Arhivsko gradivo in personalne mape javnih uslužbencev in funkcionarjev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.10.2022 Številka: 07120-1/2022/353 Kategorije: --> Kategorije: Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Pravne podlage, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste kot pooblaščena oseba za odbiranje arhivskega gradiva na sodišču naleteli na situacijo, ko se v gradivu pojavi celotna personalna mapa javnega uslužbenca in podatki o plačah javnih uslužbencev (osnovna plača, dopolnilna plača). Prosite nas za pojasnilo, ali je potrebno podatke iz personalne mape uslužbenca pred oddajo v arhiv označiti kot trajno nedostopne. Prosite nas tudi za pojasnilo, kako postopati v primeru plač, letnih odmorov in poročil o odsotnosti z dela zaradi bolezni. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Presoja o tem, kaj je arhivsko gradivo, se opravi na podlagi zakonodaje s področja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, IP pa na tem področju ni pristojen svetovati. V tem kontekstu se obrnite na določba ZVDAGA in izvedbene predpise, pri čemer velja omeniti, da Splošna uredba glede obdelave osebnih podatkov za namene arhiviranja v javnem interesu napotuje na nacionalno zakonodajo (na primer glede rokov hrambe, pravice do izbrisa itd.). Določen del personalne mape javnega uslužbenca oz. funkcionarja pa je v vašem primeru že po zakonu javen, kot to določa 1. alineja tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja. Glede rokov nedostopnosti arhivskega gradiva pa je treba za vsak primer posebej preučiti, ali gradivo vsebuje podatke iz 65. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki postanejo javno dostopni šele 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika. Obrazložitev IP uvodoma pojasnjuje, da se presoja o tem, kaj je arhivsko gradivo, opravlja na podlagi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA) in ustreznih podzakonskih izvedbenih aktov glede odbiranja arhivskega gradiva. IP za tolmačenje omenjenih predpisov ni pristojen, zato vam v zvezi s tem ne moremo svetovati. Glede same obdelave osebnih podatkov pa poudarjamo, da je treba imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (
- e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka (f)). Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. Glede na to, da ste kot sodišče upravljavec javnega sektorja, mora biti vaša obdelava osebnih podatkov praviloma utemeljena na določbah zakona (točka (
- c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Kot rečeno, so tu relevantni predvsem predpisi s področja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov za namene arhiviranja v javnem interesu pa Splošna uredba vsebuje tudi določene posebne določbe oziroma odstopanja, ki napotujejo na nacionalne predpise držav članic. Posebej je na primer za namene arhiviranja v javnem interesu določeno, da lahko nacionalni predpis določi daljše obdobje hrambe osebnih podatkov, kot bi bilo to sicer primarno potrebno. Točka (
- e)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe tako denimo določa, da "se osebni podatki lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu (…)". Sorodno določbo vsebuje točka (
- d)tretjega odstavka 17. člena Splošne uredbe, ki omejuje izvrševanje pravice do izbrisa osebnih podatkov, kadar je obdelava potrebna za namene arhiviranja v javnem interesu. IP izven konkretnega postopka inšpekcijskega nadzora ne more presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, poleg tega so sodišča po specialni določbi Splošne uredbe izvzeta iz nadzora nadzornega organa za varstvo osebnih podatkov. Prav tako pa o konkretnih obdelavah in ustreznih pravnih podlagah ne more svetovati v okviru mnenja. Ker pa je IP pritožbeni organ tudi po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ), ki ureja javno dostopnost določenih informacij, vas glede vprašanja dostopnosti informacij o javnih uslužbencih (posebej izpostavljate njihove personalne mape) napotujemo tudi na našo prakso, ki je v celoti dostopna prek spletne povezave: https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/ (izberete lahko kategorijo, ki se nanaša na javne uslužbence in funkcionarje). Prav tako je IP izdal že več mnenj na to temo na področju varstva osebnih podatkov: https://www.ip-rs.si/vop (kategorija: Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev). Iz navedenih virov bo izhajalo, da je določen del personalne mape javnega uslužbenca oz. funkcionarja v vašem primeru že po zakonu javen (gl. 1. alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ). Predvsem pa se vaše vprašanje nanaša na vprašanja, povezana z arhivskim gradivom, kjer vam svetujemo, da preučite relevantne določbe ZVDAGA. 65. člen ZVDAGA eksplicitno določa roke nedostopnosti posameznega gradiva, pri čemer je pomembno dejstvo, da še dokumentarno gradivo z najobčutljivejšimi osebnimi podatki, ki se nanašajo na zdravstveno stanje, spolno življenje, določene okoliščine v zvezi s kaznivimi dejanji in prekrški, versko prepričanje in etnično pripadnost, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026