← Slovenija

Brisanje podatkov iz arhiv. dokumenta - IPRS

Brisanje podatkov iz arhiv. dokumenta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.08.2007 Številka: 0712-760/2007/2 Kategorije:Vpogled v lastne OP --> Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki Spoštovani, prejeli smo vaš dopis z dne 20.8.
  3. Navedli ste, da oddelek za dislocirano gradivo ... Arhiva Republike Slovenije hrani izjave, ki vas bremenijo. Med pridobivanjem dokumentacije, ki ste jo potrebovali v postopku za dokazovanje statusa žrtve vojnega nasilja, ste namreč ugotovili, da navedeni arhiv v fondu nemški konzulat ... kot podatke o vas vodi podatke o osebi z imenom ..., kar pa ni skladno z resničnim stanjem, ker ta oseba niste vi. V Arhivu Republike Slovenije so vam pojasnili, da izjav ne morejo odstraniti iz arhiva. Prosite nas za pomoč pri odstranitvi navedenih izjav iz Arhiva Republike Slovenije. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  4. točke prvega odstavka
  5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07 – ZUstS-A in 67/2007 – ZVOP-1A, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
  7. Načelo točnosti in ažurnosti ZVOP-1 v prvem odstavku
  8. člena zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni in ažurni. Ni dvoma, da je ta zahteva naslovljena na upravljavca osebnih podatkov, saj je v drugem odstavku tega člena določena možnost, da upravljavec osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov. Teorija postavlja točnost in ažurnost osebnih podatkov na raven temeljnega načela pri obdelavi osebnih podatkov. Skladno s tem načelom morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni, pravilni, popolni ter aktualni. Besedi točnost in ažurnost v zakonu nista izrecno definirani, vendar z uporabo jezikovne razlage ugotovimo, da ažurnost pomeni, da obdelovani osebni podatki ustrezajo dejanskim, najnovejšim osebnim podatkom, točnost pa predstavlja nasprotje nepravilnim osebnim podatkom. Iz načela točnosti in ažurnosti osebnih podatkov so v ZVOP-1 izpeljane vse pravice posameznika: pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, pravica do dopolnitve, popravka, blokiranja, izbrisa in ugovora ter tudi sodno varstvo pravic posameznika. Če torej menite, da v Arhivu Republike Slovenije ne vodijo točnih podatkov o vas, bi se lahko na podlagi omenjenih pravic o tem prepričali na ta način, da bi se seznanili z osebnimi podatki, ki jih v tem arhivu vodijo o vas, in nato, če bi bilo potrebno, skladno z zakonom lahko zahtevali ustrezno dopolnitev, popravek, blokiranje, izbris ali ugovor. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) v nadaljevanju podaja neobvezno mnenje o postopku izvrševanja omenjenih pravic, kot jih določa ZVOP-
  10. Pravice posameznika 2.
  11. Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je določena v
  12. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo:
  13. omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov;
  14. potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje;
  15. posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
  16. posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen;
  17. dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave;
  18. dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem;
  19. pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika. Pooblaščenec pri tem opozarja, da izpis iz
  20. točke ne more nadomestiti listine ali potrdila po predpisih o upravnem ali drugem postopku, kar se označi na izpisu. Postopek seznanitve posameznika z lastnimi osebnimi podatki ureja
  21. člen ZVOP-
  22. Iz navedenega člena izhaja, da postopek temelji na pisni ali ustni zahtevi posameznika, pri čemer je upravljavec vezan na to zahtevo in mora posamezniku omogočiti takšno vrsto seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kot jo ta zahteva. Posameznik mora torej v zahtevi natančno opredeliti, kakšno vrsto seznanitve zahteva, pri čemer ima na razpolago tiste vrste seznanitev, ki so navedene v prvem odstavku
  23. člena ZVOP-
  24. Upravljavec osebnih podatkov mora posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po
  25. in
  26. točki prvega odstavka
  27. člena ZVOP-1 praviloma istega dne, ko je prejel zahtevo, najpozneje pa v 15 dneh, ali pa ga v 15 dneh pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila ne bo omogočil. Izpis iz
  28. točke, seznam iz
