Ali sme fakulteta e-maile študentov uporabljati za obveščanje o obštudjskih dejavnostih študenstkega sveta - IPRS

Ali sme fakulteta e-maile študentov uporabljati za obveščanje o obštudjskih dejavnostih študenstkega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.06.2010 Številka: 0712-297/2010/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 09.06.2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem pojasnjujete, da se študentski svet UP FHŠ večkrat obrne na dekanat ali referat fakultete s prošnjo za posredovanje elektronske pošte študentom z vsebino, ki se ne naša na študijski proces, temveč z vsebino s področja obštudijskih in interesnih dejavnosti študentov. V zvezi s tem sprašujete: 1) ali smete iz dekanata oz. katere koli druge strokovne službe fakultete študentom posredovati informacije o obštudijskih in interesnih dejavnostih na njihove e-naslove? 2) ali smete obveščati študente na njihove e-naslove npr. glede volitev v študentski svet (ki je organ fakultete, torej gre za študijsko dejavnost), kljub določilu pravilnika univerze (ki ureja študentske volitve), da se informacija o volitvah v Študentski svet UP FHŠ objavi na spletni strani in obesi na oglasni deski na fakulteti? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. tč.
4. odst.
5. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec pojasnjuje, da lahko fakulteta (brez posebnega predhodnega soglasja) študente po elektronski pošti obvešča le o tistih vsebinah, ki so neposredno vezane na dejavnost fakultete, kot jo določa statut (tudi npr. o volitvah v študentski svet, saj gre za organ fakultete). Za uporabo elektronskega naslova za namen obveščanja o vsebinah, ki niso del dejavnosti fakultete, pa je potrebno vnaprejšnje soglasje študenta. Pooblaščenec meni, da je dejavnost študentskega sveta (organa fakultete) šteti v okvir dejavnosti fakultete in je uporaba elektronske pošte za namen obveščanja o obšolskih dejavnostih, ki jih organizira študentski svet, dopustna. Drugače bi bilo, če bi obšolske ali interesne dejavnosti organizirali organi izven fakultete (na primer študentske organizacije, nevladne organizacije, študentski servisi…). O b r a z l o ž i t e v: Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi fakultete, ZVOP-1 opredeljuje v
7. členu. Prvi odstavek
8. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Določba prvega odstavka
9. člena ZVOP-1 tako pogojuje obdelavo osebnih podatkov z obstojem posebnega (področnega) zakona, ki določa obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo. V konkretnem primeru bi to lahko bil Zakon o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 119/06-UPB3 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZVis), ki v
10. odstavku
11. člena evidence z osebnimi podatki študentov, ki jih visokošolski zavodi lahko vodijo:
12. evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov,
13. osebni karton, ki se vodi za vsakega študenta od vključitve v študij do končanja študija oziroma do izpisa,
14. zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena,
15. evidenco izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju. Evidence iz 1.,
16. in
17. točke
18. odstavka
19. člena ZVis obsegajo: ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih. Evidenca iz
20. točke obsega še podatke o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Evidenca iz
21. točke prvega odstavka tega člena obsega: ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, enotno matično številko občana, način študija, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa, datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu. Nadalje ZVis v
22. členu opredeljuje tudi uporabo teh evidenc in določa, da se osebni podatki študentov iz evidenc iz
23. člena tega zakona zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih. Pooblaščenec pa meni, da je določilo
24. člena ZVis, ki določa, da se lahko osebni podatki študentov iz evidenc iz
25. člena tega zakona posredujejo tudi za potrebe študentskih organizacij, v konkretnem primeru irelevantno. Svoje mnenje utemeljuje kot prvič s tem, da evidenca iz
26. člena ZVis ne vsebuje elektronskih naslovov študentov , kot drugič pa je treba v primeru komuniciranja po elektronski pošti upoštevati določila področnega zakona, ki ureja vprašanja, povezana z elektronskimi komunikacijami, torej določila Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 13/07 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZEKom). ZEKom v
27. odstavku
28. člena določa, da je uporaba elektronske pošte za namen neposrednega trženja dovoljena samo na podlagi naročnikovega predhodnega soglasja. Drugi odstavek istega člena pa določa, da lahko fizična ali pravna oseba, ki od kupca svojih izdelkov ali storitev pridobi njegov elektronski naslov za elektronsko pošto, ta naslov izjemoma uporablja za neposredno trženje svojih podobnih izdelkov ali storitev, vendar mora kupcu dati možnost, da kadarkoli na brezplačen in enostaven način zavrne takšno uporabo njegovega elektronskega naslova. Pooblaščenec pojasnjuje, da pride navedena izjema v poštev pri obveščanju fakultete o vsebinah, ki se nanašajo neposredno na študijski proces oziroma na dejavnost fakultete (tudi raziskovalna dejavnost, mednarodno sodelovanje…), vendar pa ne tudi na primer pri obveščanju o sporočilih ki se vsebinsko ne bi nanašala na dejavnost fakultete. Za slednje bi potrebovali izrecno soglasje vsakega študenta, katerega elektronski naslov na podlagi njegovega soglasja že vodite v svoji zbirki. Pooblaščenec tako zaključuje, da lahko študente po elektronski pošti obveščate le o tistih dejavnostih in vsebinah, ki so neposredno vezane na študijski proces oziroma na dejavnost same fakultete, kot jo določa statut, o vseh ostalih dejavnostih oziroma vsebinah pa jih lahko obveščate zgolj na podlagi predhodnega soglasja vsakega posameznega študenta. Pooblaščenec meni, da je dejavnost študentskega sveta (organa fakultete) šteti v okvir dejavnosti fakultete in je uporaba elektronske pošte za namen obveščanja o obšolskih dejavnostih, ki jih organizira študentski svet, dopustna. Drugače bi bilo, če bi obšolske ali interesne dejavnosti organizirali organi izven fakultete (na primer študentske organizacije, nevladne organizacije, študentski servisi …). S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026