Mnenje glede obdelave osebnih podatkov ob koriščenju ugodnosti za zaposlene + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.11.2020 Številka: 07121-1/2020/2138 Kategorije:Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage --> Kategorije: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da imajo zaposleni možnost, da v prostem času brezplačno obiščejo fitnes center oziroma gredo na plavanje (ugodnosti za zaposlene). Pri ponudniku teh storitev je potrebna osebna identifikacija, z njim je sklenjena pogodba o varovanju osebnih podatkov. Zanima vas, ali je zadoščeno zahtevam pravil varstva osebnih podatkov, če: je s ponudnikom podpisana pogodba o varovanju osebnih podatkov; je v internih aktih (pravilniku) določeno, da se šteje, da delavec s koriščenjem ugodnosti soglaša s tem, da mora pokazati svojo osebno izkaznico, in da si ponudnik zapiše njegovo ime in priimek, in ga posreduje delodajalcu (navedeno je potrebno, da se preveri, ali je to storitev res koristil zaposleni); da se ime in priimek delavca zapišeta na dobavnico pri ponudniku, ki jo delavec podpiše (na dobavnici bodo zapisani tudi imena in priimki drugih delavcev, ki pa bodo fizično prekriti s kartonom). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da izven konkretnih inšpekcijskih postopkov poslovnim subjektom ne more svetovati, kako organizirati konkretne poslovne procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznega upravljavca ali vnaprej potrjevati predlaganih rešitev z vidika skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Zato IP na vaše vprašanje v tem mnenju ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila. Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (
- f)prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. IP pojasnjuje, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena zgolj ena od pravnih podlag, ki jih določa člen 6
(1)Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov npr. določa zakon, upravljavec privolitev za obdelavo teh podatkov ni dolžan pridobivati. Področje obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih je specialno urejeno v področnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljevanju ZDR-1) ter v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV). Skladno s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Vrste in vsebina evidenc na področju dela in socialne varnosti pa so določene v ZEPDSV. Na delodajalcu je, da obrazloži, zakaj potrebuje določen osebni podatek zaposlenega zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem. Glede privolitve za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih pa IP poudarja, da ta pravna podlaga v delovnih razmerjih velja le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev privolitve namreč nikakor ne sme imeti negativnih posledic za delovno razmerje. Zato je privolitev kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka. Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/. IP ob tem izpostavlja, da je ponudnik storitev, ki predstavljajo ugodnosti za zaposlene, samostojni upravljavec in mora imeti ločeno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih, saj te podatke obdeluje kot del njegove storitve. V takšnem primeru bo pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih najverjetneje podana v točki b) člena 6
(1)Splošne uredbe, torej zaradi izvajanja pogodbe, prenos osebnih podatkov med delodajalcem in ponudnikom storitev pa se bo štel za razkritje podatkov med dvema upravljavcema. Ponudnik storitev je kot upravljavec dolžan izpolnjevati tudi druge obveznosti, ki jih predpisuje Splošna uredba, kot so spoštovanje vseh načel iz člena 5
(1)Splošne uredbe, informiranje posameznikov, zagotavljanje varnosti obdelave in podobno. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026