Zahteva fakultete po uporabi fakultetnega e-naslova - IPRS

Zahteva fakultete po uporabi fakultetnega e-naslova + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.02.2021 Številka: 07121-1/2021/199 Kategorije:Elektronska pošta, Šolstvo --> Kategorije: Elektronska pošta, Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da morate za napredovanje v službi dokončati magistrski študij (bolonjska stopnja) zato ste se odločili, da opravite še preostale obveznosti na fakulteti. Pri komunikaciji ste že v času študija in tudi sedaj vedno uporabljali svoj zasebni elektronski naslov (___@gmail.com), ki ga ima fakulteta od vpisa na študij tudi zabeleženega v svojih evidencah. To nekaj tednov nazaj ni predstavljalo nobene težave, nato pa ste iz referata fakultete dobili elektronsko sporočilo, da z vami ne bodo več komunicirali preko gmail računa, temveč da morate uporabljati fakultetni elektronski naslov. To ste tudi poskusili urediti, vendar vam sistem Windows in orodje Office 365 tega ne omogočata saj imate preko tega na računalniku že vezan službeni naslov, ki je za delo v službi nujno potreben. O tem sem tudi obvestili referat in službo za IT, ki vam je odgovorila, da se dvojnega računa v tem orodju res ne da naložiti. Službenega poštnega predala žal ne morete kar ukiniti, ker je to osnovni vir za vaše delo. Glede na to, da ste o težavah obvestila referat, ki vam do danes na moje elektronsko sporočilo ni niti odgovoril, vas zanima, ali ima fakulteta sploh pravico od vas zahtevati, da uporabljate ta elektronski naslov, ki so vam ga dodelili oni kljub tehnični težavi, ki se pri tem pojavi. Dodajate še, da pri komunikaciji s profesorji glede uporabe gmail računa do sedaj niste imeli nobenih težav. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) pojasnjuje, da vaše vprašanje sicer ni neposredno povezano s tematiko varstva osebnih podatkov, vendar pa vseeno upamo, da vam lahko naš odgovor pomaga. Načeloma fakulteta študentom lahko omogoči, da študenti v okviru študijskega procesa za komunikacijo s fakulteto uporabljajo elektronske naslove, ki jim jih dodeli fakulteta, podobno kot delodajalci za službeno komunikacijo zaposlenim dodelijo elektronske naslove, seveda pa morajo zagotoviti, da je uporaba takšnega naslova tudi (tehnično) možna. Glede vprašanja, ali lahko fakulteta zahteva uporabo specifičnega e-naslova, se ne moremo opredeljevati, saj to ne sodi v našo pristojnost. Razumljivo je, da so lahko določene tehnične omejitve pri uporabi posameznih elektronskih naslovov, zlasti če so ti (že) vezani na uporabo v službenem okolju. Če tega ni možno zagotoviti, potem bi za komunikacijo s študentom morali omogočiti drugačen način, nenazadnje je precej verjetno, da ne gre za posamičen primer, ko gre za študente, ki študirajo ob delu in lahko takšna zahteva omejuje pravico študenta do komunikacije s fakulteto in s tem do samega izvajanja izobraževalnega procesa. IP žal v konkretni situaciji ne more ukrepati, saj ne gre za primer, ko bi lahko govorili o kršitvi predpisov s področja varstva osebnih podatkov, temveč za tematiko, ki se dotika izvajanja izobraževanja, upamo pa na ustrezno zavedanje na fakulteti, da ni primerno zahtevati uporabe določenih informacijskih in komunikacijskih rešitev brez možnosti alternative, če obstajajo utemeljeni razlogi, da uporaba v določenih okoliščinah ni možna. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026