← Slovenija

Ali lahko knjižnica pridobi OP iz CRP - IPRS

Ali lahko knjižnica pridobi OP iz CRP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.06.2007 Številka: 0712-619/2007/2 Kategorije:Knjižničarstvo, Upravne enote --> Kategorije: Knjižničarstvo, Upravne enote Spoštovani! Dne
  4. 2007 je Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) preko elektronske pošte prejel vaše vprašanje v zvezi z varstvom osebnih podatkov. V navedeni elektronski pošti navajate:Da ste vodja ......................, kjer v ..................... vodite evidenco članov. Med podatki je tudi naslov stalnega in morebitnega začasnega bivališča, ki je potreben zlasti za pošiljanje in vročanje opominov. Vaši člani ob vpisu zaenkrat podpisujejo posebno pristopno izjavo, s katero potrjujejo, da so seznanjeni z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Zakonom o knjižničarstvu in pravilnikom naše knjižnice (knjižnični red) in posebej dovoljujejo, da pri pristojnih organih ob neuspelem poskusu vročitve opomina pridobite podatke o njihovem stalnem ali začasnem bivališču. Kadar res ne morete vročiti opomina, ker je naslov napačen, zaprosite za vpogled v Centralni register prebivalstva (pri čemer se sklicujete na
  5. člen Zakona o knjižničarstvu in
  6. člen Zakona o splošnem upravnem postopku, do sedaj se v prošnjah niste izrecno sklicevali na pristopne izjave) in te podatke tudi dobite.Vprašujete nas sledeče: Ali je vaše dosedanje početje pravilno? Ali je za pridobivanje podatkov o stalnem in začasnem bivališču iz Centralnega registra prebivalstva RS sploh potrebna posebna pisna izjava ali bi te podatke smeli pridobivati na podlagi omenjenih zakonov tudi brez te izjave? Ali lahko podatke v skladu s
  7. členom Zakona o knjižničarstvu ob vpisu v evidenco članov vpisujete tudi brez pristopne izjave, v kateri uporabniki s podpisom izjavljajo, da so seznanjeni z naštetimi zakoni? Operativno vprašanje namreč je – ali bi smeli opustiti pristopno izjavo? Odgovori na ta vprašanja vas zanimajo, ker želite delati v skladu s predpisi in uporabnikom zagotavljati ustrezno stopnjo varovanja njihovih osebnih podatkov.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  8. točke prvega odstavka
  9. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  10. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Varstvo osebnih podatkov je na podlagi Ustave Republike Slovenije človekova pravica in temeljna svoboščina opredeljena v
  11. členu, po katerem je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov pa določa zakon. Ta zakon je ZVOP-1.Iz
  12. člena ZVOP-1, ki je splošne narave, izhaja, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. V
  13. členu ZVOP-1 je podrobneje urejena pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju ter določene izjeme od splošnih pravnih podlag. In sicer
  14. člen določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. ZVOP-1 pa glede navedenega pozna tudi tri izjeme, in sicer, da lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil, pri čemer morajo biti zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil; da se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe; ter da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Univerzitetna Knjižnica Maribor je v smislu določb ZVOP-1, javni sektor in zato zanjo veljajo določbe
  15. člena ZVOP-
  16. Javni sektor so, po
  17. točki
  18. člena ZVOP-1, državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, univerze, samostojni visokošolski zavodi in samoupravne narodne skupnosti.V prvem odstavku
  19. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Za upravljavca osebnih podatkov se po
  20. točki
  21. člena ZVOP-1 šteje fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Uporabnik osebnih podatkov pa je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki (
  22. točka
  23. člena ZVOP-1). Posredovanje oziroma razkritje osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov je praviloma dopustno samo v naslednjih primerih:
  24. če obstaja za posredovanje osebnih podatkov izrecna podlaga v zakonu;
  25. če je za posredovanje osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, pri čemer je treba upoštevati, da zakon za posamezne primere lahko določa, da se osebni podatki lahko posredujejo uporabnikom osebnih podatkov samo na podlagi pisne privolitve posameznika;
  26. če je posredovanje osebnih podatkov potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, kot jih določata
  27. in
  28. člen ZVOP-
  29. Obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo pri knjižnicah pa kot področni zakon ureja Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01, 96/02-ZUJIK, v nadaljevanju ZKnj-1), ki v
  30. členu določa, da imajo knjižnice za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih uporabnikov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. Osebni podatki iz prejšnjega odstavka se zbrišejo eno leto po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani.Zakon o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 59/06 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZPPreb) v IV. poglavju ureja Register stalnega prebivalstva (členi 18 do 21).