  29. točke, informacije iz
  30. in
  31. točke ter pojasnilo iz
  32. točke prvega odstavka
  33. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov posredovati posamezniku v 30 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa, seznama, informacij ali pojasnila ne bo posredoval. Če upravljavec ne ravna na takšen način, se šteje, da je zahteva zavrnjena. V tem primeru ima prosilec, na podlagi
  34. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP), pravico pritožbe, o kateri odloča Informacijski pooblaščenec. Stroške v zvezi z zahtevo in vpogledom krije upravljavec osebnih podatkov. Za prepis, kopiranje in pisno potrdilo po
  35. točki ter za izpis iz
  36. točke, seznam iz
  37. točke, informacije iz
  38. in
  39. točke ter pojasnilo iz
  40. točke prvega odstavka
  41. člena ZVOP-1 lahko upravljavec osebnih podatkov posamezniku zaračunava zgolj materialne stroške po vnaprej določenem ceniku, s tem, da so ustno potrdilo po
  42. točki, ustna informacija po
  43. točki, ustne informacije po
  44. točki in ustno pojasnilo po
  45. točki brezplačne. Če posameznik kljub pridobitvi ustnih potrdil, informacij ali pojasnil po 2., 5.,
  46. in
  47. točki prvega odstavka
  48. ZVOP-1 zahteva potrdilo, informacijo ali pojasnilo v pisni obliki, mu mora upravljavec osebnih podatkov to zagotoviti. 2.
  49. Pravica do dopolnitve, popravka, blokiranja, izbrisa in ugovora Pravica do dopolnitve, popravka, blokiranja, izbrisa in ugovora je urejena v
  50. členu ZVOP-
  51. Upravljavec osebnih podatkov mora na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, dopolniti, popraviti, blokirati ali izbrisati osebne podatke, za katere posameznik dokaže, da so nepopolni, netočni ali neažurni ali da so bili zbrani ali obdelani v nasprotju z zakonom. Upravljavec osebnih podatkov mora na zahtevo posameznika tudi obvestiti vse uporabnike osebnih podatkov in pogodbene obdelovalce, katerim je posredoval osebne podatke posameznika, preden so bili izvedeni ukrepi dopolnitve, popravka, blokiranja ali izbrisa osebnih podatkov. Izjemoma mu tega ni potrebno storiti, če bi to povzročilo velike stroške, nesorazmerno velik napor ali zahtevalo veliko časa. Posameznik ima kadarkoli tudi pravico, da z ugovorom zahteva prenehanje obdelave osebnih podatkov, ki se obdelujejo v skladu s četrtim odstavkom
  52. člena (gre za obdelavo osebnih podatkov, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja in se obdelujejo tako, da se ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo) ali tretjim odstavkom
  53. člena ZVOP-1 (gre za obdelavo osebnih podatkov, če je le-ta nujna zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki). Upravljavec ugovoru ugodi, če posameznik dokaže, da niso izpolnjeni pogoji za obdelavo po četrtem odstavku
  54. člena oziroma po tretjem odstavku
  55. člena ZVOP-
  56. V tem primeru se njegovih osebnih podatkov ne sme več obdelovati. Če upravljavec ne ugodi ugovoru, lahko posameznik, ki je vložil ugovor, zahteva, da o obdelavi v skladu s četrtim odstavkom
  57. člena oziroma tretjim odstavkom
  58. člena ZVOP-1 odloči Državni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov (t.j. Pooblaščenec). Posameznik lahko vloži zahtevo v sedmih dneh od vročitve odločitve o ugovoru. Pooblaščenec odloči o tej zahtevi v dveh mesecih od prejema zahteve. Vložena zahteva zadrži obdelavo osebnih podatkov posameznika, glede katerih je vložil zahtevo. Postopek dopolnitve, popravka, blokiranja, izbrisa in ugovora ureja
  59. člen ZVOP-1, ki določa, da mora posameznik vložiti zahtevo ali ugovor iz
  60. člena ZVOP-1 pisno ali ustno na zapisnik pri upravljavcu osebnih podatkov. Dopolnitev, popravo, blokiranje ali izbris osebnih podatkov mora upravljavec osebnih podatkov opraviti v 15 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo in o tem obvestiti vlagatelja zahteve ali ga v istem roku obvestiti o razlogih, zaradi katerih tega ne bo storil. V istem roku mora odločiti o ugovoru. Če upravljavec osebnih podatkov ne ravna na ta način, se šteje, da je zahteva zavrnjena. Če upravljavec osebnih podatkov sam ugotovi, da so osebni podatki nepopolni, netočni ali neažurni, jih dopolni ali popravi in o tem obvesti posameznika, če zakon ne določa drugače. Stroške v zvezi z dopolnitvijo, popravo in izbrisom osebnih podatkov, obvestilom ter odločitvijo o ugovoru krije upravljavec osebnih podatkov. 2.
