Anketiranje sodelavcev - IPRS

Anketiranje sodelavcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.02.2021 Številka: 07121-1/2021/224 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Šolstvo --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Šolstvo Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali e-sporočilo, v katerem nas prosite za informacijo o tem, ali bi bilo kaj narobe z anketo, ki bi jo želeli izvesti med sodelavci (njihova imena in priimki so javno objavljeni na vaši spletni strani šole). V anketi bi sodelavce želeli vprašati, koga bi si želeli za novega ravnatelja oziroma v.d ravnatelja. Anketa bi bila prostovoljna in bi bila poslana samo vašim kolegom iz šole. Sprašujete nas, ali lahko anketo pošljete svojim sodelavcem na službene e-naslove ali morate za to dobiti kakšna posebna dovoljenja. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more potrjevati ustreznosti konkretnih nameravanih obdelav osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita. Zato IP na vaše vprašanje v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila. IP pojasnjuje, da skladno s prvo točko 4. člena Splošne uredbe osebni podatki pomenijo katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik pa je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. IP je v svojih že izdanih mnenjih večkrat poudaril, da so naslovi službene elektronske pošte (npr. v obliki ime.priimek@podjetje.

1. si)varovani osebni podatki, saj je v e-naslovu konkretna oseba določena, oziroma vsaj določljiva. Drugače je v primeru splošnih mailov organizacij kot npr. info@vrtec.si (ti ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov). Pri pošiljanju e-sporočil na naslove, ki predstavljajo varovane osebne podatke, je treba med drugim zagotoviti tudi ustrezno zavarovanje podatkov, da ne pride do uporabe osebnih podatkov izven zakonitih namenov (npr. tako, da se naslove navaja v skriti kopiji). Uporaba zakonito objavljenih e-naslovov, ki so kot službeni naslovi objavljeni skladno s 106. členom ZVOP-1, za namene, za katere so objavljeni, sama po sebi načeloma ni sporna. Drugi odstavek 106. člena ZVOP-1 namreč določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja. Glede na to, da poseben zakon ni bil uveljavljen in tudi Splošna uredba ne določa posebnih pravil glede tega vprašanja, IP meni, da se navedena določba še vedno uporablja in je podatek o službenem e-naslovu javnega uslužbenca, ki je javno objavljen, dopustno uporabiti za namen, za katerega je bil objavljen. Iz vašega pisanja gre razbrati, da bi e-naslove uporabili za zasebni namen (izvedbo ankete kot bodoči kandidat za ravnatelja) in ne v okviru nalog, ki jih opravljate pri delodajalcu. Zaradi slednjega IP opozarja, da pred uporabo e-naslovov preverite pogoje, ki jih je vaš delodajalec določil glede uporabe e-pošte in službenih e-naslovov. Ponovno pa poudarjamo, da se do morebitnih kršitev, ki bi jih storili z uporabo javno objavljenih e-naslovov zaposlenih na šoli IP na splošno in zunaj postopka inšpekcijskega nadzora ne more opredeliti. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Tanja SLAK država nadzornica za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026