Biometrija kot način evidentiranja delovnega časa v javnem sektorju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.07.2006 Številka: 0612-24/2006/2 Kategorije:Biometrija --> Kategorije: Biometrija Spoštovani,prejeli smo vaš dopis v katerem nas prosite za mnenje v zvezi z evidenco delovnega časa s pomočjo biometrijskih ukrepov, ki jih že izvajate na sedežu .........Uvodoma vas opozarjamo, da lahko zavezujoča mnenja glede posameznih določb zakona daje le Državni zbor RS, zavezujoče odločitve v konkretnih primerih pa so v pristojnosti sodišč. Zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi sedme točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. in 18. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Vprašanja, ki ste nam jih zastavili, bi lahko strnili v sledeče vprašanje: Ali je matematični opis prstnega odtisa (t.i. vzorec (template)) v sistemu, ki ste ga uvedli, biometrični podatek oziroma osebni podatek in posledično ali je uvedba takšnega sistema predmet urejanja ZVOP-1?I.Iz vašega dopisa izhaja, da nameravate (oziroma že izvajate) biometrijske ukrepe z biometričnimi čitalci ...... v sistemu Time&Space. Po vaših navedbah ta sistem temelji na podatkih, ki so matematično izluščeni iz prstnih odtisov in ne na izvirnih odtisih (slika odtisa, bitmap image). Izviren odtis se v sistemu nikjer ne hrani, ker se ga zavrže že v samem čitalniku, takoj po zajemu vzorca. Navedena tehnologija ne temelji na analizi generičnih značilnosti prstnih odtisov, ki se praviloma uporabljajo v odprtih sistemih, zato vzorcev na noben način ni mogoče uporabiti v policijskih, detektivskih ali podobnih aplikacijah, ki temeljijo bodisi na ročnem ali strojnem prepoznavanju prstnih odtisov. Nizka resolucija odvzetega vzorca prstnega odtisa ter dejstvo, da sistem ne beleži por na prstu, onemogoča rekonstrukcijo prstnega odtisa. Iz navedenega, po vašem mnenju izhaja, da v sistemu Time&Space ni shranjenih vzorcev prstnih odtisov, na podlagi katerih bi bilo mogoče določiti posameznika. To po vašem mnenju tudi pomeni, da vaš sistem ne shranjuje osebnih podatkov, zato tudi ureditev po ZVOP-1 ne pride v poštev. Na podlagi navedenega in vseh prilog, ki ste nam jih poslali, ugotavljamo, da opisani postopek nedvomno pomeni manjši poseg v zasebnost posameznika in bistveno zmanjša možnost morebitne nezakonite ali neupravičene uporabe biometričnih podatkov, kot bi bilo to v primeru, če bi se shranil slikovni posnetek prstnega odtisa. Vendar pa je opisani postopek z vidika določb 21. točke prvega odstavka 6. člena in določb 78. člena ZVOP-1 kljub temu mogoče opredeliti kot izvajanje biometrijskih ukrepov, saj se tudi pri takšnem postopku z obdelavo biometričnih značilnosti ugotavljajo in primerjajo lastnosti posameznika na način, da se lahko izvrši njegova identifikacija oziroma preveri njegova identiteta. Navajate še, da po vašem mnenju shranjevanje matematičnih opisov biometričnih lastnosti ne pomeni obdelave osebnih podatkov, saj matematični opisi niso osebni podatki v smislu ZVOP-1.ZVOP-1 definira osebni podatek v 1. točki 6. člena na sledeč način: osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Nadalje 2. točka istega člena pojasnjuje pojem posameznika: posameznik je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Prstni odtis, podobno kot šarenica, očesna mrežnica, obraz ipd, so biometrični podatki in kot taki tudi nedvomno osebni podatki, saj gre za takšne značilnosti, ki so edinstvene in stalne za vsakega posameznika posebej. Ali to velja tudi za matematične opise (vzorce) biometričnih lastnosti, kot v vašem primeru?Po našem mnenju je tudi matematičen opis vzorca prstnega odtisa osebni podatek, če seveda sam ali v povezavi z ostalimi osebnimi podatki kaže na določenega ali vsaj določljivega