Hramba posnetkov sej občinskega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.12.2020 Številka: 07121-1/2020/2258 Kategorije:Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage, Snemanje sej in javnih dogodkov, Svetovni splet --> Kategorije: Informiranje posameznika, Občine, Pravne podlage, Snemanje sej in javnih dogodkov, Svetovni splet Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je občinski svet občine,…, sprejel spremembe Poslovnika, s katerimi se je zagotovila pravna podlaga za objavo posnetkov sej občinskega sveta na strani občine. Navajate, da se ne strinjate z določbo, po kateri bodo posnetki javnosti na voljo najmanj osem let. Uporaba pojma »najmanj« vnaša dvom, do kdaj bodo posnetki objavljeni, hkrati pa je navedeno obdobje predolgo in nesorazmerno namenu, zaradi katerega se seje občinskega sveta objavljajo. Menite, da gre za grob poseg v varstvo osebnih podatkov posameznikov. V samem postopku sprejemanja Poslovnika, se je skušalo predstaviti neprimernost oz. nezakonitost takšne ureditve, svetnikom so bila predstavljena tudi mnenja IP na to temo. Občinski svet ničesar ni upošteval in je sprejel navedeno določbo. Akt je sedaj že objavljen v Uradnem listu. Prosite za pomoč oz. nasvet, saj je situacija nesprejemljiva, pa tudi težko izvršljiva za občinsko upravo, ki jo je dolžna upoštevati in izvrševati. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP ne more namesto upravljavcev (v konkretnem primeru občine) sprejemati odločitev o ustreznosti in dopustnosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Polega tega IP v okviru mnenja ne sme dokončno presojati o zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov, to lahko stori zgolj v postopku inšpekcijskega nadzora. Zato v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila, ki se nanašajo in so pomembna za rok hrambe posnetkov sej občinskega sveta. V zvezi s snemanjem občinskih sej s strani občine je IP v preteklosti že pripravil več mnenj, ki na voljo na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. V povezavi z rokom hrambe posnetkov sej občinskega sveta bi želel IP najprej izpostaviti, da lahko objava posnetkov javnih sej občinskega sveta na spletu pomeni hud poseg v zasebnost posameznika, zato je še toliko bolj pomembno, da se v poslovniku natančno opredelijo pogoji in namen objave. Po ZVOP-1 je pri obdelavi osebnih podatkov vedno treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz 3. člena (enako ureja načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke
- c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, po obsegu primerni glede na namene obdelave, kar pomeni, da je treba dobro utemeljiti namen in trajanje proaktivne objave, ki opravičuje poseg v zasebnost posameznika. Osebne podatke je potrebno hraniti do izteka roka, ki izhaja iz pravne podlage za zbiranje in hrambo podatkov. Splošna uredba v točki e prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov. Ta določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s prvim odstavkom člena 89, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Če torej posnetki predstavljajo arhivsko gradivo, velja glede roka hrambe v celoti ZVDAGA. Čas hrambe je torej odvisen od namenov, za katere se osebnih podatki obdelujejo. Na primer, če je namen obdelave javno predvajanje sej ali priprava zapisnika, se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave (pod pogojem, da poseben zakon ne terja daljše hrambe) – npr. po javnem predvajanju sej oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje. Tudi to mora biti navedeno v poslovniku. Hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA) in glede interpretacije ZVDAGA vam IP svetuje, da se obrnete na Arhiv RS, ki je pristojen za njegovo interpretacijo. IP namreč za tolmačenje ZVDAGA ni pristojen. Iz vsega navedenega izhaja, da je možno rok hrambe oz. objave opredeliti tudi različno glede na pomen in vsebino na javni seji obravnavane vsebine. Če gre na primer za vsebino, ki zadeva vse prebivalce krajevne skupnosti in pomeni zanje pomembno spremembo (in ni drugih zadržkov za javnost posnetka npr. odvisno od pravnega temelja ni bil podan veljaven ugovor s strani koga od snemanih, seja ni bila zaprta za javnost oz. niso bili obravnavani podatki, ki bi zahtevali drugo raven varstva), potem je lahko zaradi zagotavljanja namena seznanitve ta rok opredeljen drugače, kot pa v primeru, ko je vsebina takšne narave, ki ne zadeva velikega števila naslovljencev (vse pod pogojem, da je objava in snemanje zakonito). Rok je na primer lahko daljši tudi, ko gre za pomembno vprašanje, ker se na primer odloča o veliki porabi javnega denarja in je iz tega razloga interes javnosti za nadzor nad gospodarno porabo javnih sredstev večji. V vsakem primeru pa morajo biti kriteriji za določitev roka predpisani v poslovniku na način, da so udeleženci sej vnaprej nedvoumno seznanjeni s trajanjem objave oz. hrambe posnetka seje glede na posamezen namen obdelave osebnih podatkov. Ob upoštevanju tega, da je predmetni Poslovnik že sprejet, IP v zaključku dodaja, da nima pristojnosti, da bi upravljavcu v okviru opravljenega inšpekcijskega nadzora naložil, da spremeni oz. da popravi svoje notranje akte. Skladno s petim odstavkom 33. člena Zakona o lokalni samoupravi (Ur. l. RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZLS) lahko župan zadrži objavo splošnega akta občine, če meni, da je neustaven ali nezakonit in predlaga občinskemu svetu, da o njem ponovno odloči na prvi naslednji seji, pri čemer mora navesti razloge za zadržanje. Če občinski svet vztraja pri svoji odločitvi, se splošni akt objavi, župan pa lahko vloži pri ustavnem sodišču zahtevo za oceno njegove skladnosti z ustavo in zakonom. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodločaš.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, informacijska pooblaščenka mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav., svetovalka IP To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026