec prijave kršitve je dostopen na spletni strani IP, na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. V upanju, da smo vam z napotili uspeli pomagati, vas lepo pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., Svetovalka Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026