Mnenje glede pravne podlage za posredovanje obračuna plače delavcem na službene elektronske naslove + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 27.11.2020 Številka: 07121-1/2020/2129 Kategorije:Delovna razmerja, Pravne podlage, Privolitev, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage, Privolitev, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je za posredovanje plačnega lista (obračun plače) delavcem po elektronski poti na službeni elektronski naslov pravna podlaga točka 1/a (privolitev delavca) ali točka 1/c (zakonska obveznost) člena 6 Splošne uredbe, ki velja za upravljavca? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma vas napotujemo na Smernice IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf. Na
- strani boste našli odgovor na vprašanje, podobno vašemu (»Ali lahko delodajalec zaradi racionalizacije stroškov plačilne liste delavcem pošilja po elektronski pošti?«). IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe, v primeru obdelave posebnih vrst osebnih podatkov, med katere sodijo tudi podatku o članstvu v sindikatu, pa mora bili izpolnjen še eden izmed pogojev iz člena 9
(2)Splošne uredbe. Izbira ustrezne pravne podlage je obveznost upravljavca. Skladno z drugim odstavkom 135. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljevanju ZDR-1) je delodajalec dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, do katerih je delavec upravičen na podlagi zakona, kolektivne pogodbe, splošnega akta delodajalca ali pogodbe o zaposlitvi, obračun in plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Iz pisnega obračuna morajo biti razvidni tudi podatki o delavcu in delodajalcu. Vprašanje, kako bo delodajalec izpolnjeval svojo obveznost izdaje pisnega obračuna plače delavcu, sodi na področje izvajanja delovnopravnih obveznosti, za kar IP ni pristojen. Vendar pa IP pojasnjuje, da pravila varstva osebnih podatkov delodajalcu ne preprečujejo posredovanja plačilnih list po elektronski pošti na službene elektronske naslove, praviloma na podlagi točke c) člena 6
(1)Splošne uredbe v zvezi z drugim odstavkom 135. člena ZDR-1, če sprejme ustrezne varnostne ukrepe. Drugače pa je v primeru, ko bi delodajalec želel posredovati plačilne liste na zasebne elektronske naslove zaposlenih. To bi namreč pomenilo, da so zaposleni dolžni svojemu delodajalcu posredovati svoj zasebni elektronski naslov. IP meni, da zasebni elektronski naslov sodi v zasebno sfero zaposlenega in ga delodajalec lahko pridobi le ob privolitvi zaposlenega (točka a) člena 6
(1)Splošne uredbe), saj v to ne sme biti prisiljen. Če zaposleni delodajalcu ne želi podati zasebnega elektronskega naslova ali ga nima, pa mu bo moral delodajalec plačilno listo dostaviti na drugačen način. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026