  31. člen ZPPreb določa, da pristojni organ, pri katerem je posameznik prijavil oziroma odjavil stalno ali začasno prebivališče, posreduje podatke iz drugega odstavka prejšnjega člena uporabnikom, ki jih potrebujejo za vzdrževanje registrov in evidenc iz svojega delovnega področja ali za odločanje v postopkih za izvajanje javnih pooblastil, če so za te podatke pooblaščeni z zakonom. Podatke iz prejšnjega odstavka lahko uporabnikom, namesto pristojnega organa, posreduje ministrstvo, pristojno za notranje zadeve. Podatki iz prvega odstavka tega člena se lahko posredujejo na obrazcih, magnetnih medijih, po elektronski pošti ali z neposredno računalniško povezavo, in sicer na način, ki ga določi minister, pristojen za notranje zadeve. Za posredovanje podatkov uporabnikom iz prvega odstavka tega člena z neposredno računalniško povezavo, je potrebno predhodno soglasje ministra, pristojnega za notranje zadeve.Pristojni organ po ZPPreb je upravna enota, na območju katere ima posameznik stalno ali začasno prebivališče, ali ga prijavlja oziroma odjavlja (
  32. člen ZPPreb).ZKnj-1 je v primerjavi z ZVOP-1 specialnejši zakon, zato Pooblaščenec opozarja, da v konkretnem primeru veljajo določila ZKnj-
  33. ZKnj-1 na podlagi
  34. člena daje knjižnici vsa pooblastila in pravico, da za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva, zbira in obdeluje osebne podatke svojih uporabnikov, in sicer ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. Pooblaščenec ugotavlja, da je obdelava osebnih podatkov knjižnic o svojih uporabnikih v skladu z določili ZVOP-1, saj je določena z ZKnj-1, ki natančno določa namen zbiranja in obdelave osebnih podatkov ter taksativno našteva osebne podatke, ki jih knjižnice lahko obdelujejo. In ravno na podlagi
  35. člena ZKnj-1 ima knjižnica pravico zbirati in obdelovati osebne podatke o svojih članih tudi od upravnih enot in ministrstva, pristojnega za notranje zadeve, vendar samo osebne podatke določene v
  36. členu ZKnj-
  37. Prav tako upravičenost zbiranja podatkov izhaja iz namena, tj. zavarovanja gradiva. Le na podlagi točnih in ažurnih podatkov o naslovu stalnega ali začasnega bivališča uporabnika, bo knjižnice lahko obveščala o opominih v zvezi z nevrnjenim gradivom, ne nazadnje pa dolžnost obdelovanja točnih in ažurnih osebnih podatkov, prav upravljavcu zbirke osebnih podatkov, nalaga tudi
  38. odstavek
  39. člena ZVOP-
  40. Drugi odstavek
  41. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec centralnega registra prebivalstva ali evidenc stalno in začasno prijavljenih prebivalcev na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredovati upravičencu, ki izkaže pravni interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča posameznika, zoper katerega uveljavlja svoje pravice.Pri tem Pooblaščenec opozarja, da morajo knjižnice svojo zahtevo po pridobivanju podatkov obrazložiti, da bo upravljavec zbirke lahko presodil, ali je pravni interes za njihovo posredovanje izkazan. Glede na navedeno Pooblaščenec na vaša vprašanja odgovarja, da je vaše dosedanje početje pravilno, da pa za pridobivanje podatkov o stalnem in začasnem bivališču iz Centralnega registra prebivalstva RS posebna pisna izjava posameznika ni potrebna, saj ima knjižnica podlago za obdelovanje osebnih podatkov v zakonu, tj. ZKnj-1, kar je v skladu s prvim odstavkom
  42. člena ZVOP-
  43. Torej smete podatke iz Centralnega registra prebivalstva RS, pridobivati na podlagi
  44. člena ZKnj-1 tudi brez izjave oziroma osebne privolitve člana knjižnice vendar sorazmerno z drugim odstavkom
  45. člena ZVOP-
  46. Prav tako lahko podatke v skladu s
  47. členom ZKnj-1 ob vpisu v evidenco članov vpisujete tudi brez pristopne izjave, v kateri uporabniki s podpisom izjavljajo, da so seznanjeni z zakoni, kar pomeni, da bi lahko opustili pristopno izjavo, vendar pa je člane potrebno podučiti o obdelavi njihovih osebnih podatkov. Hkrati Pooblaščenec opozarja, da smete na podlagi
  48. člena ZKnj-1 obdelovati le sledeče osebne podatke: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola.Ker navajate, da želite zagotavljati ustrezno stopnjo varovanja osebnih podatkov članov knjižnice, Pooblaščenec na kratko povzema ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. ZVOP-1 namreč v
  49. členu predpisuje, da upravljavci (v konkretnem primeru knjižnica) osebnih podatkov v svojih internih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Upravljavec osebnih podatkov je na podlagi
  50. člena ZVOP-1 dolžan zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz
  51. člena ZVOP-
  52. Prvi odstavek
  53. člena ZVOP-1 namreč določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov, tako da se:
  54. varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami;
  55. varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki;
  56. preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
  57. zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov;
  58. omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.Pooblaščenec poudarja, da je smisel citiranih določb
  59. in
  60. člena ZVOP-1 prav v zagotavljanju pravic posamezniku, subjektu obdelovanih osebnih podatkov. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.