posameznika. Namreč, kar velja za biometrične (človeške) značilnosti per se, velja tudi za digitalen zapis teh značilnost, oziroma matematičnih opisov vzorcev, ki so sestavljeni na podlagi teh unikatnih značilnosti, ne glede na to, kolikokrat in kako je ta zapis kasneje spremenjen. Ne glede na obliko, način zapisa ali drugo spremembo, ostane vedno tista edinstvena vez z osebo, četudi se morebiti količina podrobnosti v postopku transformacije zmanjšuje (Dr R. Hes; Mr DRS TFM Hooghiemstra; DRS JJ borking; “At face value: on biometrical identification and privacy, Registratiekamer, September 1999, str. 36). Delovna skupina, ustanovljena na podlagi 29. člena Direktive 95/46/EC (Working Party 29), je v dokumentu , ki ga tudi citirate, zapisala, da je v skladu z definicijo osebnega podatka iz 2
- a)člena Direktive 95/46/EC, podatek o biometričnih značilnosti oziroma njihovih digitalni pretvorbi v matematični opis vzorca (template) v večini primerov osebni podatek . Nadalje je še zapisano, na kar ste tudi že vi opozorili, da v primerih, ko je vzorec biometričnih značilnosti shranjen na takšen način, da upravljavec ali kdo drug na njihovi podlagi praktično ne more identificirati posameznika, se takšne podatke ne more šteti kot osebne podatke. Menimo, da v vašem primeru ne gre za tovrstno izjemo, saj je takšna izjema mogoča npr. v primeru, ko je v sistemu ločeno shranjena (izolirana) od ostalih identifikatorjev slika, podatek, vzorec ipd, prstnega odtisa (ali druge biometrične značilnosti). Posameznikovo ime ali drug idetifikacijski podatek torej ni povezan z sliko, podatkov ali vzorcem. Gre za sisteme, kjer se biometrični podatki uporabljajo namesto gesel, kot ključ za dostop pooblaščenim osebam v prostore (fizične ali informacijske), sistem pa ne identificira (verificira) posameznika, temveč le dovoli ali ne vstop pooblaščenim osebam. Za takšen sistem namreč ni pomembno, kdaj je neka oseba vstopila, pomembno je le, da ima samo določeno število oseb pooblastilo za vstop. To so tudi primeri, na katere je opozorila tudi Komisija EC v prvem poročilu o implementaciji Direktive o varstvu osebnih podatkov 95/46/EC, katerega tudi citirate (poudarek v poročilu je namreč na … an isolated image or a finger print …). V teh primerih je tudi naše stališče, da se izjemoma shranjeni vzorci per se ne štejejo za osebne podatke v smislu 1. in 2. točke 6 člena ZVOP-1. Kot rečeno zgoraj, naše stališče je, da ta izjema ne pride v poštev v vašem primeru. Namreč, sistem, kot ste ga postavil,i je namenjen beleženju prisotnosti zaposlenih na delu, kar po naravi stvari pomeni, da bodo podatki (vzorci) povezani s točno določeno osebo oz. v smislu 78. člena, torej da se z obdelavo biometričnih značilnosti ugotavljajo ali primerjajo lastnosti posameznika, tako da se lahko izvrši njegova identifikacija oziroma preveri njegova identiteta.II.Ker torej menimo, da gre v vašem primeru za obdelavo biometričnih značilnosti in posledično obdelavo osebnih podatkov, sodi vaš primer pod določbe ZVOP-1. Biometrijske ukrepe za beleženje zaposlenih na delu v javnem sektorju, kamor sodi tudi Uprava RS za pomorstvo, se lahko določi zgolj na podlagi 81. člena ZVOP-1 in smiselni uporabi 80. člena ZVOP-1. Ker za uvedbo biometrijskih ukrepov za beleženje prisotnosti zaposlenih na delu v javnem sektorju ni zakonske podlage, potrebujete v skladu z drugim odstavkom 80. člena ZVOP-1, dovoljenje Informacijskega pooblaščenca, kot pristojnega državnega nadzornega organa. Izvajanje biometrijskih ukrepov brez dovoljenja Informacijskega pooblaščenca je nezakonito in se šteje za prekršek za katerega je v skladu z 99. členom ZVOP-1 predpisana globa od 1.000.000 do 3.000.000 tolarjev za pravno osebo javnega sektorja. Dovoljenje izda Informacijski pooblaščenec