Predložitev kopije osebnega dokumenta izvajalcu pri uveljavljanju pravice do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo - IPRS

Predložitev kopije osebnega dokumenta izvajalcu pri uveljavljanju pravice do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.12.2020 Številka: 07121-1/2020/2179 Kategorije:Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage, Zdravstveni osebni podatki --> Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage, Zdravstveni osebni podatki pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
4. 2020 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pridobitve kopije zdravstvene dokumentacije, ki se nanaša na vašo mladoletno hčerko. Izvajalcu zdravstvene dejavnosti ste predložili kopijo rojstnega lista. Od izvajalca ste prejeli tudi zahtevo, da jim v dokaz identifikacije posredujete še kopijo osebnega dokumenta. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
5. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
6. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
7. točko prvega odstavka
8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
9. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
10. Pri uveljavljanju pravice do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo s strani pacienta ali njegovega zakonitega zastopnika, se vročitev odobrene dokumentacije pravi osebi (in s tem potrditev identitete) praviloma zagotovi s priporočeno pošiljko na uradni naslov prosilca kot izhaja iz evidenc izvajalca (ali s priporočeno pošiljko s povratnico ali na način osebnega vročanja v splošnem upravnem postopku).
11. Če ima izvajalec utemeljene razloge je izjemoma in pogojno dopustno, da prosilec ̶ na podlagi tretjega in petega odstavka
12. člena Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1) oziroma tretjega in petega odstavka 4.a člena Zakona o potnih listinah (ZPLD-1) ̶ izvajalcu pošlje kopijo osebne izkaznice oziroma potnega lista z dodano ustrezno privolitveno izjavo, v kateri je naveden dopusten namen uporabe kopije. S takim načinom dokazovanja se mora torej prosilec strinjati in zanj ni zavezujoč. O b r a z l o ž i t e v: V podobnem primeru je IP že izdal mnenje št. 0712-1/2019/897 (16.04.2019), v katerem so bile okoliščine primera nekoliko drugačne. Za potrebe konkretnega primera še dodatno pojasnjujemo: Da bi upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru izvajalec zdravstvene dejavnosti) lahko zakonito in varno izpolnil obveznost do prosilca, ki uveljavlja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (v konkretnem primeru pravico do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo), se mora prepričati tudi o identiteti prosilca. Nedopustno bi namreč bilo, če bi bili osebni podatki ali dokumentacija razkriti napačni (pošteni ali nepošteni) osebi zaradi malomarnosti upravljavca. Zakon o pacientovih pravicah (ZPacP) v drugem odstavku
13. člena določa, da se pacientu oziroma njegovemu pooblaščencu ali drugi osebi, ki ima pravico do seznanitve, omogoči seznanitev pod pogojem, da je zagotovljena njihova identifikacija in izkazana pravna podlaga. Tudi šesti odstavek člena 12 Splošne uredbe o varstvu podatkov določa: »Brez poseganja v člen 11 lahko upravljavec, kadar ima upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo iz členov 15 do 21, zahteva zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki«. Možnosti ali metod za ugotavljanje identitete prosilca je več, na primer: osebna vložitev zahteve s predložitvijo osebnega dokumenta, osebni prevzem odobrenih podatkov s predložitvijo osebnega dokumenta, posredovanje odobrenih podatkov brez posebnih ukrepov, ker je prosilec upravljavcu že znan, razkritje oziroma preverjanje vnaprej dogovorjenega gesla ali drugega identifikatorja, namenjenega za varno komunikacijo, postavljanje oziroma preverjanje kontrolnih vprašanj, predložitev kontrolnih dokumentov (npr. prosilec predloži kopijo predhodnega odgovora upravljavca v isti ali povezani zadevi), uporaba varnega elektronskega podpisa, uporaba informacijskih rešitev za identifikacijo, če gre za zahtevo, ki se vlaga prek posebnih upravljavčevih spletnih aplikacij, pisni poziv za predhodno potrditev identitete, poslan z osebno vročitvijo na uradni naslov prosilca (npr. upravljavec z osebno vročitvijo poziva zahteva od prosilca podpisano izjavo, da je prejel poziv), osebno vročanje odgovora prosilcu na uradni naslov kot izhaja iz lastnih zbirk upravljavca in predložitev oziroma preverjanje kopije osebnega dokumenta. Pri izbiri metode je treba upoštevati okoliščine konkretnega primera (zlasti možnosti za dokazovanje in preverjanje, ki jih imata upravljavec in prosilec, pomen in zaupnost posredovanih osebnih podatkov, pot po kateri se podatki posredujejo) ter načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri zahtevah, ki se vlagajo v pisni obliki se posredovanje dokumentacije upravičeni osebi običajno zagotavlja tako, da se dokumentacija prosilcu posreduje po klasični pošti na način osebne vročitve na uradni naslov za vročanje, ki ga ima upravljavec v svojih zbirkah podatkov. Osebna vročitev se zagotavlja s kurirskimi pošiljkami ter pošiljkami »priporočeno« ali »priporočeno s povratnico« in z osebno vročitvijo po klasični pošti v upravnem postopku po ZUP (»modra vročilnica«) ali z vročitvijo v varen elektronski predal po posebnih predpisih. Če zna upravljavec v konkretnem primeru utemeljiti, da je posredovanje kopije osebnega dokumenta neizogibno potrebno in primerno za ugotavljanje identitete, je tudi tak način lahko dopusten. Toda pri tem je treba upoštevati tudi spodnja pravila. Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1) v tretjem odstavku
14. člena določa, da je osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Kopijo se zagotovi tako, da jo pri osebnem obisku prosilca naredi upravljavec sam ali tako, da jo posreduje prosilec po pošti. Tudi ZPacP v četrtem odstavku
15. člena dopušča obdelavo osebnih podatkov na podlagi privolitve ne glede na tip izvajalca. V tem primeru mora biti na kopiji osebne izkaznice z ustrezno oznako (zapisom) na kopiji zagotovljeno, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene (peti odstavek
16. člena ZOIzk-1). V konkretnem primeru bi to pomenilo, da prosilec na kopijo zapiše, da privoli v uporabo kopije s strani izvajalca za namen identifikacije v postopku z zahtevo za seznanitev z lastno zdravstveno dokumentacijo, pripiše datum izjave in se podpiše. V konkretnem primeru bi moral izvajalec upoštevati tudi vsa splošna pravila glede privolitve - gl. člen 4 (točka 11), 7 in 13 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov). Zlasti bi moral zagotoviti: prostovoljnost kar praktično pomeni, da mora omogočiti tudi druge, alternativne načine identifikacije, če je to objektivno izvedljivo, in informiranje o obdelavi osebnih podatkov kar pomeni, da mora izvajalec praviloma že s pozivom za dopolnitev zahteve prosilca obvestiti o obdelavi osebnih podatkov v skladu s členom 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri posredovanju kopije je prosilec načeloma tudi upravičen prikriti tiste dele osebne izkaznice, ki presegajo namen identifikacije v konkretnem primeru. Po prejemu in potrditvi identitete bi moral izvajalec kopijo uničiti, če nima na voljo upravičenih zakonitih interesov oziroma podlage za nadaljnjo hrambo kopije – gl. točka (e) prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov (načelo omejene hrambe). Izvajalec lahko pred uničenjem npr. pripravi uradni zaznamek o tem, da se je o identiteti prepričal na podlagi prejete kopije osebnega dokumenta ter iz nje prepiše pomembne podatke. IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Vse zgoraj navedeno velja tudi za predložitev kopije potnega lista. Prijazen pozdrav, Pripravil: mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026