Ali je funkcija vodje oddelka skladnosti poslovanja in preprečevanja pranja denarja združljiva tudi z izvajanjem funkcije DPO - IPRS

Ali je funkcija vodje oddelka skladnosti poslovanja in preprečevanja pranja denarja združljiva tudi z izvajanjem funkcije DPO + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.03.2022 Številka: 07121-1/2022/304 Kategorije: --> Kategorije: Bančništvo, Pooblaščene osebe za varstvo podatkov - DPO Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje. Kot ste pojasnili, vas zanima, ali je funkcija vodje oddelka skladnosti poslovanja in preprečevanja pranja denarja združljiva tudi z izvajanjem funkcije DPO, skladno z določilom
3. člena Splošne uredbe. Kot pojasnjujete funkcijo DPO izvaja Vodja oddelka skladnosti in certificiran DPO, njen namestnik pa je zaposlen znotraj oddelka skladnosti (tudi certificiran DPO), ki je samostojni svetovalec službe skladnosti in PPD. Vodja oddelka skladnosti ni pooblaščenec za pranje denarja (pooblaščenec za PPDFT je zaposlen znotraj oddelka skladnosti). Prav tako vodja skladnosti ne izvaja nobenih nalog vezanih na pranje denarja in ni določen kot skrbnik zbirk katere od Evidenc dejavnosti obdelav. Vodja oddelka skladnosti izvaja sledeče naloge: vzpostavitev, vodenje, organiziranje, nadziranje in koordiniranje aktivnosti v organizacijski enoti; upravljanje, razvoj in nadzorovanje zakonsko ustrezne skladnosti poslovanja podjetja in razvoj in implementacija ustreznih internih aktov, pravil in navodil; odločanje in podpisovanje skladno s podeljenimi pooblastili; svetovanje in podpora poslovodstvu pri organizaciji rednih sej poslovodstva in sej nadzornega sveta družbe; koordinacija dela z ostalimi oddelki in službami znotraj podjetja in podružnicami; sodelovanje s službo skladnosti poslovanja in službo PPDFT ter drugimi OE Skupine vzpostavitev in vzdrževanje ustreznih evidenc in registrov na področju incidentov skladnosti poslovanja; priprava analiz in poročil povezanih z aktivnostmi organizacijske enote (poročanje poslovodstvu družbe, sektorju Skladnosti poslovanja in PPDFT Skupine ter na zahtevo nadzornemu svetu družbe); spremljanje in predlaganje sprememb procesov dela ter internih aktov družbe v povezavi z zagotavljanjem skladnosti poslovanja; informiranje zaposlenih o pravilih in navodilih za skladno poslovanje ; priprava in skrb za izvedbo programa strokovnega usposabljanja in izobraževanja zaposlenih v podjetju za zagotavljanje skladnosti poslovanja svetovanje in sodelovanje s poslovodstvom in zaposlenimi na področju skladnosti poslovanja. sodelovanje pri izvedbi projektnih aktivnosti podjetja; izvajanje nadzora nad postopki in izvajanjem pooblastil v družbi; sodelovanje pri pripravi poslovnih pravilnikov, internih navodil in smernic poslovanja; spremljanje sprememb zakonodaje s področja poslovanja podjetja in skrb za integriranje teh sprememb v procese dela; sodelovanje pri pripravi in spremembah operativnih postopkov ter pri pripravi določb notranjih aktov v družbi in pregled usklajenost teh s sprejeto zakonodajo in krovno politiko skladnosti poslovanja družbe. Sodelovanje pri optimiranju procesov med oddelki, vodenju projektov in organiziranje potrebnih aktivnosti za uspešno in učinkovito uvajanje sprememb. napotitev zaposlenih v organizacijski enoti na izobraževanje skladno s potrebami in zahtevami delovnega mesta; izvajanje zadolžitev namestnika pooblaščenca za preprečevanje pranja denarja; opravljanje drugih del po zahtevi nadrejenega. Prosite nas za mnenje, ali lahko v družbi ostane vodja oddelka skladnosti tudi v funkciji DPO, kajti razpolaga z ustreznim znanjem in izkušnjami iz navedenega področja in zato je za DPO v družbi kot najprimernejša oseba bila tudi imenovana. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
4. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
5. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
6. točke prvega odstavka
7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
8. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma pojasnjuje, da lahko informacije o imenovanju, položaju in nalogah pooblaščenih oseb za varstvo osebnih podatkov najdete na naši posebni spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/poobla%C5%A1%C4%8Dena-oseba-za-varstvo-podatkov Glede posameznih funkcij v organizaciji vnaprej ni mogoče decidirano trditi, da so določene funkcije nezdružljive s položajem in nalogami, ki ji opravlja pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov, saj je to v pretežni meri odvisno od nalog in zadolžitev, ki jih opravlja konkretna oseba, so pa določene funkcije v organizaciji bolj sporne s tega vidika, kot pojasnjujemo v nadaljevanju. Bistveno je, da v konkretnem primeru, upoštevaje specifične okoliščine, ne pride do konflikta interesov (
9. odstavek člena 38 Splošne uredbe). Kot je pojasnjeno v smernicah o pooblaščenih osebah Evropskega odbora z varstvo podatkov[1] se neodvisno delovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov omogoča z več zaščitnimi ukrepi: pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri opravljanju svojih nalog ne prejema nobenih navodil od upravljavcev ali obdelovalcev; upravljavec pooblaščene osebe za varstvo podatkov ne sme razrešiti zaradi opravljanja njenih nalog ter preprečujejo se nasprotja interesov zaradi morebitnih drugih nalog in dolžnosti. Druge naloge in dolžnosti pooblaščene osebe za varstvo podatkov ne smejo povzročiti nasprotja interesov. To predvsem pomeni, da pooblaščena oseba za varstvo podatkov v organizaciji ne sme zavzemati položaja, ki ji omogoča določanje namenov in sredstev obdelave osebnih podatkov. Zaradi specifične organizacijske strukture vsake organizacije je treba to obravnavati za vsak primer posebej. Splošno gledano lahko nasprotujoči si položaji v organizaciji vključujejo položaje višjega vodstva (kot so izvršni direktor, operativni direktor, finančni direktor, vodja zdravstvene službe, vodja oddelka za trženje, vodja službe za človeške vire ali vodja oddelkov za informacijsko tehnologijo) in tudi druge vloge na nižji ravni organizacijske strukture, če taki položaji ali vloge vodijo v določitev namenov in sredstev obdelave, kar je glede na smernice EDPB ključni kriterij. Naloge vodje oddelka skladnosti so praviloma pretežno uravnovešene z nalogami pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (zlasti npr. informiranje zaposlenih o pravilih in navodilih za skladno poslovanje ter priprava in skrb za izvedbo programa strokovnega usposabljanja in izobraževanja zaposlenih v podjetju za zagotavljanje skladnosti poslovanja), v izogib morebitnemu konfliktu interesov pa je primerno posamezne naloge preveriti in se potencialno spornim (predvsem z vidika določanja namenov in sredstev obdelave osebnih podatkov) izogniti, npr. tako, da se jih prenese na druge zaposlene. Zaključno opozarjamo še, da so pooblaščene osebe po Zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 68/16, 81/19, 91/20 in 2/21 – popr.; ZPPDFT-1; poglavje 3.6) povezane tudi z organizacijo obsežnega zbiranja osebnih podatkov, ki ga od zavezancev zahteva ZPPDFT-
10. Bistvo teh nalog je neposredno povezano tudi s konkretno določitvijo internih pravil in aktov, ki določajo, kateri konkretni osebni podatki se zbirajo, kot zahteva ZPPDFT-1, zato je pri tem treba upoštevati zgoraj navedena opozorila ter priporočila glede konflikta interesov, če bi takšna oseba opravljala tudi naloge DPO (kar pa v vašem konkretnem primeru glede na podana pojasnila ne drži). IP v postopku izdaje nezavezujočega mnenja o tem ne more podati dokončne presoje, saj se navedeno lahko ugotovi le v okviru uradnega inšpekcijskega postopka. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026