Hramba fotokopij osebnih dokumentov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.02.2021 Številka: 07120-1/2021/47 Kategorije:Rok hrambe OP, Upravni postopki --> Kategorije: Rok hrambe OP, Upravni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne
- 2021 prejel vaš elektronski dopis, v katerem navajate, da se kot pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov ukvarjate z vprašanjem hrambe osebnih podatkov v zaključenih upravnih zadevah, ki jim še niso potekli roki hrambe. Zanima vas, kako je s hrambo fotokopij osebnih dokumentov v navedenih zadevah, kadar upravni organ nima več namena zbiranja osebnih podatkov? *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma pojasnjujemo, da lahko konkretno presojo glede vašega vprašanja opravimo zgolj v okviru postopka inšpekcijskega nadzora. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe. Zato poudarjamo, da IP v mnenju ne more namesto upravljavca presojati, ali in kako dolgo lahko hranite fotokopije osebnih dokumentov v zaključenih upravnih zadevah, ki so oz. še niso potekli roki hrambe in kadar organ nima več namena zbiranja osebnih podatkov. Iz tega razloga v nadaljevanju podajamo zgolj splošna pojasnila ter izpostavljamo relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena hramba osebnih podatkov zakonita. Konkretno presojo pa mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov lahko skladno z načelom sorazmernosti (točka (c) člena 5
(1)Splošne uredbe) pridobiva in obdeluje le tiste osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov). Obdelavo osebnih dokumentov urejata dva zakona, in sicer sta to Zakon o osebni izkaznici (v nadaljevanju: ZOIzk-1) in Zakon o potnih listinah (ZPLD-1), ki določata (
- odstavek
- člena ZOIzk-1 ter
- odstavek 4.a. člena ZPLD-1), da je prepovedano hraniti kopije osebne izkaznice in potnih listin v elektronski obliki. Hramba kopij osebnih izkaznic in potnih listin v fizični obliki pa je dopustna le tako dolgo, kolikor je to potrebno za dosego namenov, za katere se osebni podatki obdelujejo (načelo omejitve shranjevanja kot ga določa člen 5
(1)(
- e)Splošne uredbe). Poleg zgoraj navedenega vas IP napotuje tudi na Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki ureja hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. IP vam svetuje, da si več, v zvezi z vašim vprašanjem, preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje, št. 0712-1/2019/2550, z dne 07. 11. 2019 in mnenje št. 0712-1/2019/1852, z dne 07. 08. 2019. Omenjeni mnenji lahko pridobite preko iskalnika na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/vop. IP sklepno povzema, da zbiranje in hramba kopij osebnega dokumenta pomeni obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Več o kopiranju osebnih dokumentov in prepisovanju podatkov iz osebnih dokumentov pa si lahko preberete na spletni strani IP na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/ V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026