na podlagi prijave, v kateri so navedeni nameravani ukrepi in razlogi za njihov uvedbo. Informacijski pooblaščenec nato preveri ali je uvedba biometrijskih ukrepov predvsem v skladu z prvim odstavkom 80. člena, ki določa, da se biometrijski ukrepi izvajajo le, če so nujno potrebno za opravljanje dejavnosti, za varnosti ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti.Predhodno pa opozarjamo, da na podlagi podatkov, s katerimi trenutno razpolagamo, obstaja velika verjetnost, da uvedba biometrijskih ukrepov za beleženje prisotnosti zaposlenih na delu v vašem primeru, ni v skladu z načelom sorazmernosti, kot je določen v prvem odstavku 80. člena ZVOP-1, Namreč, po določbah tretjega odstavka 80. člena ZVOP-1 mora državni nadzorni organ pri odločanju o tem, ali je nameravana uvedba biometrijskih ukrepov v javnem sektorju v skladu z določbami tega zakona ugotavljati predvsem to, ali je izvajanje biometrijskih ukrepov res nujno potrebno za opravljanje dejavnosti, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti. S takšnimi določbami je zakonodajalec sledil načelu sorazmernosti pri obdelavi osebnih podatkov (3. člen ZVOP-1) ter omejil možnosti prekomernih in neupravičenih posegov v zasebnost posameznika pri izvajanju biometrijskih ukrepov. Kot je razvidno iz vloge, nameravate izvajati biometrijske ukrepe nad svojimi zaposlenimi izključno za namene evidentiranja delovnega časa. Biometrijski ukrepi se pri opravljanju dejavnosti z vidika načela sorazmernosti lahko izvajajo le v primeru, ko neke dejavnosti ni mogoče opravljati z uporabo manj vsiljivih metod oziroma določenega namena ni mogoče doseči z milejšimi posegi v zasebnost posameznika. Evidentiranje delovnega časa je nedvomno mogoče izvajati tudi z uporabo metod, ki manj posegajo v zasebnost posameznika, kot je to v primeru izvajanja biometrijskih ukrepov. Mogoča je npr. uporaba raznih sistemov, kjer se posameznik pri evidentiranju identificira s čipno ali kakšno drugačno kontaktno ali brezkontaktno kartico. Izvajanje biometrijskih ukrepov za namene evidentiranega delovnega časa ima pred sistemi, kjer se posameznik identificira npr. z čipno ali kakšno drugačno kartico, sicer res lahko določene prednosti (npr.: evidentiranje delovnega časa za določenega posameznika ne more opraviti druga oseba), vendar pa je ob tem potrebno upoštevati, da zgolj evidentiranje delovnega časa z uporabo biometrične identifikacije samo po sebi še ne pomeni, da je posamezen delavec evidentirano število ur tudi dejansko opravil. Prav tako zgolj evidentiranje delovnega časa oziroma evidentiranje prihoda na delo samo po sebi še ne zagotavlja, da je posameznik, ki je prihod evidentiral, po evidentiranju dejansko odšel na svoje delovno mesto oziroma bil tam prisoten vse do evidentiranja odhoda z dela. Še manj pa takšno evidentiranje zagotavlja, da bi posamezniki svoje delo opravljali v pričakovani količini in kakovosti. Evidentiranje delovnega časa z izvajanjem biometrijskih ukrepov zaradi tega nedvomno pomeni prekomeren, nesorazmeren ter ne nujno potreben poseg zasebnost in dostojanstvo posameznika.Glede na zgoraj navedeno zaključujemo, da obstaja velika verjetnost, da nameravani (oz. že izvedeni) biometrijski ukrepi niso nujno potrebni za opravljanje dejavnosti vlagatelja, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti ter, da bi nameravana uvedba biometrijskih ukrepov glede na namene pomenila prekomeren, nesorazmeren in ne nujno potreben poseg v zasebnost posameznika. Vendar kot rečeno, gre le za našo neformalno, nezavezujoče mnenje. Šele po prejemu vaše prijave in vseh potrebnih podatkov, bo lahko Informacijski pooblaščenec sprejel zavezujočo odločbo, zoper katero bo možen tudi upravni spor.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026