Nadzor nad prihodi in odhodi zaposlenih izvajalca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.12.2020 Številka: 07121-1/2020/2297 Kategorije:Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage --> Kategorije: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste izvajalec varnostnih storitev, ki za naročnike opravljate storitev varovanja. Skladno s pogodbenimi določili z naročnikom ste morali na vse varovane objekte, ki so v lasti naročnika (cca. 30 objektov) namestiti »kontrolne naprave za evidentiranje obhodov« (namestiti čipe, ki preko NFC funkcije evidentirajo čas in kraj opravljenega obhoda). Skladno s pogodbo je določeno, da je izvajalec dolžan na naročnikovo zahtevo zagotoviti podatke o obhodih iz kontrolne naprave za evidentiranje obhodov. Naročnik sedaj zahteva, da bi se vsak posamezni zaposleni izvajalca ob pričetku dela in ob prihodu ter odhodu iz vsakega varovanega objekta javil pooblaščeni osebi naročnika in mu javil tudi svoje osebne podatke in kraj oziroma vrsto dela. Nadalje naročnik zahteva tudi neposreden in stalen dostop do podatkov iz evidence evidentiranja obhodov. Navedeno pridobivanje osebnih podatkov v realnem času se vam zdi nesorazmerno in prevelik poseg v pravico do varstva osebnih podatkov zaposlenih. Menite pa, da bi za izpolnitev pogodbenih obveznosti zadostovalo, da naročniku na njegovo pisno zaprosilo posredujete podatke iz naprave za evidentiranje obhodov, brez dodajanja osebnih podatkov zaposlenih. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V členu 6 Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. V vašem primeru poteka obdelava osebnih podatkov na podlagi pogodbe z naročnikom (točka (b) člena 6
(1)Splošne uredbe), v okviru delovnega razmerja med delavci in vami, kot izvajalcem, pa na podlagi Zakona o delovnih razmerjih. Kar se tiče vaše pogodbe z naročnikom in posredovanja natančnih podatkov o gibanju in lokaciji opravljanja obhodov, je treba biti zelo pozoren na uresničevanje temeljnih načel obdelave osebnih podatkov, predvsem naslednjih načel iz člena 5
(1). Osebni podatki morajo biti obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki („zakonitost, poštenost in preglednost“); zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni; nadaljnja obdelava v namene arhiviranja v javnem interesu, v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89
(1)ne velja za nezdružljivo s prvotnimi nameni („omejitev namena“); ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“); IP vam konkretno ne more svetovati in določno povedati, katere podatke je skladno s pogodbo o izvajanju storitev dopustno posredovati in katerih ne. Vsekakor pa ste kot enakovredna pogodbena stranka (načelo pogodbene svobode) v položaju, da skrbite za varstvo osebnih podatkov svojih delavcev in si prizadevate za zasledovanje zgoraj navedenih načel, predvsem načela najmanjšega obsega podatkov oziroma načela sorazmernosti. Če se vam takšno posredovanje ne zdi sorazmerno, ker morate skladno z Zakonom o delovnih razmerjih varovati osebne podatke, zasebnost in dostojanstvo svojih zaposlenih, morate na to vsekakor opozoriti naročnika in zavrniti takšno posredovanje osebnih podatkov, ki (kot razumemo iz vašega dopisa) sploh ni predvideno v pogodbi. Če posredovanje osebnih podatkov ni predvideno s pogodbo, bi bilo treba za takšno posredovanje najti tudi katero drugo pravno podlago, kot jih opredeljuje člen 6 Splošne uredbe. Poudarimo naj tudi, da ste kot delodajalec dolžni zagotoviti primerno obveščanje svojih zaposlenih o obdelavi njihovih osebnih podatkov, in sicer skladno s členom 13 Splošne uredbe. Slednji določa nabor informacij, ki jih mora upravljavec osebnih podatkov zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki pridobijo od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, med drugim identiteto in kontaktne podatke upravljavca; namene in pravno podlago za obdelavo; uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov ter nadalje tudi obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; obstoj pravice do preklica privolitve; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu. Navedeno pomeni, da če bi naročniku posredovali osebne podatke zaposlenih, bi morali vse navedene elemente člena 13 z naročnikom vnaprej tudi ustrezno premisliti in opredeliti ter o njih nato obvestiti zaposlene. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026