Aplikacija za beleženje delovnega časa - IPRS

Aplikacija za beleženje delovnega časa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.01.2022 Številka: 07121-1/2021/2664 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Moderne tehnologije Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali lahko delodajalec zahteva, da si naložite aplikacijo za vodenje delovnega časa na zasebni mobilni telefon, saj je potrebno imeti vklopljene tudi podatke za lokacijo. Ker je to vaš zasebni telefon to pomeni, da gre za spremljanje vaše lokacije tudi v vašem prostem času. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Z nezavezujočim mnenjem vam tako podajamo zgolj splošne usmeritve, saj bi lahko dokončni odgovor IP podal zgolj v okviru inšpekcijskega postopka. Uvodoma vas napotujemo na že izdana mnenja IP, kjer smo odgovarjali na podobna vprašanja, kot je vaše. Gre npr. za mnenja št. 0712-1/2019/1690 z dne 17.7.2019, št. 07121-1/2021/686 z dne 9.4.2021 in št. 0712-1/2019/2395 z dne 26.11.2019. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnika na: www.ip-rs.si/vop. Pojasnjujemo, da je za vsakršno obdelavo osebnih podatkov treba zagotoviti primerno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja pri za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A in 202/21 – odl. US, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V danem primeru je treba upoštevati tudi določbo 157. člena Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B, 54/14 – odl. US, 81/15, 40/17 in 189/21 – ZDU-1M, ZEKom-1), skladno s katero bi moral delodajalec zaposlene pred namestitvijo aplikacije na njihove zasebne telefone obvestiti o obdelavi njihovih podatkov in pridobiti njihovo privolitev, ki mora biti skladna tudi z določbami Splošne uredbe. Predvsem opozarjamo, da bi zaposleni morali imeti možnost zavrniti uporabo aplikacije brez posledic za njegovo delovno razmerje. Več o privolitvi si lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/privolitev. V zvezi z obveščanjem o obdelavi osebnih podatkov pa vam mora delodajalec podati tudi informacije, ki jih določata 13. oz. 14. člen Splošne uredbe, npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd. Kot smo poudarili v zgoraj citiranih mnenjih, mora delodajalec pri uvedbi tovrstne aplikacije zagotoviti skladnost s Splošno uredbo, ter tako poleg ustrezne pravne podlage upoštevati tudi npr. načela Splošne uredbe, predvsem opozarjamo na t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, ki je določeno v (
8. c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe (skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo). Glede na vaše navedbe, da bi bila aplikacija vključena ves čas, tudi ko dela ne opravljate, opozarjamo, da bi delodajalec že moral izkazati, zakaj mora biti za namen registracije delovnega časa aplikacija vključena ves čas opravljanja dela, nikakor pa tudi po zaključku delovnega časa (v tem primeru bi šlo za prekomerno obdelavo osebnih podatkov in tudi nedopusten poseg v zasebnost delavca). Delodajalec mora nadalje tudi presoditi, ali je uporaba aplikacije v dane namene primerna in sorazmerna ter opraviti predhodno presojo, ali je mogoče uporabiti alternativno možnost, ki manj posega v zasebnost zaposlenih (npr. z registracijo s pomočjo kartice ali z drugačno organizacijo delovnega procesa, ki bi omogočal uporabo drugih sredstev za dosego cilja). Pred uvedbo GPS tehnologije je delodajalec dolžan s sprejetjem notranjega akta delavce seznaniti z aplikacijo, namenom namestitve, njenim delovanjem, načinom njene namestitve ter z uporabo GPS tehnologije oziroma lokacijskih podatkov. Delodajalec pa mora ob tem poskrbeti tudi za ustrezno varnost uporabe aplikacije (s t.i. tehnično-organizacijskimi ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov). Opozarjamo tudi, da bi delodajalec pred uvedbo aplikacije po vsej verjetnosti moral opraviti tudi oceno učinka, skladno s 35. členom Splošne uredbe. Več koristnih informacij glede obdelave osebnih podatkov v delovnem razmerju si lahko preberete tudi v Smernicah »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?«, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf (npr. na strani 17 glede obveščenosti delavca glede obdelave osebnih podatkov in strani 22 o obdelavi osebnih podatkov s sodobnimi tehnologijami). O uporabi zasebnih naprav v službene namene pa je IP izdal smernice, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_BYODweb.pdf. V kolikor na podlagi naših pojasnil menite, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo v zvezi z domnevnimi kršitvami pri IP. Uporabite lahko obrazec »Prijava kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec ZIN PRIJAVA)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
9. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026