  61. Sodno varstvo pravic posameznika Sodno varstvo pravic posameznika je urejeno v
  62. členu ZVOP-
  63. Posameznik, ki ugotovi, da so kršene njegove pravice, določene z ZVOP-1, lahko zahteva sodno varstvo ves čas, dokler kršitev traja. Če je pa je ta kršitev prenehala, lahko posameznik vloži tožbo za ugotovitev, da je kršitev obstajala, če mu v zvezi s kršitvijo ni zagotovljeno drugo sodno varstvo. V postopku odloča pristojno sodišče po določbah zakona, ki ureja upravni spor, če ZVOP-1 ne določa drugače. V postopku je javnost izključena, če sodišče na predlog posameznika iz utemeljenih razlogov ne odloči drugače. Postopek je nujen in prednosten.
  64. člen ZVOP-1 določa, da v tožbi, vloženi zaradi kršitev pravic iz
  65. člena ZVOP-1, lahko posameznik zahteva od sodišča, da do pravnomočne odločitve v upravnem sporu naloži upravljavcu osebnih podatkov, da prepreči vsakršno obdelavo spornih osebnih podatkov, če bi se z njihovo obdelavo prizadela posamezniku, na katerega se nanašajo, težko popravljiva škoda, odložitev obdelave pa ne nasprotuje javni koristi in tudi ni nevarnosti, da bi nasprotni stranki nastala večja nepopravljiva škoda. 2.
  66. Omejitve pravic posameznika Na podlagi
  67. člena ZVOP-1 je mogoče pravice posameznika iz
  68. in
  69. člena ZVOP-1 z zakonom izjemoma omejiti iz razlogov varstva suverenosti in obrambe države, varstva nacionalne varnosti in ustavne ureditve države, varnostnih, političnih in gospodarskih interesov države, izvrševanja pristojnosti policije, preprečevanja, razkrivanja, odkrivanja, dokazovanja in pregona kaznivih dejanj in prekrškov, odkrivanja in kaznovanja kršitev etičnih norm za določene poklice, iz monetarnih, proračunskih ali davčnih razlogov, zaradi nadzora nad policijo in varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih. Te omejitve se lahko določijo samo v obsegu, ki je nujen za dosego namena, zaradi katerega se določa omejitev.
  70. Zaključek Kot izhaja iz vašega dopisa, domnevate, da Arhiv Republike Slovenije o vas vodi netočne osebne podatke. Na podlagi zgoraj navedenih pravnih podlag bi lahko pri Arhivu Republike Slovenije skladno z ZVOP-1 vložili zahtevo za vpogled v osebne podatke, ki jih ta arhiv vodi o vas. Če bi pri tem ugotovili, da arhiv o vas vodi netočne podatke, bi lahko pri tem arhivu vložili ustrezno zahtevo oziroma ugovor skladno z določbami ZVOP-
  71. Na ta način bi lahko pri Arhivu Republike Slovenije zahtevali popravek, da se izjave, ki jih arhiv vodi kot vaše, vodijo kot izjave osebe, ki ji v resnici pripadajo. Pooblaščenec pri tem opozarja, da je njegovo mnenje podano izključno z vidika zakonitosti obdelave osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, ter da Pooblaščenec ni pristojen presojati točnosti oziroma verodostojnosti arhivskega gradiva. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.